代理機(jī)構(gòu)怎樣扎好內(nèi)控的籬笆？
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發(fā)布日期：2015年07月14日
編者按：從各項代理資格的逐步取消到代理費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn)的廢止，招標(biāo)代理市場的各項行政規(guī)定越來越少。這種背景下，市場的健康發(fā)展需要每一家代理機(jī)構(gòu)通過自律來維護(hù)。怎樣才能做好內(nèi)控，打造出有責(zé)任的企業(yè)？本版特邀4家代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人談?wù)勊麄兊淖龇ā?
線上時代也要做好線下管理
■ 葛梅蘭
在互聯(lián)網(wǎng)時代，每家公司都在熱火朝天地建設(shè)信息化系統(tǒng)。我司另辟蹊徑，在做好線上管理的同時，通過線下的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)單來做內(nèi)部控制。
首先是工作進(jìn)度表。大到采購文件編制，小到工作安排表及時送交采購人，稍有疏忽就容易出錯。對此，我司制定各項目的工作進(jìn)度表，明確采購流程，確定各環(huán)節(jié)審核人、簽收人。從確認(rèn)書受理分配到項目負(fù)責(zé)人手中開始，實(shí)時記錄各環(huán)節(jié)工作的完成情況。具體包括項目負(fù)責(zé)人采購文件提交時間、技術(shù)負(fù)責(zé)人文件審核時間及修改意見、300萬以上采購項目文件征詢時間及下載公告等19項內(nèi)容。各環(huán)節(jié)工作落實(shí)情況的跟蹤表由項目負(fù)責(zé)人與辦公室、財務(wù)室、技術(shù)負(fù)責(zé)人等多部門人員及總經(jīng)理、采購人共同檢查確認(rèn)并簽名，并和所有采購資料一起歸檔。
其次是項目跟蹤表。公告、答疑、投訴答復(fù)、合同簽訂等環(huán)節(jié)，一有疏忽便會延誤采購進(jìn)度。對此，我司制定了紙質(zhì)項目跟蹤表，對各項工作流程進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督檢查，確認(rèn)規(guī)范、按時完成。其中，采購資料復(fù)核工作尤其重要。我司曾有一個項目，由于中標(biāo)供應(yīng)商備案時錯將杭州某單位報成了浙江某單位，導(dǎo)致合同款無法支付，不僅造成了工作被動，而且影響了采購單位的采購執(zhí)行率。對此，我司加強(qiáng)了文件資料審查復(fù)核制度，強(qiáng)化監(jiān)督管理，尤其是對招標(biāo)文件中的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，必須多層面審核、專人逐一核對，保證文字無差錯、表述無歧義，并做到采購標(biāo)準(zhǔn)與要求明確、評標(biāo)規(guī)則合法合規(guī)、評標(biāo)辦法科學(xué)嚴(yán)密。
當(dāng)然，信息時代，線上管理也要跟得上。我司開發(fā)了工作流程監(jiān)管軟件，對采購公告、中標(biāo)公告、質(zhì)疑處理等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上提醒。若項目負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)尚未按時發(fā)布公告，我司及時督促相關(guān)工作人員處理，并責(zé)成相關(guān)人員說明原因。為保證財政部門工作安排必要的時間，我司通過軟件設(shè)置提醒，要求評審專家申請表在開標(biāo)2天前提交財政部門。通過管理軟件，總經(jīng)理可在網(wǎng)上監(jiān)控，從而及時地了解掌握相關(guān)工作進(jìn)度，重點(diǎn)關(guān)注并督促落實(shí)相關(guān)工作，以及合理調(diào)配項目任務(wù)。
此外，我司還通過績效評價考核對相關(guān)因素進(jìn)行打分，并與員工獎懲措施掛鉤。通過這些手段，我司努力做好內(nèi)控管理。政府采購工作重在規(guī)范有序，成在細(xì)節(jié)管理，行在長期堅守。
★企業(yè)簡介：浙江信鑭建設(shè)工程咨詢有限責(zé)任公司成立于2002年，是一家從事政府采購代理服務(wù)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。始終堅持以信譽(yù)和專業(yè)為立業(yè)之本，以敬業(yè)的態(tài)度和專業(yè)的服務(wù)贏得信賴，與30多家省本級單位建立和保持了長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系。
?。ㄗ髡邌挝唬赫憬盆|建設(shè)工程咨詢有限責(zé)任公司）
制度外化于形，文化內(nèi)化于心
■ 張紅
內(nèi)控，不僅要做好外在的制度管理，也要做好內(nèi)在的企業(yè)文化建設(shè)。
首先談?wù)勚贫裙芾?，我司有八字要訣：分段管理，分工制約。
我司技術(shù)服務(wù)部負(fù)責(zé)招標(biāo)文件等的合法性、合理性審查。業(yè)務(wù)開發(fā)人員負(fù)責(zé)項目前期的調(diào)研、明確采購人需求、協(xié)助采購人申請辦理批復(fù)、進(jìn)口論證、擬定招標(biāo)方案、簽訂委托協(xié)議及采購文件編制等。技術(shù)質(zhì)量中心人員負(fù)責(zé)項目立項審批、采購文件初審及終審、公告發(fā)布、組織開評標(biāo)活動、協(xié)助合同簽訂保證金退還及質(zhì)疑投訴處理等項目中后期操作。質(zhì)疑處理小組從質(zhì)疑函的簽收、初審告知、不予受理或受理、復(fù)議、質(zhì)疑回復(fù)及公示、供應(yīng)商質(zhì)疑登記表送達(dá)都有時間節(jié)點(diǎn)要求和人員分工，最大限度地維護(hù)了當(dāng)事人的合法權(quán)益。財務(wù)部作為職能部門負(fù)責(zé)項目活動中的經(jīng)費(fèi)管理，并關(guān)注經(jīng)費(fèi)中的異常情況。
隨著公司的擴(kuò)大，在省內(nèi)外設(shè)立了多個分公司。為了便于管理，設(shè)立了職能部門——市場部。該部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)管理分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)。從立項到歸檔，項目過程方便可控。強(qiáng)化項目末端檔案流程，根據(jù)政府采購法和檔案法相關(guān)規(guī)定，制訂公司內(nèi)部檔案管理制度，負(fù)責(zé)檔案的完整性審查和敦促及時歸檔，同時為公司沉淀業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，以便進(jìn)一步提升服務(wù)水平。
我司還實(shí)行內(nèi)部重要崗位輪換制度，可減少和制約違紀(jì)事件的發(fā)生。
其次，我司主張“克己修身”的企業(yè)文化，這是我司內(nèi)控建設(shè)的獨(dú)到之處。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，組織越來越復(fù)雜，對管理的復(fù)雜性要求越來越高，這時，需要一個可以平衡回轉(zhuǎn)的軟性因素，一種基于哲學(xué)心性的文化來支撐。在我司的企業(yè)文化建設(shè)過程中，逐步發(fā)展形成了以“以德為本，從我做起”為核心價值觀，以“誠信為本、服務(wù)至上、追求卓越、樂觀豁達(dá)、團(tuán)隊精神”為根本治企理念，形成了完整的企業(yè)文化體系，從而將誠信、服務(wù)的文化觀念滲透到日常管理中，變成員工自覺的意識和行為。
經(jīng)過十余年的發(fā)展，川招依據(jù)行業(yè)特征和企業(yè)實(shí)際情況，在完善過程管理體系的同時，緊抓人心、德行教育，外化于行，內(nèi)化于心。只有每個從業(yè)者發(fā)自內(nèi)心地理解自律修身的重要性，才能讓招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部監(jiān)督管理漸成規(guī)模，并迸發(fā)出更多活力和生命力。
★企業(yè)簡介：四川國際招標(biāo)有限責(zé)任公司2002年成立。目前已發(fā)展為涵蓋招標(biāo)代理、進(jìn)出口貿(mào)易、商務(wù)咨詢、投融資咨詢等多元服務(wù)，并延伸到移動互聯(lián)、培訓(xùn)、文化體系品牌打造等多元化服務(wù)平臺，為客戶提供個性化診斷及項目解決方案。
（作者單位：四川國際招標(biāo)有限責(zé)任公司）
“專人負(fù)責(zé)制”也能緊鎖內(nèi)控
■ 彭時明
失敗企業(yè)的失敗都是相似的，成功企業(yè)的成功各有各的不同。優(yōu)秀代理機(jī)構(gòu)的制度建設(shè)，一定是根據(jù)自身條件和執(zhí)業(yè)環(huán)境量身定制，沒有通行天下的一統(tǒng)良方。
我司實(shí)行“專人負(fù)責(zé)+多部門協(xié)調(diào)”兩級構(gòu)架的內(nèi)控模式。在這種兩級構(gòu)架的模式里，每一個采購項目既是專人負(fù)責(zé)制，也是多人參與、共同完成的模式，制約與監(jiān)督在質(zhì)量保障舉措中自然實(shí)現(xiàn)。
采購項目實(shí)行專人負(fù)責(zé)制。即責(zé)任人從接受委托開始，需求洽談、采購文件編制、發(fā)布信息、解答詢問、組織采購評審、編寫評審報告、整理采購文件、處置回復(fù)質(zhì)疑等采購全過程的事務(wù)由一人負(fù)責(zé)。其優(yōu)勢是責(zé)任清晰，全程全情，一以貫之，沒有斷口和接縫。
這種模式，業(yè)內(nèi)褒貶不一，一些同行擔(dān)心這種模式會帶來個人操控項目的風(fēng)險。對此，我們采取評審辦法會商制、采購文件審核制和合同條款專擬制加以規(guī)避。這些措施，分別由不同部門負(fù)責(zé)。
技術(shù)經(jīng)濟(jì)部負(fù)責(zé)研究、擬定或?qū)徍瞬少徫募募夹g(shù)條款和合同條款，包括對預(yù)算合理性的判斷及價格風(fēng)險評價。該部門專門研究制定了《政府采購招標(biāo)文件編制規(guī)范》作為工作依據(jù)。該部門還有市場詢價的職能，負(fù)責(zé)搜集、整理、查詢市場價格和技術(shù)狀態(tài)等信息，對技術(shù)要求的指向范圍與合理的成交價格浮動幅度做到心中有數(shù)。
法務(wù)部負(fù)責(zé)采購文件和采購過程的合法性審查，主要職責(zé)是研究并諳熟政府采購的所有法律法規(guī)、政策規(guī)定、部門規(guī)章和規(guī)范性文件，對采購活動的法規(guī)政策符合性予以把關(guān)。法務(wù)部的另一項職責(zé)是參與質(zhì)疑事項的處置和回復(fù)，對投訴事項和其他涉法涉訴事項的處置和應(yīng)對。采購人不當(dāng)訴求的判別、解釋與說服調(diào)整工作也多由法務(wù)部負(fù)責(zé)。我公司的法務(wù)工作量有限，目前只設(shè)了兩個法務(wù)主管的職位來承擔(dān)法務(wù)部的工作。
還有一個合同履約部，職責(zé)是組織或配合項目驗(yàn)收，對結(jié)束的采購項目的采購結(jié)果與履約質(zhì)量作出評估。
做內(nèi)控建設(shè)，企業(yè)主的心態(tài)很重要。崇尚高品質(zhì)的服務(wù)，淡化經(jīng)濟(jì)利益的追求，那種向上的升力會自然消解許多需要“內(nèi)控”的糾結(jié)和煩惱。當(dāng)服務(wù)的質(zhì)量和信譽(yù)為企業(yè)吸引大量的服務(wù)需求時，經(jīng)濟(jì)利益會被雙贏裹挾而來。
★企業(yè)簡介：海南菲迪克招標(biāo)咨詢有限公司是一家追求專業(yè)與品質(zhì)的顧問型公司，集咨詢、招標(biāo)代理等功能于一身。崇尚優(yōu)質(zhì)服務(wù)，善于用專業(yè)知識化解采購人的疑惑，在業(yè)內(nèi)樹立了良好口碑。曾被《中國政府采購報》授予政府采購優(yōu)秀代理機(jī)構(gòu)獎。
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專設(shè)部門強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督
■ 林崧
隨著國家對招投標(biāo)領(lǐng)域關(guān)注度不斷提高、行業(yè)競爭日益激烈，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)專業(yè)化、精細(xì)化發(fā)展勢在必行，公司要保持在行業(yè)的領(lǐng)先地位，必須開拓創(chuàng)新，思考新的管理方式。我司去年年末成立專門的質(zhì)量監(jiān)督部門，對代理項目質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，同時將監(jiān)督情況與員工培訓(xùn)相結(jié)合。
質(zhì)量監(jiān)督部有六大功能：質(zhì)量監(jiān)督、公司制度建設(shè)、檔案管理、人力資源管理（含績效管理、薪酬管理、培訓(xùn)與開發(fā)）、公司資質(zhì)與專業(yè)人員管理、廉潔從業(yè)管理。這樣，質(zhì)量監(jiān)督部從多個角度出發(fā)，為公司建立了層次豐富的內(nèi)控機(jī)制。
質(zhì)量監(jiān)督部的各項功能中，針對具體項目各個流程的質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施是基礎(chǔ)。我司主要從三方面實(shí)施。
前期，做好招標(biāo)與采購文件的審核。公司業(yè)務(wù)部門對外發(fā)出的招標(biāo)與采購文件，業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核之后，須質(zhì)量監(jiān)督部審核方可對外發(fā)出。目前，對招標(biāo)與采購文件的審核，實(shí)行抽查，抽查覆蓋率70%以上。
項目實(shí)施中，做好開評標(biāo)環(huán)節(jié)的監(jiān)督。質(zhì)量監(jiān)督部作為內(nèi)部監(jiān)督人員參加項目開標(biāo)，如發(fā)現(xiàn)偏差，及時進(jìn)行糾正；不適宜現(xiàn)場糾正的，做好記錄，在以后的項目中改進(jìn)。開評標(biāo)環(huán)節(jié)的監(jiān)督實(shí)行抽查，抽查覆蓋率80%以上。
項目結(jié)束后，通過對檔案資料的檢查進(jìn)行過程監(jiān)督。檔案資料的檢查分為兩種方式：檔案資料形成過程中的檢查以及歸檔檔案資料的檢查。通過檔案資料形成過程中的檢查，達(dá)到了過程監(jiān)督的目的，能及時發(fā)現(xiàn)采購過程中的問題，把事故扼殺在萌芽狀態(tài)。檔案資料過程檢查實(shí)行抽查，抽查覆蓋率50%以上。而項目檔案資料歸檔，是項目成果的真實(shí)記錄，應(yīng)保證其真實(shí)性、完整性、可追溯性。公司對項目歸檔檔案資料進(jìn)行三級審核，即項目經(jīng)理審核，業(yè)務(wù)部門主任審核，質(zhì)量監(jiān)督部質(zhì)量專責(zé)審核。對歸檔檔案資料的檢查，目前，實(shí)行100%全查。
此外，質(zhì)量監(jiān)督部門發(fā)出《質(zhì)量監(jiān)督月報》，在公司層面對質(zhì)量監(jiān)督情況進(jìn)行通報。質(zhì)量監(jiān)督情況進(jìn)入員工的季度績效考核，與員工的薪酬掛鉤。根據(jù)公司《質(zhì)量獎懲制度》，構(gòu)成質(zhì)量事故的，按質(zhì)量事故處理。
公司主要從以上方面加強(qiáng)內(nèi)部管理，實(shí)施以來，取得了良好成效。
★企業(yè)簡介：湖南湘能創(chuàng)業(yè)招標(biāo)代理有限公司成立于2002年6月?，F(xiàn)為中國招標(biāo)投標(biāo)協(xié)會理事單位，中國土木工程學(xué)會建筑市場與招標(biāo)投標(biāo)研究分會會員單位，湖南省招投標(biāo)協(xié)會常務(wù)理事單位，湖南省政府采購協(xié)會會員單位。
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來源：中國政府采購報
