政府采購檔案管理制度需完善
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發(fā)布日期：2010年05月19日
自2003年《中華人民共和國政府采購法》頒布以來，政府采購作為我國主要的財(cái)政支出手段，其采購金額規(guī)模及范圍日益擴(kuò)大，采購程序及具體實(shí)施辦法相對比較完善，但相應(yīng)采購資料的檔案管理制度及實(shí)施辦法卻相對滯后。
在政府采購法第四十二條明確規(guī)定“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限從采購結(jié)束之日起至少保存十五年?！蓖瑫r(shí)政府采購法對“采購文件”內(nèi)容做了詳細(xì)的規(guī)定，但對采購資料的檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則確遲遲沒有出臺。
采購資料檔案管理作為政府采購的基礎(chǔ)工作，作為整個(gè)采購活動進(jìn)行情況全過程記錄，是財(cái)政及各有關(guān)部門對項(xiàng)目執(zhí)行全過程的一種事后監(jiān)督。這種監(jiān)督不僅僅體現(xiàn)在對政府采購程序的監(jiān)督，而且還體現(xiàn)在對政府采購的審批和采購結(jié)果的監(jiān)督，也是審計(jì)部門進(jìn)行政府采購活動審計(jì)的重要依據(jù)。另外加強(qiáng)政府采購資料檔案管理制度的建設(shè)有助于促進(jìn)政府采購廉政建設(shè)和提升政府采購形象。
從制度建設(shè)來講，各主管部門對政府采購執(zhí)行程序制定了詳細(xì)的執(zhí)行規(guī)范及細(xì)則，且在采購實(shí)踐中執(zhí)行的情況也較好，但在政府采購資料檔案管理制度建設(shè)及實(shí)施細(xì)則上則沒有明確規(guī)定，這是檔案管理實(shí)施上的制度漏洞。
政府采購法只是規(guī)定了采購資料的保存及期限，但對如何保存沒有具體規(guī)定，一般來說采購人、采購代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門均應(yīng)當(dāng)保存采購活動記錄，而且政府采購法中也明確規(guī)定了采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目的采購文件進(jìn)行保存，從各地操作經(jīng)驗(yàn)來說，采購人、代理機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門都保存采購檔案，這種分散保存的情況一是導(dǎo)致檔案查閱不便，二是導(dǎo)致資源浪費(fèi)，因?yàn)椴少徣?、代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門都需建立自己的檔案部門，還需要安排專人負(fù)責(zé)；考慮到各部門之間的關(guān)系及各單位對檔案的重視程度及要求不盡一致，各采購相關(guān)單位保存的檔案也不完全一致；再考慮到各省市政府采購模式的不同，最后檔案管理的情況千差萬別。
從目前我國政府采購檔案管理的模式來看，主要是依靠代理機(jī)構(gòu)或政府采購中心行使檔案管理工作，缺乏統(tǒng)一建設(shè)的各級政府政府采購檔案管理中心。但代理機(jī)構(gòu)或者是采購中心僅僅是負(fù)責(zé)執(zhí)行采購活動中間的一個(gè)環(huán)節(jié)，且作為代理機(jī)構(gòu)或采購中心僅僅是代理本機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目，檔案管理僅僅局限在本機(jī)構(gòu)、本單位采購活動的資料檔案管理；而且對于采購活動前期和后期的檔案不能及時(shí)歸檔也無權(quán)管理。從而采購前期的項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目審批、預(yù)算審批、采購方式變更、實(shí)施采購到采購后期的合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目驗(yàn)收及款項(xiàng)的支付等后續(xù)工作的檔案歸檔不足。政府采購活動涉及眾多部門，僅僅依靠中間環(huán)節(jié)的采購中心或代理機(jī)構(gòu)實(shí)施采購檔案管理明顯是不現(xiàn)實(shí)的。隨著采購規(guī)模的日益擴(kuò)大，這種弊端也日益突出，很容易造成檔案管理的各自為政，互相脫節(jié)且加大管理成本。執(zhí)行采購程序的單位保存采購活動記錄，驗(yàn)收單位保存驗(yàn)收材料，支付款項(xiàng)的單位保存支付記錄，因此一旦涉及合同變更、修改，由于各部門各自為政會導(dǎo)致最后的合同結(jié)果和最初的采購結(jié)果不一致，嚴(yán)重的時(shí)候可能會相差很大，而付款單位僅僅憑供應(yīng)商和用戶出具的驗(yàn)收報(bào)告進(jìn)行付款，對其中的變更無法進(jìn)一步審查和核實(shí)；或者是供應(yīng)商工程項(xiàng)目完工后，因?yàn)樵?xiàng)目管理人員的變更或其它原因造成項(xiàng)目遲遲不能驗(yàn)收，從而人為加大供應(yīng)商回款風(fēng)險(xiǎn)，給政府采購工作造成不利的影響。
從執(zhí)行過程來講，政府采購監(jiān)管部門往往重視采購程序的執(zhí)行過程及情況，對采購結(jié)束后的驗(yàn)收、付款方式監(jiān)督就重視不夠。體現(xiàn)在檔案管理上就是重視招標(biāo)采購過程的活動記錄，對其它和采購有關(guān)的活動重視不夠。
從廉政建設(shè)來看，嚴(yán)格的檔案管理制度必然減少人為干預(yù)采購活動現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)政府采購法制建設(shè)和廉政建設(shè)。
針對以上存在問題，有以下幾點(diǎn)建議：
財(cái)政部門出臺政府采購檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則；建立統(tǒng)一的政府采購檔案管理中心，由檔案分散管理到集中由統(tǒng)一的檔案管理中心進(jìn)行管理，同時(shí)加強(qiáng)采購檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理概念，建立為公共采購和公共財(cái)政服務(wù)的思想，檔案管理不僅僅是政府采購活動全過程的記錄，還應(yīng)包括對政府采購活動的最終評價(jià)以及為財(cái)政投資提供科學(xué)決策的依據(jù)。
來源：中國政府采購網(wǎng)
在政府采購法第四十二條明確規(guī)定“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限從采購結(jié)束之日起至少保存十五年?！蓖瑫r(shí)政府采購法對“采購文件”內(nèi)容做了詳細(xì)的規(guī)定，但對采購資料的檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則確遲遲沒有出臺。
采購資料檔案管理作為政府采購的基礎(chǔ)工作，作為整個(gè)采購活動進(jìn)行情況全過程記錄，是財(cái)政及各有關(guān)部門對項(xiàng)目執(zhí)行全過程的一種事后監(jiān)督。這種監(jiān)督不僅僅體現(xiàn)在對政府采購程序的監(jiān)督，而且還體現(xiàn)在對政府采購的審批和采購結(jié)果的監(jiān)督，也是審計(jì)部門進(jìn)行政府采購活動審計(jì)的重要依據(jù)。另外加強(qiáng)政府采購資料檔案管理制度的建設(shè)有助于促進(jìn)政府采購廉政建設(shè)和提升政府采購形象。
從制度建設(shè)來講，各主管部門對政府采購執(zhí)行程序制定了詳細(xì)的執(zhí)行規(guī)范及細(xì)則，且在采購實(shí)踐中執(zhí)行的情況也較好，但在政府采購資料檔案管理制度建設(shè)及實(shí)施細(xì)則上則沒有明確規(guī)定，這是檔案管理實(shí)施上的制度漏洞。
政府采購法只是規(guī)定了采購資料的保存及期限，但對如何保存沒有具體規(guī)定，一般來說采購人、采購代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門均應(yīng)當(dāng)保存采購活動記錄，而且政府采購法中也明確規(guī)定了采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對政府采購項(xiàng)目的采購文件進(jìn)行保存，從各地操作經(jīng)驗(yàn)來說，采購人、代理機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門都保存采購檔案，這種分散保存的情況一是導(dǎo)致檔案查閱不便，二是導(dǎo)致資源浪費(fèi)，因?yàn)椴少徣?、代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門都需建立自己的檔案部門，還需要安排專人負(fù)責(zé)；考慮到各部門之間的關(guān)系及各單位對檔案的重視程度及要求不盡一致，各采購相關(guān)單位保存的檔案也不完全一致；再考慮到各省市政府采購模式的不同，最后檔案管理的情況千差萬別。
從目前我國政府采購檔案管理的模式來看，主要是依靠代理機(jī)構(gòu)或政府采購中心行使檔案管理工作，缺乏統(tǒng)一建設(shè)的各級政府政府采購檔案管理中心。但代理機(jī)構(gòu)或者是采購中心僅僅是負(fù)責(zé)執(zhí)行采購活動中間的一個(gè)環(huán)節(jié)，且作為代理機(jī)構(gòu)或采購中心僅僅是代理本機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目，檔案管理僅僅局限在本機(jī)構(gòu)、本單位采購活動的資料檔案管理；而且對于采購活動前期和后期的檔案不能及時(shí)歸檔也無權(quán)管理。從而采購前期的項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目審批、預(yù)算審批、采購方式變更、實(shí)施采購到采購后期的合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目驗(yàn)收及款項(xiàng)的支付等后續(xù)工作的檔案歸檔不足。政府采購活動涉及眾多部門，僅僅依靠中間環(huán)節(jié)的采購中心或代理機(jī)構(gòu)實(shí)施采購檔案管理明顯是不現(xiàn)實(shí)的。隨著采購規(guī)模的日益擴(kuò)大，這種弊端也日益突出，很容易造成檔案管理的各自為政，互相脫節(jié)且加大管理成本。執(zhí)行采購程序的單位保存采購活動記錄，驗(yàn)收單位保存驗(yàn)收材料，支付款項(xiàng)的單位保存支付記錄，因此一旦涉及合同變更、修改，由于各部門各自為政會導(dǎo)致最后的合同結(jié)果和最初的采購結(jié)果不一致，嚴(yán)重的時(shí)候可能會相差很大，而付款單位僅僅憑供應(yīng)商和用戶出具的驗(yàn)收報(bào)告進(jìn)行付款，對其中的變更無法進(jìn)一步審查和核實(shí)；或者是供應(yīng)商工程項(xiàng)目完工后，因?yàn)樵?xiàng)目管理人員的變更或其它原因造成項(xiàng)目遲遲不能驗(yàn)收，從而人為加大供應(yīng)商回款風(fēng)險(xiǎn)，給政府采購工作造成不利的影響。
從執(zhí)行過程來講，政府采購監(jiān)管部門往往重視采購程序的執(zhí)行過程及情況，對采購結(jié)束后的驗(yàn)收、付款方式監(jiān)督就重視不夠。體現(xiàn)在檔案管理上就是重視招標(biāo)采購過程的活動記錄，對其它和采購有關(guān)的活動重視不夠。
從廉政建設(shè)來看，嚴(yán)格的檔案管理制度必然減少人為干預(yù)采購活動現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)政府采購法制建設(shè)和廉政建設(shè)。
針對以上存在問題，有以下幾點(diǎn)建議：
財(cái)政部門出臺政府采購檔案管理制度及具體實(shí)施細(xì)則；建立統(tǒng)一的政府采購檔案管理中心，由檔案分散管理到集中由統(tǒng)一的檔案管理中心進(jìn)行管理，同時(shí)加強(qiáng)采購檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理概念，建立為公共采購和公共財(cái)政服務(wù)的思想，檔案管理不僅僅是政府采購活動全過程的記錄，還應(yīng)包括對政府采購活動的最終評價(jià)以及為財(cái)政投資提供科學(xué)決策的依據(jù)。
來源：中國政府采購網(wǎng)
