投標保證金記賬管理分析及信息化實踐
——以焦作市公共資源交易中心相關工作實踐為例
【公采傳媒/公共資源網 】引言 ：公共資源交易是包括工程建設項目招標投標、土地使用權和礦業(yè)權出讓、國有產權交易、政府采購等公共項目的交易活動。各級公共資源交易中心承擔著本地區(qū)公共資源交易項目的交易組織工作。投標保證金是根據《中華人民共和國招標投標法實施條例》“招標人在招標文件中要求提交投標保證金的，投標人須按規(guī)定繳納保證金”的規(guī)定，要求投標人應繳納的各類保證金。保證金財務管理就是對保證金的收取、退還以及記賬進行統(tǒng)籌的財務管理活動。
投標保證金在實際管理中反映的問題主要包括：一是資金管理難度大，容易出現(xiàn)資金錯收或錯退;二是記賬量大、對賬困難，容易造成明細賬與銀行對賬單對不上;三是保證金明細賬與財務管理軟件融合困難，手工記賬工作強度大，效率低;四是管理手段滯后，不能滿足招投標交易業(yè)務的需要。
單純從財務記賬方面來看，保證金管理只用到“銀行存款”和“其他應付款”兩個會計科目，會計記賬也比較簡單，主要涉及保證金的收款、退款，以及保證金存款利息的賬務處理。收款時借記“銀行存款”貸記“其他應付款”;退款時貸記“銀行存款”借記“其他應付款”，保證金存款利息的收退也是通過“其他應付款”的借貸方來進行記賬管理，賬務處理其實并不復雜。之所以在實際操作時會出現(xiàn)這么多問題，是因為很多單位單純地把保證金管理工作當成簡單的記賬工作。其實，除了記賬，我們還必須處理好它具有的業(yè)務特性。
1 保證金管理的業(yè)務特性
與其他暫存資金相比，投標保證金存在以下特殊性：
(1)數量大。保證金數量大不僅體現(xiàn)在資金總量方面，更表現(xiàn)在發(fā)生筆數上。對多數交易組織單位來說，全年的保證金的收退總額一般都是十幾、幾十億，甚至上百億元的資金流量，每個月的收退筆數甚至有千筆之多，全年下來，其工作量可想而知。
(2)收退頻繁。保證金的收退業(yè)務隨著交易項目的發(fā)生，幾乎每天都有業(yè)務，全年不斷。小項目兩三筆，大項目上百筆，單筆保證金金額從幾千元到幾千萬元不等，可以說保證金記賬工作是財務部門記賬量最多的一項工作。
(3)具有時間性。投標保證金是投標人為取得投標人資格，按照招標文件要求，在規(guī)定時間內繳納的資金?？梢哉f，投標保證金從存入之日起，每筆資金身上就帶有固定的時間信息，這個時間信息是評判交款人是否具備開標資格的一項標準。因此，準確反映每筆保證金的到賬時間也是保證金明細賬的一個重要內容。
(4)具有業(yè)務相關性。投標保證金是投標人針對某一特定交易項目繳納的保證金，每筆保證金都和每個特定的交易項目直接關聯(lián)。所以，保證金在記賬時除了要反映是誰交的多少錢，還要記錄它是對應哪個交易項目的。退款時，也要準確記錄退的是誰的、哪個項目的保證金，否則，就很容易把資金退錯，也容易把明細賬記混。
(5)具有前期保密性。為防止投標人的串標行為，投標人的報名信息在項目開標之前需要保密。而從保證金的繳納情況又能泄露出這些信息，因此，在登記保證金明細賬時，防止項目報名信息泄露也是需要財務部門考慮的事情。一般采取的辦法是，在開標之前不登記未開標項目的保證金入賬信息。
(6)具有數據統(tǒng)計即時性。繳納投標保證金是參加項目開標的條件之一，項目開標時需要及時統(tǒng)計出項目投標保證金的繳納明細情況，為項目開標提供參考。因此，能夠即時統(tǒng)計保證金數據，也是保證金管理工作必須實現(xiàn)的功能。而保證金的即時性要求和前期保密性在實際處理時存在矛盾，有的時候，為了及時統(tǒng)計保證金交款信息需要提前記賬，這樣就違反了保證金管理的前期保密性要求。
2 做好保證金管理工作需要考慮兩個因素
通過分析，我們看到在投標保證金身上同時具有兩個屬性，一個是資金屬性，一個是業(yè)務屬性。做好保證金管理工作應該兼顧好這兩個屬性。
2.1 保證金的資金屬性
保證金的資金屬性是指其作為單位暫存資金所具有的暫存、計息、到期退還等一般財務核算屬性。它的管理內容和其他的暫存資金一樣，要實現(xiàn)三項財務管理功能：
(1)實現(xiàn)資金管理。要做好資金賬戶管理，設置保證金賬戶網銀功能 ;履行保證金收款、退款流程，確保資金安全。
(2)實現(xiàn)記賬管理。要做好保證金收款、退款的記賬確認工作 ;設定銀行回單格式，確定記賬憑證制填依據 ;填制會計憑證、登記保證金明細賬。
(3)實現(xiàn)對賬管理。做好單位保證金明細賬與銀行對賬單的核對工作，做到賬證、賬賬、賬實相符。
2.2 保證金的業(yè)務屬性
保證金的業(yè)務屬性是指其為滿足招投標工作需要而具有的與業(yè)務相關的特殊屬性，例如它的時間性、保密性等。針對這方面屬性，保證金管理在實現(xiàn)財務功能的同時，還要實現(xiàn)這幾項業(yè)務功能，分別是：
(1)每筆保證金能夠與投標項目準確綁定;
(2)每筆保證金的入賬時間要準確記錄;
(3)開標前，每個未開標項目的保證金入賬信息能夠屏蔽;
(4)開標當即，每個開標項目的保證金繳款信息能夠即時提取 ;
(5)項目結束后，每筆保證金能夠及時準確退還。
3 傳統(tǒng)方式下的保證金管理模式難以完全滿足現(xiàn)實工作需求
目前，各地對保證金的管理沒有統(tǒng)一的模式，多數單位采取的是委托合作銀行負責保證金資金的代收代退業(yè)務，財務部門負責登記保證金明細賬和統(tǒng)計保證金數據的模式。我們把這種管理模式稱為手工記賬管理模式，它的基本環(huán)節(jié)是：
3.1 設立保證金專用賬戶
保證金管理部門以本單位的名義在合作銀行開設保證金專用賬戶，該專戶僅用于投標保證金的繳存和退還。該賬戶開通網銀業(yè)務，一是通過網銀功能來操作保證金的進賬查詢，二是執(zhí)行保證金退款操作和退賬情況查詢。
3.2 保證金繳存
投標人根據項目招標文件要求向保證金專戶繳納保證金。繳納保證金時，交款人名稱與投標人名稱必須一致。以轉賬形式繳納的，保證金必須從投標人基本存款賬戶轉入保證金賬戶，還需在轉款備注欄里注明所投標項目信息。
在此環(huán)節(jié)，為了實現(xiàn)保證金的業(yè)務相關性，手工記賬模式是通過《項目投標保證金繳納通知書》和開具收據的方式手工實現(xiàn)保證金與投標項目的綁定，這不但手續(xù)多、效率低，而且已繳納投標保證金的潛在投標人名稱、數量等信息無法保密。
3.3 保證金收款確認及信息統(tǒng)計
保證金管理部門在收到投標保證金后，依據合作銀行送達的收款回單和中心開具的收據，手工填制記賬憑證，登記明細賬。明細賬記錄交款人、金額、交款日期、投標項目、收據號等信息。保證金管理部門在開標或交易開始的同時，提供開標項目保證金繳納情況匯總表，為開標提供依據。
3.4 保證金退還
保證金管理部門在核對入賬信息后，通過網銀或轉賬支票方式退還保證金。退款時，須認真核對所退資金的信息，防止資金退錯。
3.5 保證金退款記賬
保證金管理部門在收到銀行退款回單后，依據回單和收款的收據，手工填制記賬憑證，登記明細賬。記賬時，要與保證金明細賬的收款信息對應，主要是與項目、交款人、金額對應，防止保證金重復退款。
3.6 保證金對賬
在每月月末，將保證金明細賬與銀行對賬單進行核對，確保賬證、賬賬、賬實相符。這種模式基本上能夠實現(xiàn)保證金管理的記賬功能，但是工作強度大，記賬效率低。有些保證金管理部門，因賬務管理太繁瑣，干脆不記明細賬，每個月只是依據銀行對賬明細單登記總賬。但是，按照這種模式，要想完全滿足交易業(yè)務需要是比較困難的。
4 利用信息化手段，解決保證金管理難題
近年來，各地按照《國務院辦公廳關于印發(fā)整合建立統(tǒng)一公共資源交易平臺的通知》要求，加快了公共資源交易機構的整合步伐，其中一項重要內容就是實現(xiàn)交易電子化，這為我們優(yōu)化保證金管理方式提供了很好的契機。交易電子化一方面能夠規(guī)范交易流程，保證交易更加公正透明，最大程度地規(guī)避人為因素對交易結果的影響，另一方面能夠提高工作效率、優(yōu)化管理模式。
焦作市公共資源交易中心借助信息化手段，通過把銀行保證金數據同公共資源交易系統(tǒng)以及保證金記賬系統(tǒng)進行對接，不僅能夠實現(xiàn)保證金管理的所有業(yè)務功能，而且能極大地提高記賬效率，我們 把這種保證金管理模式稱為電子化記賬管理模式。
4.1 實現(xiàn)電子化記賬管理模式需要配備三個條件
第一，公共資源交易部門的電子化交易系統(tǒng)、保證金記賬系統(tǒng)要同時與合作銀行的管理系統(tǒng)建立專線網絡連接，實現(xiàn)數據高速安全對接。在對接時，三個系統(tǒng)要相互協(xié)調接口文檔的設置，統(tǒng)一數據內容和格式、指令格式、時限要求、參數匹配等。銀行作為保證金數據匯集平臺，分別按照規(guī)定的方式和時間向交易系統(tǒng)、財務記賬系統(tǒng)發(fā)送數據。三個系統(tǒng)要統(tǒng)一標段標識、項目名稱、項目編號、標段名稱的信息格式。
第二，公共資源交易系統(tǒng)采取虛擬子賬號的管理方式歸類識別項目保證金。在保證金銀行賬戶下，設若干個二級虛擬子賬號，項目在受理時，隨機把一個虛擬子賬號指定為該項目的保證金交款賬號，使得每個交易項目都對應一個不同的子賬號。交易系統(tǒng)和記賬系統(tǒng)按子賬號識別歸類每筆保證金所投的項目。采用虛擬子賬號管理方式除了能自動實現(xiàn)保證金與項目的綁定，另一個重要目的是實現(xiàn)保證金交款信息的保密。
第三、保證金記賬系統(tǒng)具備自動抓取銀行數據生成記賬憑證的功能。它的要求是，保證金記賬系統(tǒng)要能夠將從銀行下載的保證金入賬、退賬明細數據，根據子賬號、標段標識等信息，準確與交易項目匹配，生成會計憑證，登記明細賬。
4.2 保證金電子化記賬管理模式的管理環(huán)節(jié)
(1)項目受理環(huán)節(jié)。項目在公共資源交易系統(tǒng)受理后，在標段劃分環(huán)節(jié)，向銀行發(fā)送“生成子賬號”指令，銀行系統(tǒng)按照指令自動向交易系統(tǒng)反饋子賬號，交易系統(tǒng)自動實現(xiàn)交易項目與子賬號的綁定。
記賬系統(tǒng)在項目受理環(huán)節(jié)根據項目信息建立項目檔案，項目檔案包含項目名稱、項目編號、標段名稱、標段標識號等主要內容。
(2)保證金繳納環(huán)節(jié)。項目通過招標文件公布投標保證金交款子賬號，投標人據此向子賬號繳納保證金。
(3)開標環(huán)節(jié)。交易系統(tǒng)在“場地預約”時，向銀行發(fā)送項目開標時間，銀行系統(tǒng)按照開標時間向交易系統(tǒng)自動發(fā)送項目投標保證金入賬明細數據，確保開標程序正常進行。
(4)保證金入賬記賬環(huán)節(jié)。項目開標后，保證金記賬系統(tǒng)從銀行系統(tǒng)下載已開標項目入賬明細數據，根據下載的數據自動生成會計憑證，憑證經審核后登記明細賬。
(5)退款環(huán)節(jié)。交易項目結束后，保證金退款申請經公共資源交易系統(tǒng)各環(huán)節(jié)審批后，向銀行發(fā)送退款指令，銀行收到指令后按照原路返還的方式執(zhí)行退款。保證金記賬系統(tǒng)根據從銀行系統(tǒng)下載的退款明細數據生成會計憑證，完成保證金退款記賬工作。
(6)跨月開標項目投標保證金的對賬。針對投標保證金交款時間與開標時間不在同一個月份的項目，需通過“未達賬項記賬”功能實現(xiàn)中心明細賬與銀行對賬單的同步，從而實現(xiàn)當月對賬。每個月底，記賬系統(tǒng)向銀行發(fā)送未達賬項數據下載指令，銀行系統(tǒng)將本月所有未開標項目的保證金入賬數據打包成一個總數，反饋給中心記賬系統(tǒng)，記賬系統(tǒng)生成會計憑證。這樣，既能實現(xiàn)記賬的同步，又不會使項目信息提前泄露。
4.3 保證金電子化記賬系統(tǒng)管理模式簡介
目前，焦作市公共資源交易中心保證金記賬系統(tǒng)采用的是用友軟件保證金財務管理系統(tǒng)(用友軟件保證金財務管理系統(tǒng)由安徽森邦科技有限公司提供http://www.su-bon.com/)，該系統(tǒng)是基于交易中心主要業(yè)務，根據當前的交易程序設計保證金記賬流程，流程涉及保證金入賬和退賬管理、財務集成生成憑證、往來管理等環(huán)節(jié)。
4.3.1 該系統(tǒng)的主要參數設置
(1)會計科目設置：按照當前會計制度的要求設置會計科目;保證金相關科目設置輔助核算，核算到往來單位、項目等。
(2)項目目錄設置：根據招標項目統(tǒng)一編碼分類設置(編碼與交易系統(tǒng)項目編碼保持一致)。
(3)對往來單位按照屬性進行設置：按照行業(yè)單位類別(例如：建筑、園林、規(guī)劃)設置往來單位屬性，以方便查詢。
4.3.2 記賬系統(tǒng)有六項基本功能
(1)檔案設置。包括銀行代碼檔案、交易代碼檔案、憑證模板設置、投標項目檔案設置。
(2)檔案設置列表。包括銀行代碼檔案列表、交易代碼檔案列表、憑證模板設置列表、招標項目檔案列表。
(3)業(yè)務處理。包括投標保證金入賬業(yè)務、投標保證金退賬業(yè)務、標書工本費入賬業(yè)務、標書工本費退賬業(yè)務。
(4)業(yè)務處理列表。包括投標保證金入賬業(yè)務列表、投標保證金退賬業(yè)務列表、標書工本費入賬業(yè)務列表、標書工本費退賬業(yè)務列表。
(5)憑證列表。包括投標保證金憑證列表、標書工本費憑證列表。
(6)統(tǒng)計查詢。包括往來單位項目余額賬、往來單位項目明細賬、項目明細賬。
4.3.3 記賬系統(tǒng)的基本業(yè)務流程
(1)新增項目檔案。記賬系統(tǒng)為實現(xiàn)對交易項目的識別，首先要對每一個交易項目建立項目檔案。通過記賬系統(tǒng)的“財務會計—招投標中心—檔案設置—投標項目檔案”功能，在彈出的界面上錄入相關數據。其中，項目分類按照政府采購、建設工程、產權交易、國土資源進行區(qū)分。項目編號及項目名稱根據實際情況錄入。
(2)保證金入賬業(yè)務。通過記賬系統(tǒng)的“財務會計—招投標中心—業(yè)務處理—投標保證金入賬業(yè)務”功能，在彈出的界面點擊“增加”，選擇銀行賬號、交易名稱(投標保證金入賬明細查詢)、項目、開始及結束日期，再點擊下方的“下載數據”，然后“保存”、“審核”，并點擊生成憑證保存即可。
(3)保證金退賬業(yè)務。通過記賬系統(tǒng)的“財務會計—招投標中心—業(yè)務處理—投標保證金退賬業(yè)務”功能，在彈出的界面點擊“增加”，選擇銀行賬號、交易名稱(投標保證金退賬明細查詢)、項目、開始及結束日期，再點擊下方的“下載數據”，然后“保存”、“審核”，并點擊生成憑證保存即可。
(4)無法下載數據時可使用導入數據功能。針對還未上線的交易項目，可手工導入入賬信息，具體做法是：首先根據提供的模板錄入銀行入賬數據或退賬業(yè)務數據;打開“保證金入賬業(yè)務”功能上的“導入”，導入銀行入賬數據模板，導入完成后點擊“修改”、“保存”、“審核”及“憑證”并把憑證保存。
(5)未達賬項數據處理業(yè)務。通過點開“財務會計—招投標中心—業(yè)務處理—投標保證金入賬業(yè)務”功能，在彈出的界面點擊“增加”，選擇銀行賬號、交易名稱(投標保證金未達賬項查詢)、項目、開始及結束日期，再點擊下方的“下載數據”，然后“保存”、“審核”，并點擊生成憑證保存即可。
5 結語
通過采用保證金電子化記賬管理模式，不但實現(xiàn)了財務記賬的準確高效，滿足了招投標交易的業(yè)務要求，而且還能夠發(fā)揮交易電子化“大數據”管理的功能優(yōu)勢，實現(xiàn)對保證金數據的統(tǒng)計、分類、搜索、篩選等信息處理，更加豐富了保證金管理的手段和內容。目前，各地在保證金管理模式上所采取的方式不盡相同，各有特點，但是，借助信息化手段提高保證金管理效果，應該是財務實踐的方向。（作者：韓俊杰 作者單位：焦作市公共資源交易中心財務科負責人）
（來源：公采傳媒/公共資源網）
