操作小實務(wù)之“標后工作”系列談（七）
《政府采購法》第四十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構(gòu)對政府采購項目每項采購活動的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年?！墩少徹浳锖头?wù)招標投標管理辦法》也再次強調(diào)，招標采購單位應(yīng)當(dāng)建立真實完整的招標采購檔案，妥善保管每項采購活動的采購文件，并不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。
然而在采購實踐中，有的采購代理機構(gòu)對采購文件的處理卻很輕率。采購活動結(jié)束不久，一些采購文件就“不翼而飛”了。對此，某采購代理機構(gòu)的工作人員不以為然地說：“將采購合同備案并保存就可以了，沒必要搞得那么復(fù)雜?！?
不過筆者卻認為，做政府采購工作，該復(fù)雜的時候就必須得復(fù)雜。根據(jù)《政府采購法》，采購文件包括采購活動記錄、采購預(yù)算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料。其中，采購活動記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：（一）采購項目類別、名稱；（二）采購項目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價格；（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)注明原因；（四）邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因；（五）評標標準及確定中標人的原因；（六）廢標的原因；（七）采用招標以外采購方式的相應(yīng)記載。因此，采購文件的“歸檔”應(yīng)當(dāng)包括上述所有內(nèi)容。采購代理機構(gòu)在對采購文件進行歸檔時，不能丟三落四，否則可能會讓各方都遭受到不必要的損失。
但在具體操作中，筆者卻發(fā)現(xiàn)有的采購代理機構(gòu)對采購文件的處理顯得很隨意，個別采購代理機構(gòu)甚至因為投標供應(yīng)商多、投標文件數(shù)量大，而將其當(dāng)作廢品處理。這種做法可能會泄露供應(yīng)商的商業(yè)秘密，并造成經(jīng)濟損失。因此，筆者有必要提醒相關(guān)人士：處理供應(yīng)商的投標文件必須慎之又慎，投標文件中的內(nèi)容可能會涉及供應(yīng)商的商業(yè)秘密。根據(jù)《政府采購法》，供應(yīng)商的商業(yè)秘密應(yīng)該受到采購代理機構(gòu)的保護。采購活動結(jié)束后，采購代理機構(gòu)同樣有義務(wù)對采購活動中涉及的供應(yīng)商商業(yè)秘密進行保護。
來源： 政府采購信息報
