影響集采項目執(zhí)行效率的因素和對策分析
規(guī)范和效率的有機(jī)統(tǒng)一是政府采購制度的內(nèi)在要求，也是政府采購活動永恒的主題之一。在“質(zhì)次、價高、效率低”的質(zhì)疑聲中，政府采購制度實現(xiàn)了由初創(chuàng)階段向全面發(fā)展階段的轉(zhuǎn)變。隨著政府采購規(guī)模的不斷擴(kuò)大、范圍的不斷延伸，政府采購的效率問題也引起了社會的廣泛關(guān)注，特別是隨著政府采購制度改革的不斷深入，規(guī)范化水平的不斷提升，新的質(zhì)疑的聲音隨之出現(xiàn)：政府采購是越來越規(guī)范啦，但就是效率有點慢。政府采購的效率問題仍然是被社會廣泛關(guān)注的焦點話題之一。那么影響集中采購效率的因素有哪些？應(yīng)如何進(jìn)一步提高集中采購效率？本文以山西省省級政府采購中心為研究樣本，提出了有益的思考。
執(zhí)行效率持續(xù)提高但仍有不足
不斷注重提升采購工作的效率是山西省省級政府采購中心（以下簡稱“山西采購中心”）一直致力的工作目標(biāo)之一。2010年圍繞效率的問題，山西采購中心進(jìn)一步采取了多項措施，進(jìn)行了一些有益的嘗試和探索，也取得了明顯的成效。最直接的表現(xiàn)就是“辦結(jié)率的提高，結(jié)轉(zhuǎn)項目的大幅度減少”。2010年山西采購中心實際受理一般采購項目（不含協(xié)議供貨項目）456個，采購預(yù)算金額13.98億元，采購項目個數(shù)較上年增加71個，增長18.44 %，采購預(yù)算金額較上年增加3.99億元，增長39.94%。2010年實際完成本年度一般采購項目430個，預(yù)算金額13.06億元，當(dāng)年一般采購項目的辦結(jié)率（辦結(jié)率=本年度已完成的采購項目預(yù)算金額\本年度受理的一般采購項目預(yù)算金額×100%）達(dá)到了93.42 %，較上年提高了15.46%。加上上年結(jié)轉(zhuǎn)的采購項目，共完成一般采購項目498個，采購項目預(yù)算金額15.59億元。結(jié)轉(zhuǎn)項目26個，采購預(yù)算金額0.92億元。與上年相比，項目個數(shù)減少了42個，采購項目預(yù)算減少了1.60億元，下降了63.24%，且結(jié)轉(zhuǎn)的采購項目多數(shù)為當(dāng)年12月份受理的公開招標(biāo)項目。采購效率總體上來看得到了明顯的提升，高效采購的形象也得到了一定的樹立和強(qiáng)化，得到了監(jiān)管部門和多數(shù)采購單位的認(rèn)可和贊譽(yù)，但效率問題還未從根本上得到解決，有些措施還是臨時性的，或者說是應(yīng)急性的，影響采購效率的主要因素依然存在。
三種主要采購方式的執(zhí)行周期分析
項目執(zhí)行周期是指從采購項目受理之日起至完成政府采購合同草擬工作止整個業(yè)務(wù)執(zhí)行過程實際所占用的日歷天數(shù)。
公開招標(biāo)平均周期為80.4天
2010年后半年山西采購中心共完成采購項目277個，其中：公開招標(biāo)采購項目143個，邀請招標(biāo)采購項目2個，競爭性談判采購項目101個，詢價采購項目30個，單一來源采購項目1個。
公開招標(biāo)項目平均執(zhí)行的周期為80.4天，其中：最長的項目執(zhí)行周期為199天，最短的項目執(zhí)行周期為33天。超過平均執(zhí)行周期的項目為59個，占到已完成公開招標(biāo)項目總數(shù)的41%。從采購項目受理至發(fā)布招標(biāo)信息公告平均執(zhí)行的時間為36.7天，占到整個執(zhí)行周期的46%；從發(fā)布中標(biāo)公告至完成草擬政府采購合同的平均執(zhí)行時間為9.5天，占到整個執(zhí)行周期的12%,兩段合計共需時間46.2天，占到整個執(zhí)行周期的57%。
競談項目平均周期45.2天
競爭性談判采購項目平均執(zhí)行的周期為45.2天，其中：最長的項目執(zhí)行周期為150天，最短的項目執(zhí)行周期為11天。超過平均執(zhí)行周期的項目為42個，占到已完成項目總數(shù)的42%。從采購項目受理至發(fā)布談判信息公告平均執(zhí)行的時間為18.3天，占到整個執(zhí)行周期的40%；從發(fā)布成交公告至完成草擬政府采購合同平均執(zhí)行的時間為6.5天，占到整個執(zhí)行周期的14%,兩段合計共需時間24.8天，占到整個執(zhí)行周期的54%。
詢價采購平均周期為19.7天
詢價采購項目平均執(zhí)行的周期為19.7天，其中：最長的項目執(zhí)行周期為46天，最短的項目執(zhí)行周期為7天。超過平均執(zhí)行周期的項目為9個，占到已完成項目總數(shù)的30%。從采購項目受理至詢價之日平均執(zhí)行的時間為6.7天，占到整個執(zhí)行周期的34%。
通過上述的分析,我們可以初步得到這樣的結(jié)論:2010年山西采購中心一般采購項目的總體辦結(jié)水平得到了較大幅度的提升，但采購項目執(zhí)行周期較長仍是不容忽視的一個現(xiàn)實問題，同時也是我們工作中始終需要著力研究和解決的重要課題之一。
四大因素影響采購執(zhí)行效率
需求難確定是影響效率主因
通過上述分析，我們可以清楚地看到，一個采購項目需求的最終確定占用了近一半的時間。以公開招標(biāo)項目為例，從采購項目受理至發(fā)布招標(biāo)信息公告平均執(zhí)行的時間為36.7天，占到項目整個執(zhí)行周期的46%，也即占用了將近一半的時間。
雖然此環(huán)節(jié)包括了項目受理登記、審批、需求審核、編制招標(biāo)文件、內(nèi)部前期審核等工作，但需求審核工作消耗了大量的時間，是一個項目執(zhí)行工作中的難點所在。在這方面，有的采購單位根本無法提供采購需求，對如何編寫需求不甚了解；有的單位提供的需求不能滿足招標(biāo)工作的需要，缺少必要的要件；有的單位提供的需求具有明顯的或較大的傾向性，且不愿或拒絕修改；有的單位以種種理由一拖再拖，長時間不能提供需求。有的單位甚至已發(fā)布招標(biāo)信息公告以后還要修改技術(shù)參數(shù)。究其原因：一是對政府采購制度和政府采購活動缺乏必要的了解；二是將政府采購簡單地認(rèn)為是一種程序，努力實現(xiàn)自己“定點”、“定向”選擇的目的；三是采購部門或單位的內(nèi)部意見難以統(tǒng)一，相互扯皮，往往“發(fā)出不同的聲音”，實際執(zhí)行中難以抉擇；四是缺乏相關(guān)的專業(yè)人才和知識，確實沒有能力提供合適的需求。
同時，對于執(zhí)行周期較長的采購項目進(jìn)行進(jìn)一步的分析后還發(fā)現(xiàn)，廢標(biāo)且多次組織招標(biāo)活動也是造成平均執(zhí)行周期較長的一個重要原因，但造成廢標(biāo)的主要原因還是緣于需求的不合理，采購需求缺乏有效的市場競爭性。
集中采購活動零散化
據(jù)初步統(tǒng)計，2010年山西采購中心受理的采購項目中，300萬元以下的項目362個，采購預(yù)算金額3.07億元，分別占到受理采購項目總數(shù)和采購項目預(yù)算金額的79.39%和21.97%。也就是說，完成近八成的采購項目，才僅能完成采購預(yù)算的二成多，可是不論項目預(yù)算金額的大小，執(zhí)行的流程是一樣的，花費的時間也基本上是一樣的。集中采購活動的零散化，不僅使集中采購的規(guī)模效益無法真正體現(xiàn)，也較大程度地制約了采購實現(xiàn)的效率。在實際的執(zhí)行中，我們也試圖將一些同類項目合并執(zhí)行，但由于采購單位要求的條件各不相同，無法統(tǒng)一，往往又難以實現(xiàn)。
采購項目執(zhí)行缺乏計劃性
據(jù)初步統(tǒng)計，2010年山西采購中心受理一般采購項目456個，采購預(yù)算金額13.98億元。分季度來看，第一季度受理采購項目37個，采購預(yù)算金額1.27億元，分別占全年受理項目總數(shù)和采購預(yù)算金額的8.11%、9.08%；第二季度受理采購項目103個，采購預(yù)算金額3.44億元，分別占全年受理項目總數(shù)和采購預(yù)算金額的22.59%、24.61%；第三季度受理采購項目153個，采購預(yù)算金額3.59億元，分別占全年受理項目總數(shù)和采購預(yù)算金額的33.55%、25.68%；第四季度受理采購項目163個，采購預(yù)算金額5.68億元，分別占全年受理項目總數(shù)和采購預(yù)算金額的35.75%、40.63%。從采購項目的受理情況來看，采購任務(wù)多集中在下半年和第四季度。采購項目任務(wù)的不均衡性，也給采購任務(wù)的完成帶來了較大的難度。
人員能力欠缺和認(rèn)識不到位
隨著政府采購制度的全面推進(jìn)，采購規(guī)模的不斷擴(kuò)大，范圍的不斷拓展，政府集中采購的專業(yè)化水平要求越來越高，對從業(yè)人員綜合素質(zhì)的要求也越來越高。從目前的情況來看，從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)與政府集中采購快速發(fā)展的客觀要求還不相適應(yīng)，還需要進(jìn)一步提高，比如溝通能力、政策把握能力、操作能力、應(yīng)變能力、活動組織能力等等。從采購項目執(zhí)行周期的情況來看，有的項目執(zhí)行得較快，有的執(zhí)行得較慢，就是一個很好的佐證。
同時，我們也必須清醒地認(rèn)識到，工作人員對提高采購效率重要性的認(rèn)識還不到位。還不能站在政府采購事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來思考和認(rèn)識這一問題，把效率的問題更多地歸集到客觀方面的因素。
總之，影響采購效率的因素，既有客觀的原因，也有主觀的原因。既有采購中心自身的原因，也有外部的諸多因素。如何更加有效地實現(xiàn)規(guī)范和效率的有機(jī)統(tǒng)一，既是一個理論問題，又是一個實踐問題。需要在實踐中不斷探索和完善，在發(fā)展中不斷豐富和創(chuàng)新。
多管齊下 提高采購執(zhí)行效率
“軟硬兼施”加快需求確定速度
1.建立采購人聯(lián)絡(luò)員制度。根據(jù)工作需要，實行省直部門或單位政府集中采購業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)員制度，設(shè)立采購部門或單位聯(lián)絡(luò)員管理庫。重點是要充分發(fā)揮部門或單位財務(wù)管理部門的作用，指定專人負(fù)責(zé)此項工作，有效解決采購單位多頭聯(lián)系或無法聯(lián)系的問題。
2.加強(qiáng)采購人業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。實行政府集中采購業(yè)務(wù)定期培訓(xùn)制度，進(jìn)一步加大培訓(xùn)的力度。重點培訓(xùn)采購項目需求的編報要求和采購項目執(zhí)行的程序規(guī)定等內(nèi)容。
3.加強(qiáng)與采購人的日常溝通和交流。通過多種形式，進(jìn)一步主動加強(qiáng)與采購單位的溝通，建議集中采購項目相對比較多的部門和單位，每半年召開一次座談會。通過座談，促進(jìn)交流，增進(jìn)理解。對于500萬元以上的采購項目，主動邀請采購單位的分管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，針對采購項目的需求，實行面對面的專題交流。
4.加強(qiáng)采購項目受理登記工作。進(jìn)一步規(guī)范采購項目的受理登記工作，對于未提供采購需求或提供不完整的部門或單位，拒絕受理并退回補(bǔ)充完善。從項目受理之日起，超過10日未提供有效采購需求的采購項目，實行書面催辦制度；超過20日仍未提供有效采購需求的采購項目，實行退回制度。
5.建立項目執(zhí)行人業(yè)務(wù)郵箱公開制度。設(shè)立采購項目執(zhí)行人業(yè)務(wù)執(zhí)行工作專用郵箱，主要用于接受需求申報、意見反饋、開評標(biāo)一覽表等信息，且實行對內(nèi)、對外全部公開，進(jìn)一步拓寬和暢通聯(lián)系的渠道。進(jìn)一步提高服務(wù)意識，豐富服務(wù)的手段，便于采購人了解和辦理政府集中采購業(yè)務(wù)，建議統(tǒng)一編制《政府集中采購業(yè)務(wù)執(zhí)行指南》。
創(chuàng)新組織形式和實現(xiàn)方式
1. 創(chuàng)新執(zhí)行組織形式。繼續(xù)嘗試同一采購單位的多個項目合并執(zhí)行；不同采購單位的同類項目聯(lián)合執(zhí)行；采購金額較大的項目分次執(zhí)行。
2. 創(chuàng)新執(zhí)行實現(xiàn)方式。針對采購項目比較零散的實際情況，對于采購品種集中、采購次數(shù)頻繁的通用貨物，探索嘗試集中采購實現(xiàn)的有效形式。
強(qiáng)化檢查落實 加快信息化建設(shè)
進(jìn)一步強(qiáng)化采購項目執(zhí)行情況檢查落實工作。為了及時掌握采購項目的執(zhí)行進(jìn)度，實行項目執(zhí)行人項目執(zhí)行情況周報制度，進(jìn)一步加強(qiáng)對采購項目執(zhí)行情況的督促檢查。同時，建立采購項目執(zhí)行情況月報告制度。
進(jìn)一步加快推進(jìn)信息化建設(shè)工作。電子化采購是政府采購發(fā)展的必然趨勢，也是提高政府采購執(zhí)行效率的有力手段，集采機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)一步加快推進(jìn)政府采購信息化建設(shè)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作的電子化和開評標(biāo)工作的電子化，大力推進(jìn)網(wǎng)上采購。
來源： 政府采購信息報
