招標文件用來載明招標項目內容和要求，并告知投標人應了解的項目有關內容和情況，以及編制投標文件和投標要求，同時也是評標委員會評標、招標人組織招標活動以及采購人與中標人簽訂合同的主要依據(jù)。
可以說，招標文件對于項目采購的全盤操作和運行起到指揮棒的作用，絕不能含混不清，否則會使采購實施亂了陣腳，對整個項目的成功操作造成釜底抽薪。
那么招標人編制招標文件時，應重點對哪些問題作出明確規(guī)定？應對哪些需求表明鮮明態(tài)度?在此，筆者根據(jù)多年的一線操作經(jīng)驗，整理了招標文件中應當明確的13個要點，希望對實踐中招標人編制招標文件有所幫助和參考。
1、投標文件格式構成
投標文件是投標供應商對招標項目內容及其技術要求所作出的書面聲明，必須遵循一定的格式要求，否則投標供應商制作的投標文件將是五花八門、形式多樣，既不便于評標委員會審閱投標文件，也不利于對投標文件進行評審，更不利于招標采購機構提高工作效率和工作質量。
統(tǒng)一規(guī)定投標文件的格式，具體包含招標采購機構組織招標及其評委會評標所需的相關內容，其中投標人提交的資格證明文件、投標價格構成文件和技術響應文件、商務響應文件都是評標委員會進行評標的主要依據(jù)，投標供應商提供的資料越詳盡，對評標越有利，越能促進招標工作的高效順利開展。
2、投標文件裝訂
招標文件要根據(jù)評標方法的不同，有針對性地對裝訂方法作出規(guī)定。比如有些招標采購機構為公平公正地評選出合格投標人，嘗試密封評標，但由于投標報價和商務響應方案以及供應商資格證明文件都標有投標人的名稱，不能進行密封評標，因此只對技術響應方案和服務響應文件進行密封評標，這時就必須對投標文件裝訂作出統(tǒng)一規(guī)定。
那么應當對投標文件裝訂作出哪些規(guī)定？應要求投標人必須把投標報價和商務響應方案、技術和服務響應文件以及資格證明文件單獨裝訂，并要求技術和服務響應文件不得折疊或作特殊標記，不得以任何方式透露投標單位及其投標代表、工作人員的相關信息。對涉及投標單位和工作人員的全部信息，用規(guī)定的其他字樣代替。一般情況下，若不進行密封評標，投標文件可裝訂在一起，但開標一覽表應單獨提交，以方便開標唱標，對一些大的項目以及投標供應商較多的情況下，尤其要作出這樣的裝訂規(guī)定。
3、投標文件份數(shù)和簽署
根據(jù)招投標具體情況，投標文件份數(shù)一般應為3份（1份正本+2份副本），但也有要求提供4份、5份甚至更多的，即1份正本3份副本、1份正本4份副本或更多。
具體應提交的投標文件份數(shù)，應根據(jù)實際需要確定。有些是根據(jù)評委會成員的人數(shù)確定，即要確保每個評標成員都有1份投標文件，以方便評委會成員審閱和評審；有些是根據(jù)招標采購以后歸集采購業(yè)務檔案的需要確定具體份數(shù)，即哪個部門、機構、單位有保存投標文件的需要，就把投標文件的副本送存，這就需要投標供應商提供相應份數(shù)的投標文件。
有些地方已經(jīng)開始實行網(wǎng)上評標，評委通過網(wǎng)絡平臺對供應商提交的投標文件進行評審，這就要求供應商根據(jù)需要提供電子投標文件。
除了要對投標文件的份數(shù)作統(tǒng)一規(guī)定外，還必須對投標文件簽署作出統(tǒng)一規(guī)定。投標供應商在投標文件制作完成以后，在正式提交之前，還須由投標供應商的企業(yè)法定代表人或者法人授權的投標人代表正式簽署。除了規(guī)定簽署人之外，還應對投標文件中需要簽署的部分作出規(guī)定，即哪些部分必須由簽字代表親筆簽署。在國際招標中，還需逐頁進行簽署。
4、投標報價
在招標文件中，必須對投標報價作出統(tǒng)一規(guī)定。
一是要規(guī)定投標報價所使用的貨幣種類及其貨幣單位（國內招標中，一般規(guī)定用人民幣元報價；國際招標中，除要用人民幣元報價外，還應接受以外幣為單位的報價，如美元等）。
二是要規(guī)定報價的大小寫形式。在招標文件中，必須明確規(guī)定供應商的報價除有小寫數(shù)字報價外，還必須有大寫文字報價，當小寫報價與大寫報價不一致時，以大寫報價為準。
三是除要針對全面項目報出總價外，對于復雜的非標準貨物采購，還應作分項報價。當單項分項價格合計價格與總價不一致時，以單項分項價格合計價格為準。
四是必須明確規(guī)定不接受任何選擇性報價，即要求供應商必須針對招標項目報出一個準確的價格，不能報出兩個或兩個以上的價格，且沒有聲明以哪個價格為準，讓招標采購機構或者評標委員會自己選擇。出現(xiàn)這種情況的，說明供應商針對招標項目沒有明確主投方案，是不利于評標的，必須嚴格禁止，一旦出現(xiàn)即可判定其投標無效。
5、投標人資格證明文件
供應商資格證明文件，是證明其有資格參加投標和中標后有能力履行合同的相關文件，是其投標文件的重要組成部分。那么供應商投標時，招標文件應要求其提供哪些資格證明文件？提供方式是什么？這些內容必須在招標文件中作出統(tǒng)一規(guī)定。
首先，要規(guī)定投標供應商需要提供哪些資格證明文件。一般情況下，一是要求供應商提供能夠證明其基本資格的文件，如企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、法人資格證、法定代表人身份證及法定代表人授權證明等；二是要求供應商提供能夠證明其專業(yè)資格的文件，如企業(yè)資質證書、行業(yè)管理部門核發(fā)的資格證書、生產(chǎn)廠家出具的產(chǎn)品授權書或者與生產(chǎn)廠家或總經(jīng)銷商簽署的產(chǎn)品經(jīng)銷協(xié)議書、項目經(jīng)辦人或者工程技術人員的資格證書，如果采購項目特殊，采購人還有可能提出特殊要求，供應商需要根據(jù)這些特殊要求提供相應證明文件。
其次，要規(guī)定提供資格證明文件的方式。一般情況下，要求必須提供資格證明文件的原件，并將資格證明文件的復印件分別裝訂于投標文件中，以保持投標文件的完整性。投標人如果以聯(lián)合體形式投標，則要求聯(lián)合體各方必須分別提交資格證明文件，并提供聯(lián)合體各方所簽訂的聯(lián)合協(xié)議。
6、投標保證金收退
招標文件中，必須對投標保證金的收取、退付及沒收的情形作出規(guī)定。
一是要規(guī)定投標保證金的作用，即收取投標保證金的目的用途。一般情況下，是為了確保招標的嚴肅性以及保護招標采購機構和采購人免遭投標人不當行為而受到損害。
二是要對投標保證金數(shù)額和交納方式作出規(guī)定。一般情況下，投標保證金應按照招標項目預算金額的一定比例收??；投標人交納保證金的形式有現(xiàn)金、匯票、支票、匯兌、銀行保函等。
三是要對未按照要求提交投標保證金的后果作出統(tǒng)一規(guī)定。一般情況下，未按照要求提交保證的，投標資格無效。
四是對出現(xiàn)應沒收投標保證金的情況作出統(tǒng)一規(guī)定。一般有三種情況：一是在參加招投標活動中，發(fā)生破壞招標投標活動的行為；二是投標有效期內撤回投標；三是未在規(guī)定期限內簽訂合同和提交履約保證金。
五是要對投標保證金的退付時間、方式作出規(guī)定。
六是有關法律、法規(guī)對投標保證金的規(guī)定?！墩少彿▽嵤l例》規(guī)定，招標文件要求投標人提交投標保證金的，投標保證金不得超過采購項目預算金額的2%；未中標供應商的投標保證金應當在中標通知書發(fā)出后5個工作日內退還，中標供應商的投標保證金應在采購合同簽訂后5個工作日內退還。招標采購機構逾期退還投標保證金的，除應當退還投標保證金外，還應按商業(yè)銀行同期貸款利率上浮20%的利率支付資金占用費。
7、投標有效期
在招標采購過程中，投標人提交了投標文件后，由于招標采購機構要組織開標活動，并要組織評標委員會評標，還要按照招標文件的規(guī)定確定中標人，從開標到評標再到定標，需要一個過程。在這個過程中，投標人需要等待，而在等待過程中，投標人的投標應一直保持有效，這就是投標有效期。
在招標文件中，招標采購機構應當根據(jù)項目具體情況明確規(guī)定投標有效期，投標有效期可以是開標后30天、60天、90天，但不宜過長或過短。
當招標采購機構在招標文件中明確規(guī)定了投標有效期后，投標人必須無條件響應。如果投標人對投標有效期未作出完全響應，即可視為其對招標文件未作出完全響應，其投標應視為無效。
而當投標人對投標有效期作出了完全響應，但如遇特殊情況，即開標后由于種種原因無法定標，招標采購機構和采購人必須在原投標有效期截止前要求投標人延長有效期。這種要求與答復必須以書面形式提交，投標人可拒絕招標采購機構關于延長投標有效期的要求，而投標人拒絕延長投標有效期的，其保證金不會被招標采購機構沒收。
8、投標文件密封和遞交
投標人投標時，必須對投標文件進行密封，并按照招標文件要求遞交至指定地點。這樣一來，就要對投標文件的密封和遞交作出統(tǒng)一規(guī)定，否則投標文件的密封不僅會五花八門，遞交形式也會形式多樣，不利于招標采購機構組織招標采購活動。那應該怎樣規(guī)定？
一是要規(guī)定投標人按招標文件要求進行密封。一般情況下，招標文件中要給出密封袋的樣式，要求把投標文件的正本和副本單獨密封，或者把正本、副本按本單獨密封，或者把投標文件的某一個部分單獨密封。如有些機構為了開標唱標方便，要求把投標文件中的“開標一覽表”用小封袋單獨密封；還有的招標采購機構要求投標人將所有投標文件，包括價格文件、技術和服務響應文件、商務和資質證明文件統(tǒng)一密封在一起，但有時也會根據(jù)需要分別單獨密封。
二是規(guī)定投標人應保證投標文件密封完好并加蓋投標人單位印章及法人代表印章，以便開標前對文件密封情況進行檢查；還有些機構要求不得在密封袋表面作任何標記，否則投標資格無效。
三是對投標文件的遞交作出統(tǒng)一規(guī)定。一般要求投標應在投標截止時間之前遞交，截止時間之后遞交的投標資格無效；要求投標人自行遞交，并應派專人親自遞交，一般不接受電話和傳真方式投標。實行網(wǎng)上投標的，則要求投標人按照招標文件的規(guī)定，提交電子投標文件。特殊情況下，對于投標文件的密封和遞交，應根據(jù)實際情況而定，但必須在招標文件中明確。
9、無效投標情形
無效投標或投標無效，是指投標人未按招標文件的規(guī)定制作、密封、遞交投標文件，未按照招標文件的規(guī)定提交與投標有關文件、資料，導致投標資格無效的一些情況。
無效投標或投標無效的情形一般有：
投標文件送達時間已超過規(guī)定投標截止時間，即在投標截止時間以后遞交投標文件；
投標文件未按要求裝訂、密封；
投標文件的簽署不符合規(guī)定，未加蓋投標人公章及法人代表、授權代表的印章，未提供法人代表授權書；
未按照要求提交投標保證金或投標保證金的金額不足，投標保證金形式不符合招標文件要求及保證金、匯出行與投標人開戶行不一致的；
投標有效期沒有響應招標文件的要求；
資格證明文件不全或者沒有按照招標文件的規(guī)定提交資格證明文件；
超出經(jīng)營范圍投標，即投標的范圍非招標的范圍；
投標貨物不是投標人自己生產(chǎn)的且未提供制造廠家的授權和證明文件；
采用聯(lián)合投標時，未提供聯(lián)合各方的責任的義務證明文件；
不滿足技術規(guī)格中主要參數(shù)，超出偏差范圍的；
付款方式和付款條件不符合招標文件要求；
投標報價超過采購預算；
投標人在投標過程中使用了虛假材料；
技術及服務文件部分、密封副本與原來技術資料或樣品不一致，或者正本與副本不一致；
評委會認定屬于無效投標或投標無效的其他情形。
10、廢標情形及處理
當出現(xiàn)了招標活動不能正常進行的情況時，即可宣布招標作廢，即廢標。根據(jù)《政府采購法》第三十六條，廢標的情形主要有：①符合專業(yè)條件的供應商或者對招標文件作實質性響應的供應商不足三家的；②所有報價均超過了采購預算，采購人不能支付的；③出現(xiàn)影響采購公正的違法、違規(guī)行為的；④因重大變故，采購任務取消的。
另外，在實踐中，當投標截止時間內參與投標的投標人不足三家時，也可作為廢標處理。對于出現(xiàn)廢標以后，《政府采購法》第三十七條也規(guī)定了處理辦法，即廢標后，除采購任務取消情形外，應當重新組織招標；需要采取其他方式采購的，應當在采購活動開始前獲得設區(qū)的市、自治州以上人民政府采購監(jiān)督管理部門或者政府有關部門批準。
《招標投標法》第四十二條規(guī)定，評標委員會經(jīng)評審，認為所有投標都不符合招標文件要求的，可以否決所有投標。依法必須進行招標的項目的所有投標被否決的，招標人應當依照本法重新招標。
《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部18號令）第四十三條規(guī)定，投標截止時間結束后參加投標的供應商不足三家的，除采購任務取消情形外，招標采購單位應當報告設區(qū)的市、自治州以上人民政府財政部門，由財政部門按照以下原則處理：招標文件沒有不合理條款、招標公告時間及程序符合規(guī)定的，同意采取競爭性談判、詢價或者單一來源方式采購；招標文件存在不合理條款的，招標公告時間及程序不符合規(guī)定的，應予廢標，并責成招標采購單位依法重新招標。在評標期間，出現(xiàn)符合專業(yè)條件的供應商或者對招標文件作出實質響應的供應商不足三家情形的，可以比照前款規(guī)定執(zhí)行。
11、開評標程序和定標原則
在招標文件中，要對開標、評標、定標程序作出具體規(guī)定，也即招標投標過程中如何組織開標，開標的程序是什么；如何進行評標，評標工作按照什么樣的程序組織；如何定標，定標的程序是什么……都要作具體闡述。
同時，招標文件還必須明確以下事項：
一是本次評標將采用何種方法，即是最低評標價法，還是綜合評分法。
二是招標文件應公開評標委員會的組建依據(jù)和來源情況。這里需特別注意的是，在招標文件中，只公開專家組成人數(shù)、結構及專業(yè)類別，并不需要公開專家名單。根據(jù)《政府采購法》，評標委員會由5人以上單數(shù)組成，其中經(jīng)濟、技術、法律方面的專家不少于成員總數(shù)的三分之二。在具體組成上，經(jīng)濟類專家?guī)酌?、技術類專家?guī)酌?、法律類專家?guī)酌⒉少徣说拇韼酌?，都必須在招標文件中作出明確規(guī)定。采購人代表不得以專家身份參加本部門和本單位的招標采購項目的評標，采購代理機構的工作人員也不得參加由本機構組織的招標采購項目的評標。
12、實質性響應具體規(guī)定
在招標文件中，必須對什么是實質性響應作出具體規(guī)定。
所謂實質性響應，是指投標文件應與招標文件所有實質性條款、條件和要求相符，無顯著差異或保留（所謂無顯著差異或保留是指對工程的發(fā)包范圍、質量標準及適用性產(chǎn)生實質影響），或者對合同中約定的招標人權利和投標人義務方面造成重大限制，糾正這些顯著差異或者保留，將會對其他實質性響應招標文件的投標文件的投標人的競爭產(chǎn)生不公正影響。
在招標投標過程中，招標與投標實質上是一種買和賣的行為，只不過這種買與賣完全遵循公開、公平和公正的原則，按著法律規(guī)定的程序和要求進行，這與傳統(tǒng)物資采購相比，無論是采購的管理思想還是采購方式，都有很大的不同。
對于招標方來說，采購的所有要求和條件完全體現(xiàn)在招標文件之中，這些要求和條件就是評標委員會評價投標人能否中標的依據(jù)，除此之外不允許有額外的要求和條件。
而對于投標人來說，必須完全按照招標文件的要求編寫投標文件，如果沒有按照招標文件要求作出響應，或者響應不完全，或者對某些重要方面和關鍵條款沒有作出響應，或者這種響應與招標文件的要求存在重大偏差，都可能導致投標無效。
而投標供應商投標無效在很大程度上是對招標文件的實質性要求沒有理解，造成沒有對招標文件的實質性要求作出響應。當然，與有些招標采購機構在招標文件中沒有對實質性要求作出明確規(guī)定有關。因此，必須對招標文件的實質性要求作出具體規(guī)定。
13、合同格式及主要條款
制作招標文件時，招標人應向投標人提供統(tǒng)一的合同參考格式，便于投標供應商在充分掌握項目具體情況，理解招標采購意圖，并在中標后與采購人簽訂合同時直接采用合同格式。一般情況下，合同格式和主要條款應作為招標文件的重要組成部分，是向投標供應商提供中標后所應簽署的合同基本格式，并針對項目的具體內容就其商務部分提出要求，同時對合同的主要條款作出明確規(guī)定。
必須說明合同價款所包括的項目和內容。例如，對于網(wǎng)絡系統(tǒng)集成項目合同，總價款應該有網(wǎng)絡設備、設備運輸、設備安裝調試、綜合布線、軟件供應及安裝調試、系統(tǒng)集成、系統(tǒng)運行調試、人員培訓、保修期限及其保修責任等多個構成部分，必須作出詳細說明。
合同主要條款必須對項目所涉及的貨物的技術規(guī)格、品牌、型號、基本配置、原產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等內容提出明確要求和規(guī)定，一般可用設備清單表述。
合同主要條款必須對工期或交貨期、保修期提出明確要求，作出明確規(guī)定。
應根據(jù)項目采購方案，對項目所涉及的產(chǎn)品或設備，包括備品、配件等提出明確的技術要求，并對質量保證措施作出明確規(guī)定。
必須對供方商提供的服務項目，包括服務項目的內容和要求、所依據(jù)的規(guī)范標準作出明確規(guī)定。
詳細規(guī)定驗收主體，即由哪一方組織驗收，哪幾方參與驗收，驗收時依據(jù)的標準，驗收的時間，驗收報告的形成及其效力，對驗收不合格問題的處理等。
必須明確規(guī)定合同款項結算的方式、期限，如屬分期付款，則應明確付款期限和付款比例，付款時的依據(jù)和相關程序等。
合同履行過程中雙方的違約責任及違約時的處置辦法應作出具體規(guī)定。
對合同需要變更、中止或者終止的情形，必須事先作出規(guī)定，并要在合同主要條款中對這些情形予以明確。
必須明確規(guī)定合同履行過程中的不可抗力因素，這些因素一般應包括地震、自然災害和不可預見的意外，如空難、交通事故等。（作者：李平 單位：陜西省商洛市政府采購中心）
來源：政府采購信息報/網(wǎng)
