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第一條 為加強政府采購檔案的管理，有效保護和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》、《安徽省政府采購項目檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用合肥市各級采購人、集中采購機構(gòu)和其他政府采購代理機構(gòu)（以下統(tǒng)稱政府采購代理機構(gòu)）的政府采購檔案管理。
第三條 各級采購人、政府采購代理機構(gòu)應(yīng)將政府采購檔案作為本單位檔案的一項重要內(nèi)容。政府采購檔案工作按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，由各級財政部門負(fù)責(zé)管理，并接受同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第四條 政府采購檔案是反映政府采購活動的重要記錄，采購人和采購代理機構(gòu)在組織實施政府采購項目活動中形成的原始的文件材料，包括形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄正本。
采購活動過程中形成的各種記錄的副本一般不作為檔案保管，采購人或采購代理機構(gòu)可以作為資料保存，但對于涉及商業(yè)秘密和其他保密事項的，應(yīng)當(dāng)予以保密。
第五條 政府采購檔案包括采購活動過程中形成的以下文件資料：
?。ㄒ唬┎少徎顒佑涗浀怯洷?；
?。ǘ┴斦块T或主管部門批準(zhǔn)的采購預(yù)算和計劃；
（三）采購代理協(xié)議書；
（四）招標(biāo)文件，資格預(yù)審文件，詢價、談判文件，相關(guān)的修改和澄清以及發(fā)售的記錄；
?。ㄎ澹┩稑?biāo)文件、報價文件；
?。┰u審、談判和詢價的標(biāo)準(zhǔn)、工作情況和相應(yīng)的報告；
?。ㄆ撸┲袠?biāo)（或成交）通知書
（八）合同文本；
?。ň牛炇兆C明；
（十）質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定；
?。ㄊ唬┢渌嘘P(guān)文件、資料。
其中采購活動記錄登記表至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：
（一）采購項目類別、名稱；
（二）采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格；
（三）采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；
?。ㄋ模┎少徯畔l(fā)布情況；
?。ㄎ澹┭埡瓦x擇供應(yīng)商的條件及原因；
（六）專家評委選取和構(gòu)成情況；
?。ㄆ撸┰u標(biāo)或評定成交標(biāo)準(zhǔn)，確定中標(biāo)（成交）人的原因；
?。ò耍U標(biāo)的原因；
?。ň牛┎捎谜袠?biāo)以外采購方式的相應(yīng)記載。
采購活動記錄登記表一般由采購人在采購合同簽訂之后3個工作日內(nèi)負(fù)責(zé)登記，采購人委托政府采購代理機構(gòu)進行采購的，由政府采購代理機構(gòu)負(fù)責(zé)登記，經(jīng)辦人與單位負(fù)責(zé)人簽字，報財政部門備案蓋章后保存。
第六條 采購人自行開展采購工作的，由采購人負(fù)責(zé)所有采購資料正本原件的保管；采購人委托政府采購代理機構(gòu)進行采購的，各自保管經(jīng)辦事項的正本原件，各自經(jīng)辦的事項雙方應(yīng)在采購代理協(xié)議中明確。
第七條
采購人和采購代理機構(gòu)具體經(jīng)辦采購業(yè)務(wù)的部門應(yīng)做好政府采購相關(guān)文件、資料的日常收集、整理工作，保證檔案的真實性、完整性，在采購合同正式簽訂后的一年之內(nèi)將所有文件、資料移交本單位的檔案部門。
第八條
采購人和采購代理機構(gòu)應(yīng)指定具備檔案管理專業(yè)知識的人員負(fù)責(zé)政府采購檔案的管理，應(yīng)依法做好政府采購檔案管理工作，確保政府采購檔案存放有序、查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。
第九條
采購人和采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全政府采購檔案的利用制度。政府采購檔案的利用不得違反國家有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護的法律規(guī)定。涉及應(yīng)當(dāng)保密的政府采購檔案的利用，必須按照有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。
第十條 政府采購檔案按照年度項目編號順序和本辦法第五條規(guī)定的內(nèi)容進行組卷。
政府采購檔案文件、資料用紙規(guī)格一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙，工程圖紙及其他錄音、錄像資料可視具體情況確定。
第十一條 政府采購檔案的保管期限定為永久、15年兩種，保管期限從采購結(jié)束之日起算起。
第十二條
工程建設(shè)項目、重要的信息、通訊、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)或有重要意義的需長久查考利用的采購檔案，列為永久性保管。
一般的貨物、服務(wù)項目的政府采購檔案保管期限為15年，但采購活動記錄登記表應(yīng)列為永久保管。
第十三條 政府采購檔案管理人員變更，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，方可生效。
第十四條
采購人或采購代理機構(gòu)因撤并、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的政府采購檔案，應(yīng)當(dāng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門。
第十五條 禁止擅自銷毀政府采購檔案。保管期滿的政府采購檔案，報經(jīng)本級財政部門同意后，按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行處理。
第十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
來源：中國合肥市政府采購網(wǎng)
