“檔案室存滿了怎么辦，現在都堆在開標室的角落里了，未中標供應商的投標文件應該怎么處理？”近日，有政府采購同行在微信評論區(qū)留下了他的疑問，希望大家支招。
雖然政府采購相關法律法規(guī)明確了采購文件15年的保存期限，但不難看出，在執(zhí)行過程中，招標采購檔案如何保存、應保存多久等具體問題仍是一些單位的難題。
未中標供應商的投標文件應如何處理？目前各地又是如何處理的？政府采購信息報/網記者就此進行了調查。
正本保存 副本處置方式不同
“未中標供應商投標文件正本由采購中心存檔15年，副本保存1個月后銷毀處理。原則上，采購人只保留中標供應商投標文件副本，投標供應商無論中標與否，均不得帶走投標文件?！鄙綎|省濟南市政務服務中心政府采購部負責人李深河介紹說。
“所有投標文件正本均存檔，保存15年，副本1年后銷毀?！鄙轿魇x城市政府采購中心張曉敏表示，中標通知書和投標文件不僅是簽訂采購合同的法律依據，也是合同的重要組成部分，因此，中標供應商的投標文件副本公示期結束后交給采購人存檔備查。
“正本和副本都保存，但分開歸檔?！焙ｊP總署物資裝備采購中心相關人士介紹說，為了緩解采購檔案保存的現實壓力，該中心還通過政府購買服務的方式，委托一家社會檔案機構保存未中標供應商的投標文件。
記者從中央國家機關政府采購中心、國家稅務總局集中采購中心了解到，這兩個采購中心的做法是，所有投標文件正本、副本一起歸檔保存。
“中標供應商投標文件正本我們按法律要求保存，副本采購人保存，其他未中標供應商的投標文件如項目無質疑，讓供應商帶走?！蹦持醒雴挝徊块T集中采購機構負責人向記者透露，他們保存了采購項目的全套電子文件，為減輕紙質文件的存檔風險，允許未中標供應商帶走投標文件。
“站在未中標供應商的角度來說，出于總結得失經驗、保守商業(yè)秘密等考慮，供應商希望能夠退還投標文件。不過，即便采購中心保存了招標采購全流程的電子文檔，出現質疑投訴需要追溯查找時，允許帶走未中標投標文件可能會存在問題?！蹦呈∝斦d政府采購處負責人分析道。
實踐中，各地各單位對于未中標供應商的投標文件處理方式不同。那么，政府采購法律法規(guī)是如何規(guī)定的？
法律已明確 保存期限15年
“投標文件應該由采購人或者采購代理機構保存，實踐中一般由采購代理機構保存。按照《政府采購法》第四十二條的規(guī)定，未中標供應商投標文件也屬于采購文件，保存的期限至少為15年?！碧旖蚰祥_大學法學院教授何紅鋒表示。
“審計部門往往要求提供未中標供應商的相關資料且逐一核實，檔案完整保存總比不完整的好?！眹倚l(wèi)生和計劃生育委員會財務司相關人士贊同何紅鋒的說法。他認為，未中標供應商的投標文件有必要完整保存并歸檔。
“根據檔案法關于檔案完整性的要求，也應當包含未中標供應商的投標文件，否則事后怎么證明采購過程和結果的清白呢？”某中央部分政府采購負責人有這樣的擔憂。
《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。該條第二款明確，“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料?！?/p>
《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第六十七條要求，招標采購單位應當建立真實完整的招標采購檔案，妥善保管每項采購活動的采購文件，并不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
《招標投標法》對此并沒有明確的規(guī)定，一般的通行做法是將中標人或推薦中標候選人的投標文件歸檔，其他未中標人的投標文件根據各招標單位的具體情況保留一段時間后處理。
《招標投標法實施條例》（征求意見稿）第五十六條曾有這樣的表述：“招標人或者其委托的招標代理機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。”不過，最終審議通過的《招標投標法實施條例》刪掉了上述內容。
電子檔案具有同等法律效力
由于保存紙質投標文件存在占用空間大、丟失破損等風險，在信息技術日新月異的今天，越來越多的招標采購單位選擇了電子保存方式。
“目前，我中心所有項目均采取電子化投標，供應商只有電子投標文件，沒有紙質投標文件?！鄙虾Ｊ姓少徶行母敝魅涡熘劢榻B說，供應商投標文件均保存在當地財政局建立的電子招投標系統(tǒng)里，未中標供應商的投標文件作為采購文件的重要組成部分，將依法保存15年。
記者從中國氣象局政府采購中心了解到，該中心近兩年組織的采購項目均完整保存了電子檔案，逐步建立起規(guī)范的政府采購檔案管理制度。
電子檔案是否具有法律效力？電子投標文件能否滿足審計、紀檢部門的監(jiān)督檢查需要？這是基層政府采購工作人員最關注的話題。實際上，政府采購相關法律法規(guī)已經明確了電子投標文件和電子檔案的法律效力。
《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第十九條規(guī)定，招標采購單位應當制作紙質招標文件，也可以在財政部門指定的網絡媒體上發(fā)布電子招標文件，并應當保持兩者的一致。電子招標文件與紙質招標文件具有同等法律效力。
《政府采購法實施條例》第四十六條明確，《政府采購法》第四十二條規(guī)定的采購文件，可以用電子檔案方式保存。（作者：黎嫻）
來源：政府采購信息報/網
