競爭性談判書面記錄能解決大問題
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發(fā)布日期：2010年08月04日
某采購代理機(jī)構(gòu)組織辦公園區(qū)綠化項目采購，由于項目總金額未達(dá)到公開招標(biāo)限額，因此采用了競爭性談判方式。在接下來的采購過程中，有４家供應(yīng)商進(jìn)入了談判階段。談判共分３輪，由于這４家供應(yīng)商平時就是對手，因此談判氣氛比較緊張，競爭很激烈。
在這樣的氛圍中，兩家供應(yīng)商先后作出了比較大的讓步：供應(yīng)商Ａ許諾，愿意在原綠化面積基礎(chǔ)上再贈送一定的面積，并可由采購人隨意選擇綠化的時間；供應(yīng)商Ｂ承諾，愿意贈送兩個月的免費(fèi)綠化護(hù)理。談判小組成員恰到好處地使用了談判技巧，供應(yīng)商Ａ為了謀取中標(biāo)，也給出了贈送免費(fèi)護(hù)理的承諾。
在幾家供應(yīng)商全部滿足采購需求的基礎(chǔ)上，供應(yīng)商Ａ的報價最低，成為最后的勝者。可誰知，就在談判文件規(guī)定的合同簽署時間點(diǎn)上，供應(yīng)商Ａ反悔了。他們表示，談判小組成員有一些誤解，免費(fèi)贈送的綠化面積其實是半價出售即“半賣半送”，兩個月的綠化帶免費(fèi)護(hù)理需要采購人支付一定數(shù)額的成本費(fèi)，否則整個項目就要虧本。
該公司的法人代表也出面表示，才幾十萬元的項目，他們不可能給出那么多優(yōu)惠，一定是談判的時候授權(quán)代表沒有表達(dá)清楚，造成談判小組成員的誤解。
就在這時候，采購代理機(jī)構(gòu)拿出了整個談判過程的詳細(xì)書面記錄，上面清清楚楚地顯示供應(yīng)商Ａ在談判時作出的各項承諾。更為重要的是，該談判記錄已被所有參與談判的人員包括供應(yīng)商Ａ的授權(quán)代表在內(nèi)簽字確認(rèn)，想抵賴恐怕是不行了。
上述的案例生動地說明了對談判過程進(jìn)行書面記錄的好處。雖然目前的采購手段都較為先進(jìn)，越來越多的集中采購機(jī)構(gòu)和采購代理機(jī)構(gòu)都開始采用了錄音、錄像設(shè)備，但是與書面記錄相比，這兩種形式都無法突出談判的重點(diǎn)，且不能要求參與各方當(dāng)事人簽字確認(rèn)。
還需要說明的是，我國針對錄音錄像的證據(jù)效力限定較多，首先要保證當(dāng)事人出示的錄音、錄像證據(jù)未被剪接、剪輯或者偽造，前后連接緊密，內(nèi)容未被篡改，具有客觀真實性和連貫性；其次，錄音、錄像證據(jù)的取得必須是通過合法的手段。除此之外，錄音錄像中的民事行為還必須有兩個以上無利害關(guān)系人作證或者找到其他證據(jù)證明其符合《民法通則》第五十五條的要求，才可被認(rèn)定有效。
看來，競爭性談判組織者對談判過程進(jìn)行書面記錄，并在談判結(jié)束后由參與各方簽字確認(rèn)，不失為一種預(yù)防后續(xù)問題發(fā)生的好辦法。
來源：政府采購信息報
在這樣的氛圍中，兩家供應(yīng)商先后作出了比較大的讓步：供應(yīng)商Ａ許諾，愿意在原綠化面積基礎(chǔ)上再贈送一定的面積，并可由采購人隨意選擇綠化的時間；供應(yīng)商Ｂ承諾，愿意贈送兩個月的免費(fèi)綠化護(hù)理。談判小組成員恰到好處地使用了談判技巧，供應(yīng)商Ａ為了謀取中標(biāo)，也給出了贈送免費(fèi)護(hù)理的承諾。
在幾家供應(yīng)商全部滿足采購需求的基礎(chǔ)上，供應(yīng)商Ａ的報價最低，成為最后的勝者。可誰知，就在談判文件規(guī)定的合同簽署時間點(diǎn)上，供應(yīng)商Ａ反悔了。他們表示，談判小組成員有一些誤解，免費(fèi)贈送的綠化面積其實是半價出售即“半賣半送”，兩個月的綠化帶免費(fèi)護(hù)理需要采購人支付一定數(shù)額的成本費(fèi)，否則整個項目就要虧本。
該公司的法人代表也出面表示，才幾十萬元的項目，他們不可能給出那么多優(yōu)惠，一定是談判的時候授權(quán)代表沒有表達(dá)清楚，造成談判小組成員的誤解。
就在這時候，采購代理機(jī)構(gòu)拿出了整個談判過程的詳細(xì)書面記錄，上面清清楚楚地顯示供應(yīng)商Ａ在談判時作出的各項承諾。更為重要的是，該談判記錄已被所有參與談判的人員包括供應(yīng)商Ａ的授權(quán)代表在內(nèi)簽字確認(rèn)，想抵賴恐怕是不行了。
上述的案例生動地說明了對談判過程進(jìn)行書面記錄的好處。雖然目前的采購手段都較為先進(jìn)，越來越多的集中采購機(jī)構(gòu)和采購代理機(jī)構(gòu)都開始采用了錄音、錄像設(shè)備，但是與書面記錄相比，這兩種形式都無法突出談判的重點(diǎn)，且不能要求參與各方當(dāng)事人簽字確認(rèn)。
還需要說明的是，我國針對錄音錄像的證據(jù)效力限定較多，首先要保證當(dāng)事人出示的錄音、錄像證據(jù)未被剪接、剪輯或者偽造，前后連接緊密，內(nèi)容未被篡改，具有客觀真實性和連貫性；其次，錄音、錄像證據(jù)的取得必須是通過合法的手段。除此之外，錄音錄像中的民事行為還必須有兩個以上無利害關(guān)系人作證或者找到其他證據(jù)證明其符合《民法通則》第五十五條的要求，才可被認(rèn)定有效。
看來，競爭性談判組織者對談判過程進(jìn)行書面記錄，并在談判結(jié)束后由參與各方簽字確認(rèn)，不失為一種預(yù)防后續(xù)問題發(fā)生的好辦法。
來源：政府采購信息報
