本文介紹了建設單位招標管理工作在工程項目管理中的重要性，從重視前期招標準備、確保招標的合規(guī)性、編制高質量的招標文件、有效組建評標委員會等幾方面分析了建設單位提高招標管理工作質量的若干措施，具有一定的實操性，可供建設單位項目管理人員借鑒。
一、引言
建設單位指建筑工程項目的直接投資者，往往也是建筑工程項目的后期使用者、運營者，其管理工作有持續(xù)時間長、管理頭緒多、工作量大的特點，處于整個項目管理的核心地位。建設單位管理工作的優(yōu)劣直接影響工程項目的最終效益，是一種全過程、全方位的管理。按其管理工作對象性質分，可分為可研決策管理、設計管理、監(jiān)理管理、施工管理、招標管理、造價管理、財務管理和生產運營管理等。
招標管理為其他管理工作選擇了優(yōu)質的承辦商，基本確定了項目建設各階段的成本、進度、質量要求，起到了承上啟下的作用，應予以重視。招標管理工作涉及專業(yè)范圍廣，要求工作人員具備豐富的招標管理經驗，一旦產生失誤，由于項目的一次性特點將造成難以挽回的損失。本文通過跟蹤多個建設工程項目從決策、招投標、施工、驗收到使用階段的實際情況，梳理招標后出現(xiàn)的問題，并追溯與招標工作的關聯(lián)性，總結經驗，供廣大建設單位管理人員借鑒。
二、重視前期招標準備工作
1.組建招標工作小組
“人”是管理工作第一要素，是工程項目管理中最關鍵、最主要的要素，在招標管理工作中也不例外。較多建設單位采用委托招標代理機構完成招標工作的做法，主要是考慮招標代理機構在招投標方面的專業(yè)性，避免程序出現(xiàn)大的問題，減少工作量，提高工作效率，但絕不能忽視自身招標小組的組建。組建自己的招標工作小組，可以避免大的有損自身利益的工作失誤發(fā)生，同時履行監(jiān)督招投標代理機構的職責。
組建時，建設單位應根據(jù)項目特點、企業(yè)組織構架確定招標工作小組構架形式。對于經常進行建筑工程招標的建設單位，如房地產開發(fā)公司，可以成立專門的招標管理部門，一般以經營部、招標部命名，優(yōu)點是部門人員固定、專業(yè)經驗豐富、職責專一、辦事效率高。對于一般建設單位，如某些廠礦企業(yè)，很多年才建設一個項目，就沒有必要設立專門、長期的招標部門，但也應該組建階段性的招標工作小組。在項目策劃階段成立，竣工驗收后解散。小組成員至少應包括決策人員、技術人員、造價人員及有一定招標經驗的管理人員。建設單位原人員不能滿足專業(yè)要求的，可以采取臨聘方式，完善小組人員構成，不能以招標代理機構人員替代。
2.完成招標策劃工作
招標策劃是在招標工作小組成立后，在對項目特點、招標條件、招標內容深入研究基礎上，對項目招標工作進行的整體部署，包括建立相關招標制度、分解招標任務、確定發(fā)承包模式、劃定招標范圍和標段、制定招標進度計劃等工作。
首先應根據(jù)自身管理模式和項目特點，制定招標相關管理制度，包括但不限于招標審批制度、招標文件編制制度、招標公告發(fā)布制度、投標人審查制度、中標結果公示制度、招投標監(jiān)督制度、履約管理制度等。
根據(jù)項目建設目標，確定項目招標總任務，并進行任務分解。實際操作中，建設單位可以按項目階段梳理需要招標的任務項，進行逐項羅列，再按招標管理對象進行檢查，做到任務分解不漏項。在質量檢測服務和文物普探、考古調查等方面容易漏項，應予以重視。
對于施工招標任務應注意確定承包模式，由于發(fā)承包模式確定錯誤而在后期調整的情況雖不常見，但對項目建設目標的影響程度十分巨大。如某訓練基地項目工期較緊，建設單位管理人員不足，招標開始采用了EPC工程總承包模式招標，由于沒有經驗，項目目標設置不嚴格、不合理，導致后期發(fā)現(xiàn)很多風險無法控制，后雖調整為施工總承包模式，但耽誤了項目進度，也沒有控制好成本。
任務分解后，對每個招標任務應進行范圍確定和標段劃分。招標范圍應達到所有承包商工作，覆蓋整個項目任務要求，既要避免缺失遺漏，又要避免交叉重疊。標段劃分主要考慮項目性質、項目工作量、投標人能力和項目管理劃分慣例。
招標進度計劃要滿足整個項目決策階段確定的整體進度計劃，滿足項目設計、監(jiān)理、施工、貨物設備采購的需要，并預留簽訂合同和前期準備的時間。每項招標任務進度計劃應制定出其典型工作時間節(jié)點，如報審、招標公告、招標文件編制完成、投標截止日、簽訂合同截止日等。計劃審批、修訂后作為招標進度計劃嚴格執(zhí)行。
三、確保招標工作的合規(guī)性
建設單位在招標管理中要注意招標工作的合規(guī)性、合法性。招投標工作是一項程序性很強的工作，建設單位招標前要完成相應的報審工作，包括向自己上級主管部門、規(guī)劃部門、政府招投標管理部門報審的工作。某單位由于沒有及時完成報審工作就開始項目擴建，在已進入投標文件遞交階段時，被告知由于環(huán)保、整體規(guī)劃、集團經營策略調整等問題，項目不予批準實施，給自身和投標單位帶來了不可挽回的經濟損失。建設單位一定要遵守招投標相關法律法規(guī)、招投標管理部門要求，按程序逐步完成項目招標工作，確保招標工作的合規(guī)性、合法性。
四、編制高質量的招標文件
招標階段是建設單位最主動的階段，建設單位要把控好招標文件編制工作，結合市場供給情況、項目特點、自身要求，把項目目標轉化體現(xiàn)在招標文件要求里，實現(xiàn)對項目成本、進度、質量的控制。此階段，要注意充分征詢技術部門、經營部門的意見，發(fā)揮技術人員的專業(yè)特長。
1.投標人須知前附表
投標人須知前附表是招標文件的重要組成部分，是投標人須知正文的提煉和關鍵性內容，并以表格形式體現(xiàn)，容易被投標人理解、接受。全面、準確的投標人須知前附表，可以起到減少廢標發(fā)生、提升整體投標文件質量、保證招投標工作順利進行的作用，編制時應體現(xiàn)以下信息和內容：
投標人須知前附表要能全面、準確陳述項目基本信息，包括但不限于項目名稱、項目編號、建設單位名稱、招標代理機構名稱、招標范圍、質量、工期、最高限價等；前附表內容應覆蓋招投標過程所有關鍵時間節(jié)點及相關要求，包括但不限于踏勘時間及地點、答疑時間及地點、投標遞交截止時間和地點、開標時間和地點、投標保證金提交要求以及其他必要的投標要求；還需注意保證以上信息在整個招標文件表述上前后一致，避免混淆和誤解。
2.合同條款及格式
建設單位往往對招標文件的合同條款及格式章節(jié)編制內容不太重視，或由于時間問題，合同條款內容達不到正式簽訂合同要求，寄希望在確定中標單位后再洽商具體條款。實際上很多項目在簽訂合同時由于招標文件沒有具體要求，雙方就很多條款不能達成一致意見，無標準可循，導致合同簽訂一拖再拖。如某辦公樓項目在主體完工時才簽訂合同，對建設單位的管理帶來較大的阻礙和困惑，自身利益無法得到有效保障。鑒于此，建設單位在編制招標文件時就應仔細編制合同條款內容，爭取最大利益，此時合同條款作為投標單位必須響應的條件必須無條件接受，避免了后期扯皮問題。
3.投標文件格式
編制投標文件格式的意義主要是規(guī)范投標文件，包括內容和表現(xiàn)形式，投標人必須以投標文件格式為范本編制自己的投標文件，有效避免疏漏錯誤。投標文件格式內容要完整、詳細，能覆蓋招標資格、商務、技術內容，注意對建設單位關注的問題和要求一定要有具體體現(xiàn)。內容順序要與評標工作程序一致，與評標標準對應，有利于評標工作質量和效率。
4.評標辦法
評標辦法和標準是評標委員會評審投標文件的唯一標準，其科學性與合理性直接關系到招標的成敗，關系到能否選擇到最優(yōu)中標人。應針對項目特點和建設單位要求編制，要科學、合理、具備可操作性。編制時，按招標對象性質區(qū)分為施工類、技術服務類和貨物設備類。
（1）施工類應再區(qū)分為較小規(guī)模工程、一般技術要求工程和特殊技術要求工程，特殊技術要求工程，主要指大跨度、超高層、涉及新工藝、新技術或者時間進度要求緊、質量要求高于常規(guī)的項目。建筑工程施工類最常用的評標方法是經評審的最低投標價法和綜合評估法。
經評審的最低投標價法適用于技術含量低、規(guī)模小的工程。評分唯一標準是投標報價。注意的問題是在招標文件資格要求上要嚴謹，從企業(yè)資質、類似工程經驗、項目經理資質、項目經理類似管理經驗、項目部基本配置上有限制要求。要避免低于成本的惡性競爭，避免低價低質、后期高價索賠情況的發(fā)生。
綜合評估法是建筑工程較常使用的評標方法，評審時綜合考慮了報價、工期、質量、人員配置、技術方案、業(yè)績、信譽、服務承諾等因素。編制時應根據(jù)項目特點確定評審項目內容和賦分權重。對于一般技術要求工程，商務分一般占比60%~70%，技術分值為30%~40%，技術標評審項可以包括項目部人員配置和施工組織設計、質量保證措施。對于特殊技術要求工程項目，技術分值則應繼續(xù)加強權重，技術標還應包括特殊技術施工項專項施工方案、細化設計和保證措施。
（2）對于技術服務類的招標，如監(jiān)理、設計招標，技術權重分占主要分值。監(jiān)理類評分列項主要包括企業(yè)、總監(jiān)、項目部組成、監(jiān)理工作方案四部分。企業(yè)評分列項應包括企業(yè)資質、企業(yè)基本情況、類似工程管理經驗；總監(jiān)列項包括資格、職稱、類似工作經驗；項目部列項包括人數(shù)、專業(yè)完整性、人員資格、職稱、工作經驗等；監(jiān)理工作方案包括監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細則。設計類招標分值列項除企業(yè)、設計負責人、項目部外，則主要體現(xiàn)設計方案方面的評審要求。
（3）材料設備類。材料設備招標商務分占主要分值，對材料的規(guī)格尺寸、數(shù)量、最遲交貨時間是響應要求，必須滿足。對于精密設備、定制設備，則需要加強技術參數(shù)評分項。
無論哪種性質的招標，制定評標標準和辦法時應注意分值設置的合理性。如某項目最佳價格為2億元，A、B兩家投標人報價分別為1.90億元和1.85億元，報價相差不大，但由于扣分區(qū)間設置不合理，導致報價差7.5分，而B方技術方案較好，但技術權重設置偏低，導致A方中標。主要原因是沒有根據(jù)實際情況進行預先測算，扣分標準設置不當，放大了商務報價的分數(shù)差距，使較小的價格差距導致較大的得分差距，造成實質上的技商比例失衡。因此一定要進行試算，以避免分值標準設置不當情況。
5.工程量清單
工程量清單的風險由建設單位承擔，其編制的好壞直接關系到建設單位能否控制好項目造價。工程量清單主要出現(xiàn)的問題有項目漏項、特征描述不準確、工程量不準確等。建設單位要委托專業(yè)造價公司編制，建議至少委托兩家，可以相互核對。建設單位預算人員也要核對工程量，各專業(yè)技術人員則要檢查、核對特征描述工程做法是否正確、是否與施工圖紙、實際一致。需要注意的是，清單編制主要依據(jù)施工圖紙，編制前，建設單位務必要組織專業(yè)技術人員仔細審圖，這有別于審圖公司審圖，建設單位主要審施工圖紙設計深度、建設標準是否達到要求，避免后期出現(xiàn)較多變更。
五、有效組建評標委員會
評標委員會由招標人組建，若招標人委托招標代理機構組織招標的，招標代理機構可以依法辦理評標專家的隨機抽取和通知事宜?？紤]到評標委員會組建的重要性，對專家資格、人員專業(yè)構成以及專家選擇方式等關鍵事項由招標人確定，畢竟招標人才是組建評標委員會的法定責任主體。
評標委員會應由技術、經濟方面的專家組成，依法必須招標項目基本都在國家、省級專家?guī)熘谐槿?。為保證評標質量，應熟悉國家“評標專家專業(yè)分類標準”內容，抽取時結合專家分類編碼選擇與具體招標項目最為匹配的專業(yè)專家參加，保證后期評審質量。專家抽取地域遵循就近的原則。對于存在現(xiàn)有專家?guī)鞜o法滿足要求的情況，建設單位更要重視把控從庫外聘請專家的工作，不能放手給招投標代理機構完成。
對于招標人代表是否參加評標委員會問題，筆者認為應參加。一是按照《招標投標法》第37條規(guī)定“依法必須進行招標的項目，其評標委員會由招標人的代表和有關技術、經濟等方面的專家組成”，明確要求招標人要參加。二是招標人代表對項目了解，對自身要求也最為清楚，招標人代表可以發(fā)揮這一優(yōu)勢，在不發(fā)表傾向性言論的前提下向評標委員會專家介紹項目的基本情況和需要關注的問題，有利于提高評標工作質量。
六、其他工作
其他工作包括資料歸檔、招標交底、事后管理工作。
招投標形成的文件資料應及時整理歸檔，包括招標策劃文件、招標審批文件、招標文件、投標文件、評標報告、定標文件、中標通知書等，應分類整理，由建設單位歸檔。其中招標決策文件，作為后續(xù)項目結算、審計的追溯性資料；招標審批文件，是招標合規(guī)性的關鍵保證資料；招標文件和投標文件等作為合同組成部分，是合同簽訂的主要依據(jù)。
招標交底是招標工作的收尾，主要是向合同管理部門和建設管理部門交底，如合同部、總師辦、工程部等部門，交底內容包括招標情況介紹、注意事項強調、招投標文件移交和中標單位對接。
招標小組人員應跟蹤項目至少到竣工驗收階段，總結工程項目招標對項目進度、質量、成本、施工管理等帶來的影響。發(fā)現(xiàn)問題，及時反思，做好事后管理工作，總結招標管理經驗，提升管理水平。
七、結語
招標管理工作繁瑣、復雜，專業(yè)性強，需要考慮的因素多，對項目的綜合效益影響較大。建設單位要做好招標管理工作，不斷反思、積極總結經驗教訓，以提高自身管理水平。希望本文對建設單位從事招標管理人員有所幫助。
作者：孫詠華
作者單位：陜西能源職業(yè)技術學院建筑與測繪工程學院
來源：《招標采購管理》2023年第10期
