分期實施的信息化項目如何進行政府采購
http://lureaesthetics.com/index.php
發(fā)布日期：2015年01月08日
某信息化項目總投資為8億元人民幣，經(jīng)過多年的政府采購，本項目已實施了5期，基本上都是按原計劃在順利推進。本文以第一次采購的"交換平臺"為例，詳細討論類似項目（分期實施的信息化項目）的采購體會。
本項目是典型的計算機信息系統(tǒng)集成項目，包含計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件，還包括數(shù)據(jù)庫、中間件等系統(tǒng)軟件和現(xiàn)場開發(fā)的應(yīng)用軟件。"交換平臺"的總預算為9409萬元，其中：硬件系統(tǒng)5749萬元、軟件系統(tǒng)3200萬元、集成費用460萬元。
采購公告發(fā)布后，正式下載招標文件的供應(yīng)商有25家，還有16家瀏覽了本項目招標文件，參加答疑會的有6家。最終按時遞交投標文件的有4家（與原預想的情況基本一致，即感興趣公司很多，但真正有實力、有能力參與競爭的公司不是太多），投標價分別為：9180萬元、8908.8萬元、7605萬元和5000萬元。根據(jù)評標方法，共有6位專家和1名采購人代表組成評標委員會，經(jīng)過各專家獨立打分，最終W公司以綜合得分89.16分被推薦為第一中標候選人（投標價7605萬元）。結(jié)果公示后，無異議，按時簽訂了政府采購合同，履約情況良好（后續(xù)幾次采購也比較順利，未有大的波折）。
雖然筆者十多年來一直從事信息系統(tǒng)集成項目的政府采購工作，但如此大的信息化項目采購還是第一次（預算金額大、時間跨度長），我認為本項目的成功，有以下幾個體會值得與各位同行分享。
第一，提前介入、加強溝通。本項目在采購人撰寫需求時，采購機構(gòu)即提前介入，提供各項服務(wù)工作，無論是決定是否分包以及如何分包，還是決定某些參數(shù)、指標、標準的描述，以及實質(zhì)性響應(yīng)條件的確定、評標方法和評標標準的擬定、合同要素的商定等等問題，我們都根據(jù)自己的經(jīng)驗以及專業(yè)知識，提供咨詢和幫助，使采購人少走彎路，既要保證項目一次成功，又要保證項目有充分的競爭性。即既不能要求太低、條件太少，以致有太多供應(yīng)商（如幾十家）參與投標，給評標工作帶來許多不必要的麻煩；又不能限制太多、要求太高，造成只有少數(shù)供應(yīng)商參與競爭，使項目不能獲得好的價格和方案，甚至因投標人數(shù)量不足而流標。我們在強調(diào)服務(wù)的同時，還必須嚴格按照政府采購的法律、法規(guī)，來規(guī)范采購行為。根據(jù)項目特點和性質(zhì)，以及《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》（財政部18號令）第二十一條："招標文件規(guī)定的各項技術(shù)標準應(yīng)當符合國家強制性標準"，"招標文件不得要求或者標明特定的投標人或者產(chǎn)品，以及含有傾向性或者排斥潛在投標人的其他內(nèi)容"和第二十二條："招標采購單位可以根據(jù)需要，就招標文件征詢有關(guān)專家或者供應(yīng)商的意見"的有關(guān)規(guī)定，我們對各項參數(shù)、指標、標準都進行了詳細討論，并組織專家討論決定。對信息化項目來說，九千多萬預算，一次招標且只是一個包件，絕對是個大項目。從接受委托到簽約，只用了不足2個月的時間，可謂高效，而實際上前后我們共花了4個多月的時間，效率的提高，得益于我們的服務(wù)前移、溝通充分。
第二，合理分包、合理安排采購順序。信息系統(tǒng)項目的特點是規(guī)模大、涉及面廣、專業(yè)設(shè)備多、實施周期長。在項目進行政府采購時如何分拆（即分包）以及采購順序（例如，一般情況下，硬件設(shè)備降價的速度比較快，而大項目的開發(fā)周期又很長，所以我們建議硬件設(shè)備應(yīng)晚點采購，而且還應(yīng)該按軟件開發(fā)進度分批采購）的安排以得到最合理的結(jié)果是一個技術(shù)性很強的問題。筆者以為，信息系統(tǒng)集成項目招標時如何分包應(yīng)遵循以下幾個原則：
首先，有利于項目實施的原則。這主要依據(jù)項目投入大小、項目內(nèi)容多少以及使用單位技術(shù)力量的強弱等進行判斷。如項目預算金額比較小，則盡量以集中為主，不宜分成太多包，否則不便于管理；如整個系統(tǒng)包含多個子系統(tǒng)，即既有計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、安全系統(tǒng)，又有視頻會議系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、顯示系統(tǒng)等，則盡量以專業(yè)分成多個包進行招標為宜；再如使用單位技術(shù)力量比較強，則建議分成多個包，有利于競爭，以獲得更好的性價比。如果項目大、內(nèi)容多而使用單位的技術(shù)力量又比較弱，則建議先招一個總集成商，而把軟件、硬件再按專業(yè)劃分為多個包。
其次，有利于形成充分競爭局面的原則。如項目比較大、內(nèi)容比較多，則建議按硬件、軟件進行分包。硬件中還可分成網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機設(shè)備、存儲設(shè)備等；軟件可分成系統(tǒng)軟件、工具軟件、應(yīng)用軟件等幾個包。因為在IT行業(yè)專業(yè)劃分是比較細的，如硬件中有些廠商只有計算機設(shè)備或只有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，而軟件廠商也有類似情況（如只有系統(tǒng)軟件或工具軟件，而許多應(yīng)用軟件開發(fā)商缺少自己的系統(tǒng)軟件、工具軟件）。這樣，按專業(yè)分成多個包后，有利于形成充分競爭的局面，使各供應(yīng)商都拿出自己的拿手產(chǎn)品進行競爭。
再次，有利于項目實施后的運行、維護的原則。項目招標時的分包與項目完成后的運行和維護是有直接關(guān)系的，尤其是這種分期實施的大項目，如先招一個總包單位，則意味著使用單位可以將項目的運行和維護都由該總包單位負責；而分幾個包進行招標，理論上意味著有幾個供應(yīng)商為采購人服務(wù)，實施時存在如何協(xié)調(diào)的問題，系統(tǒng)發(fā)生故障時存在如何判斷故障所在、如何找到責任人的問題。這些問題，也是招標時應(yīng)該加以分析和考慮的。
最后，應(yīng)有利于得到最好的性能價格比和最優(yōu)的服務(wù)的原則。在招標時采購人千萬不能因以前使用的是什么品牌的設(shè)備而發(fā)出仍要采購相同品牌設(shè)備的信息，否則是不可能招到一個最好的性能價格比和最優(yōu)的服務(wù)（因為缺少了競爭）。當然，采購人技術(shù)人員對已有產(chǎn)品的技術(shù)性能較為熟悉是客觀存在的，如在后續(xù)采購中更換為不同品牌設(shè)備，會給設(shè)備的維護、維修工作帶來一定的困難也是事實，但相對于因長期使用同一品牌產(chǎn)品而造成的高價格和差服務(wù)來說，這點困難是可以克服而且是應(yīng)該克服的。
第三，后續(xù)項目的采購必須提前考慮和安排。信息系統(tǒng)的實施過程往往是一次規(guī)劃，分期實施（本項目就是典型例子）。從理論上講，這種方式是符合實際而且也是必須的：一方面，信息技術(shù)發(fā)展迅速，產(chǎn)品周期短、淘汰快；另一方面，具體應(yīng)用也是循序漸進、逐步推廣、逐步完善的，所以需要按階段、按需求分步實施。但從政府采購來說，第一期項目采購是沒有問題的（即可以嚴格按照《政府采購法》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行），但從該項目的二期工程開始（尤其是三期、四期等等），采購困難隨之而來：因為在一期工程中，硬件品牌、型號已定，后續(xù)采購存在兼容性等問題；系統(tǒng)軟件、工具軟件已定，即系統(tǒng)開發(fā)平臺、應(yīng)用環(huán)境已定，后續(xù)采購一般只能升級，更換幾乎不可能；應(yīng)用軟件開發(fā)商、開發(fā)人員已定、應(yīng)用軟件雛形已成，除非推倒重來，否則基本上是無法更換開發(fā)商的（如果項目進行的時間長、已開發(fā)量大，則更換更為困難）。也就是說，信息系統(tǒng)的后續(xù)采購是很難像初次實施那樣進行的，所以我們必須從一開始就要考慮后續(xù)采購問題。
首先，關(guān)于硬件兼容性等問題。由于在一期工程中硬件品牌、型號已定，后續(xù)采購主要面臨以下三個問題：一是各種不同品牌硬件設(shè)備（主要是主機系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、高端網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）之間或多或少存在兼容性問題；二是采購人技術(shù)人員對已有產(chǎn)品的技術(shù)性能較為熟悉，如在后續(xù)采購中更換為不同品牌設(shè)備，會給設(shè)備的維護、維修工作帶來一定的困難；三是采購人技術(shù)人員對已有產(chǎn)品的個人偏好也給后續(xù)設(shè)備的公正采購帶來一些困難。
其次，關(guān)于系統(tǒng)軟件、工具軟件問題。信息系統(tǒng)中的系統(tǒng)軟件和工具軟件是整個系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境（或稱應(yīng)用平臺），其后續(xù)采購相對硬件來說要困難得多。因為，信息系統(tǒng)中的系統(tǒng)軟件好比是交通系統(tǒng)中的公路或鐵路，一旦我們按公路標準建設(shè)，則只能跑汽車；如按鐵路要求建設(shè)，則只能跑火車。在路上跑的汽車或火車就是我們的應(yīng)用。所以在系統(tǒng)軟件、工具軟件已定，即系統(tǒng)開發(fā)平臺、應(yīng)用環(huán)境已定的情況下，后續(xù)采購一般只能升級，更換幾乎是不可能的或是相當困難的。為此，我們一方面要求用戶在做規(guī)劃、做方案時，盡量選擇并不處于壟斷地位但同屬于主流的一些產(chǎn)品；另一方面我們在首次招標時要求原廠商對以后的升級、服務(wù)作出承諾。
最后，關(guān)于應(yīng)用軟件開發(fā)商問題。前面已經(jīng)說過，應(yīng)用軟件可以比喻為運輸工具。從理論上說，用戶可以隨時更換，但考慮到已投入的人力、物力、財力，部分應(yīng)用已經(jīng)完成的情況下，除非推倒重來，否則是無法更換開發(fā)商的。因為汽車報廢還有殘值，而應(yīng)用軟件的報廢是無任何收益的。如果在信息系統(tǒng)建設(shè)之前，沒有詳細的規(guī)劃設(shè)計、技術(shù)方案以及明確的用戶需求和目的，建設(shè)后的信息系統(tǒng)很有可能成為"雞肋"--食之無味，棄之可惜。這時往往為了所謂不浪費投資（實際上會浪費更多資金），而需要不斷追加投資。為了避免信息系統(tǒng)項目演變?yōu)?quot;釣魚工程"，筆者認為關(guān)鍵還在于前期建設(shè)應(yīng)盡量在充分調(diào)研并明確需求的情況下一次完成（當然，系統(tǒng)建成后的完善、修改是難免的）。
令筆者感到欣慰的是：這么大的項目，經(jīng)過多年建設(shè)，基本上都是按照原計劃在進行，在項目開始政府采購前，采購人是非常擔心的，既擔心我們的能力和公正性，也擔心不能招到好的供應(yīng)商，使項目實施受阻。經(jīng)過幾年的磨合，采購人對我們的服務(wù)非常認可，也很滿意。
另外，不少采購人從拒絕、排斥政府采購，到在項目招標前主動與我們進行聯(lián)系、溝通，甚至將非集中采購項目也委托我們集中采購；還有采購人在進行分散采購時，也來征求我們的意見、聽取我們的建議。這對我們從事政府采購工作的同志來說是極大的鼓勵和促進，使我們更有信心做好政府采購工作。（作者：秦志龍）
來源： 政府采購信息網(wǎng)
