采購(gòu)記錄豈是“可有可無(wú)”
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發(fā)布日期：2011年09月09日
采購(gòu)活動(dòng)記錄是采購(gòu)人或者采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)撰寫(xiě)的采購(gòu)活動(dòng)情況報(bào)告，是采購(gòu)文件的重要組成部分，需要長(zhǎng)期保存，但在實(shí)際工作中人們時(shí)常忽視采購(gòu)記錄。
忽視表現(xiàn)為“六不”
不記錄 一些采購(gòu)人和代理機(jī)構(gòu)在辦理采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，很注重程序規(guī)范，不注重采購(gòu)活動(dòng)記錄，一些人認(rèn)為只要規(guī)范操作就行，記不記錄不就和“會(huì)議記錄”差不多嗎？沒(méi)什么作用，在代理機(jī)構(gòu)普遍面臨人少事多的情況下，記錄是“自尋煩惱”。還有些招標(biāo)采購(gòu)單位認(rèn)為，招標(biāo)項(xiàng)目需要做記錄，而詢價(jià)、單一來(lái)源等非招標(biāo)方式采購(gòu)則可“忽略不記”。
不及時(shí) 在招標(biāo)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)遇到投標(biāo)供應(yīng)商質(zhì)疑、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)商討、廢標(biāo)、中標(biāo)結(jié)果確定等重大事項(xiàng)，這些均需要及時(shí)準(zhǔn)確地記錄，采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)時(shí)常忙于組織有關(guān)人員討論決定，疏于記錄，即使事后“補(bǔ)課”，也難免有出入。
不完整 有的只對(duì)開(kāi)標(biāo)等活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行記錄，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的資金安排、使用非招標(biāo)方式原因等前期活動(dòng)未做記錄，對(duì)確定中標(biāo)人原因、合同價(jià)格等采購(gòu)后期的活動(dòng)情況亦未做記錄。還有些采購(gòu)活動(dòng)記錄篇幅很長(zhǎng)，可對(duì)邀請(qǐng)供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)具備的資格這類關(guān)鍵性內(nèi)容則“略寫(xiě)”。
人不專 沒(méi)有明確專門(mén)人員負(fù)責(zé)記錄。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因人手緊張，一人身兼數(shù)職，專人記錄很難保證，有主持人兼記錄的，有公證員兼記錄的，有監(jiān)管人員兼記錄的，有的采購(gòu)活動(dòng)記錄出現(xiàn)多個(gè)筆跡，誰(shuí)有空閑誰(shuí)記錄。
不真實(shí) 因多種因素影響，缺乏真實(shí)性的采購(gòu)活動(dòng)并不鮮見(jiàn)，有記錄人員“握筆三分主”，自以為是地妄加撰寫(xiě)的，有應(yīng)付上級(jí)檢查事后“按正常套路”補(bǔ)課的，更有一些別有用心的人偽造、變?cè)觳少?gòu)活動(dòng)記錄的。
不安全 采購(gòu)記錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，歸檔保存，以確保文件的安全性。一些采購(gòu)記錄未得到妥善保管，被隨意擺放，更為嚴(yán)重的是有些采購(gòu)記錄被當(dāng)作“廢書(shū)報(bào)紙”處理，還有些人為逃避責(zé)任伺機(jī)隱匿、銷毀采購(gòu)活動(dòng)記錄，以圖“查無(wú)對(duì)證”。
確保幾大要求
《政府采購(gòu)法》對(duì)采購(gòu)記錄的內(nèi)容做了明確規(guī)定，這些內(nèi)容在實(shí)際工作中還應(yīng)該確保及時(shí)性、完整性、真實(shí)性和安全性，以使記錄具有意義。
及時(shí)性 明確專人負(fù)責(zé)采購(gòu)活動(dòng)的記錄，記錄人員要在采購(gòu)活動(dòng)的“第一現(xiàn)場(chǎng)”記錄活動(dòng)“實(shí)況”，一個(gè)筆跡記錄到底，采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后要按照《政府采購(gòu)法》的規(guī)定進(jìn)行整理，形成完整的活動(dòng)記錄。其他人員不應(yīng)兼作記錄人。
完整性 無(wú)論是招標(biāo)采購(gòu)還是非招標(biāo)采購(gòu)，一個(gè)完整的采購(gòu)活動(dòng)記錄應(yīng)是對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的綜合反映，既包括采購(gòu)活動(dòng)前期情況、采購(gòu)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)情況，也包括采購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)事宜，采購(gòu)記錄不是“會(huì)議記錄”，而是重要的采購(gòu)文件。
真實(shí)性 真實(shí)性是采購(gòu)活動(dòng)記錄的價(jià)值所在，現(xiàn)場(chǎng)記錄人員要以極端負(fù)責(zé)的態(tài)度搞好記錄工作，對(duì)活動(dòng)情況不粉飾，保持“原貌”，更不得偽造、變?cè)觳少?gòu)記錄。監(jiān)督人員、公證人員、采購(gòu)人代表應(yīng)在采購(gòu)活動(dòng)記錄文本上簽字核實(shí)。
安全性 所有采購(gòu)活動(dòng)記錄應(yīng)及時(shí)整理裝訂，專檔保管，嚴(yán)禁擅自變賣、隱匿、銷毀，采購(gòu)活動(dòng)記錄還應(yīng)做好“備份”，將活動(dòng)記錄輸入計(jì)算機(jī)，制成光盤(pán)，長(zhǎng)期保存。
來(lái)源：政府采購(gòu)信息網(wǎng)
忽視表現(xiàn)為“六不”
不記錄 一些采購(gòu)人和代理機(jī)構(gòu)在辦理采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，很注重程序規(guī)范，不注重采購(gòu)活動(dòng)記錄，一些人認(rèn)為只要規(guī)范操作就行，記不記錄不就和“會(huì)議記錄”差不多嗎？沒(méi)什么作用，在代理機(jī)構(gòu)普遍面臨人少事多的情況下，記錄是“自尋煩惱”。還有些招標(biāo)采購(gòu)單位認(rèn)為，招標(biāo)項(xiàng)目需要做記錄，而詢價(jià)、單一來(lái)源等非招標(biāo)方式采購(gòu)則可“忽略不記”。
不及時(shí) 在招標(biāo)采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)遇到投標(biāo)供應(yīng)商質(zhì)疑、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)商討、廢標(biāo)、中標(biāo)結(jié)果確定等重大事項(xiàng)，這些均需要及時(shí)準(zhǔn)確地記錄，采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)時(shí)常忙于組織有關(guān)人員討論決定，疏于記錄，即使事后“補(bǔ)課”，也難免有出入。
不完整 有的只對(duì)開(kāi)標(biāo)等活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)情況進(jìn)行記錄，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的資金安排、使用非招標(biāo)方式原因等前期活動(dòng)未做記錄，對(duì)確定中標(biāo)人原因、合同價(jià)格等采購(gòu)后期的活動(dòng)情況亦未做記錄。還有些采購(gòu)活動(dòng)記錄篇幅很長(zhǎng)，可對(duì)邀請(qǐng)供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)具備的資格這類關(guān)鍵性內(nèi)容則“略寫(xiě)”。
人不專 沒(méi)有明確專門(mén)人員負(fù)責(zé)記錄。采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因人手緊張，一人身兼數(shù)職，專人記錄很難保證，有主持人兼記錄的，有公證員兼記錄的，有監(jiān)管人員兼記錄的，有的采購(gòu)活動(dòng)記錄出現(xiàn)多個(gè)筆跡，誰(shuí)有空閑誰(shuí)記錄。
不真實(shí) 因多種因素影響，缺乏真實(shí)性的采購(gòu)活動(dòng)并不鮮見(jiàn)，有記錄人員“握筆三分主”，自以為是地妄加撰寫(xiě)的，有應(yīng)付上級(jí)檢查事后“按正常套路”補(bǔ)課的，更有一些別有用心的人偽造、變?cè)觳少?gòu)活動(dòng)記錄的。
不安全 采購(gòu)記錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，歸檔保存，以確保文件的安全性。一些采購(gòu)記錄未得到妥善保管，被隨意擺放，更為嚴(yán)重的是有些采購(gòu)記錄被當(dāng)作“廢書(shū)報(bào)紙”處理，還有些人為逃避責(zé)任伺機(jī)隱匿、銷毀采購(gòu)活動(dòng)記錄，以圖“查無(wú)對(duì)證”。
確保幾大要求
《政府采購(gòu)法》對(duì)采購(gòu)記錄的內(nèi)容做了明確規(guī)定，這些內(nèi)容在實(shí)際工作中還應(yīng)該確保及時(shí)性、完整性、真實(shí)性和安全性，以使記錄具有意義。
及時(shí)性 明確專人負(fù)責(zé)采購(gòu)活動(dòng)的記錄，記錄人員要在采購(gòu)活動(dòng)的“第一現(xiàn)場(chǎng)”記錄活動(dòng)“實(shí)況”，一個(gè)筆跡記錄到底，采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后要按照《政府采購(gòu)法》的規(guī)定進(jìn)行整理，形成完整的活動(dòng)記錄。其他人員不應(yīng)兼作記錄人。
完整性 無(wú)論是招標(biāo)采購(gòu)還是非招標(biāo)采購(gòu)，一個(gè)完整的采購(gòu)活動(dòng)記錄應(yīng)是對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的綜合反映，既包括采購(gòu)活動(dòng)前期情況、采購(gòu)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)情況，也包括采購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)事宜，采購(gòu)記錄不是“會(huì)議記錄”，而是重要的采購(gòu)文件。
真實(shí)性 真實(shí)性是采購(gòu)活動(dòng)記錄的價(jià)值所在，現(xiàn)場(chǎng)記錄人員要以極端負(fù)責(zé)的態(tài)度搞好記錄工作，對(duì)活動(dòng)情況不粉飾，保持“原貌”，更不得偽造、變?cè)觳少?gòu)記錄。監(jiān)督人員、公證人員、采購(gòu)人代表應(yīng)在采購(gòu)活動(dòng)記錄文本上簽字核實(shí)。
安全性 所有采購(gòu)活動(dòng)記錄應(yīng)及時(shí)整理裝訂，專檔保管，嚴(yán)禁擅自變賣、隱匿、銷毀，采購(gòu)活動(dòng)記錄還應(yīng)做好“備份”，將活動(dòng)記錄輸入計(jì)算機(jī)，制成光盤(pán)，長(zhǎng)期保存。
來(lái)源：政府采購(gòu)信息網(wǎng)
