在政府采購(gòu)招投標(biāo)活動(dòng)中，招標(biāo)文件是重要的“信息源”，潛在供應(yīng)商就是依據(jù)招標(biāo)文件所傳遞的信息決定是否投標(biāo)。所謂招標(biāo)文件，是指招標(biāo)人向投標(biāo)人提供的與進(jìn)行投標(biāo)工作告知和要求的書(shū)面材料。
招標(biāo)是一種預(yù)約采購(gòu)，因此招標(biāo)文件就是一種要約行為，把采購(gòu)項(xiàng)目的各種要求、全部條件等，以約定的形式在標(biāo)書(shū)中明確。所以，招標(biāo)文件的作用在于：闡明采購(gòu)標(biāo)的的性質(zhì)，通報(bào)招標(biāo)活動(dòng)將依據(jù)的規(guī)則和程序，告知訂立合同的條件，以及投標(biāo)供應(yīng)商必須響應(yīng)的要件。
招標(biāo)文件既是投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的依據(jù)，也是采購(gòu)人與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同的基礎(chǔ)和依據(jù)。招標(biāo)文件在整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用。如果說(shuō)政府采購(gòu)集中采購(gòu)目錄和限額標(biāo)準(zhǔn)是政府采購(gòu)工作的基礎(chǔ)性文體，那么招標(biāo)文件則是政府采購(gòu)工作的關(guān)鍵性文體。政府采購(gòu)招標(biāo)文件是整個(gè)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中比較重要的信息源，招標(biāo)文件編制的好壞，直接影響到投標(biāo)人投標(biāo)文件的編制，決定著招投標(biāo)活動(dòng)的成敗和招標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)施。因此，招標(biāo)文件的制作和信息量必須要素齊全，應(yīng)符合“五性”原則，即合法性、規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、易解性和完整性。
合法性 必須以現(xiàn)行法律法規(guī)為依據(jù)
招標(biāo)文件首先必須合法合規(guī)。招標(biāo)文件在編制過(guò)程中，必須以法律為依據(jù)，不得違反我國(guó)現(xiàn)行的法律法規(guī)。這里所說(shuō)的“不得違反法律法規(guī)”，既包括要符合政府采購(gòu)方面的相關(guān)法律法規(guī)要求，也包括要符合與政府采購(gòu)政策功能相關(guān)的法律法規(guī)要求，還要符合政府采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定等。合法性是招標(biāo)文件的基本要求，它還包括對(duì)供應(yīng)商的資格要求必須合法合規(guī)，也包括對(duì)采購(gòu)標(biāo)的物的描述必須合法合規(guī)。
規(guī)范性 不能有地域性限制和要求
政府采購(gòu)市場(chǎng)是一個(gè)全國(guó)性的大市場(chǎng)，對(duì)供應(yīng)商不能有地域方面的限制，更不能有歧視性條款。所以，招標(biāo)文件必須符合規(guī)范性要求，雖然采購(gòu)對(duì)象分為貨物、工程和服務(wù)，且標(biāo)的物眾多，但招標(biāo)文件必須統(tǒng)一規(guī)范。
在招標(biāo)文件編制的規(guī)范性方面，要重點(diǎn)做好五方面的工作。
一是招標(biāo)文件的文體格式要統(tǒng)一規(guī)范。招標(biāo)文件的格式不能各地“各吹各的調(diào)”，不能讓供應(yīng)商每參與一個(gè)地方的項(xiàng)目投標(biāo)就要適應(yīng)一個(gè)地方的要求，不能讓供應(yīng)商總在“學(xué)習(xí)和理解”中。二是招標(biāo)文件所用的字體和打印格式要統(tǒng)一規(guī)范。特別是在網(wǎng)上下載招標(biāo)文件時(shí)，更要使用統(tǒng)一的軟件。三是招標(biāo)文件使用的語(yǔ)言要統(tǒng)一規(guī)范。我國(guó)是一個(gè)多民族的國(guó)家，不僅國(guó)家規(guī)定可使用少數(shù)民族多種文字，而且還存在大量的地方方言，特別是當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言的流行，在招標(biāo)文件中可能出現(xiàn)大量不規(guī)范的“現(xiàn)代語(yǔ)言”，容易給后期項(xiàng)目的履約驗(yàn)收埋下隱患，因此必須對(duì)文字性表述加以規(guī)范。四是招標(biāo)文件上的數(shù)字運(yùn)用要統(tǒng)一規(guī)范。五是招標(biāo)文件中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)描述要統(tǒng)一規(guī)范。如用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)就全部用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)就統(tǒng)一全部用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，不能一會(huì)兒是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，一會(huì)兒又是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。
嚴(yán)謹(jǐn)性 不能使用模棱兩可或帶有歧義的詞句
招標(biāo)文件的嚴(yán)謹(jǐn)性，是指在招標(biāo)文件制作過(guò)程中必須符合邏輯性要求和用詞的嚴(yán)謹(jǐn)性要求。招標(biāo)文件不僅不能前后矛盾，還要與招標(biāo)公告相對(duì)應(yīng)，不能超出招標(biāo)公告要約的范疇。招標(biāo)文件的嚴(yán)謹(jǐn)性，表現(xiàn)在表述標(biāo)的時(shí)，在用詞方面要準(zhǔn)確無(wú)誤，要表述清楚，一是一、二是二，不允許用“大概”“大約”等無(wú)法確定的詞語(yǔ)，以及表達(dá)上含糊不清或者模棱兩可的語(yǔ)句，盡量少用或不用形容詞，禁止使用有歧義的語(yǔ)言，防止投標(biāo)人出現(xiàn)理解上的誤差。
易懂性 語(yǔ)言要簡(jiǎn)單明了易讀易懂
招標(biāo)文件的重要作用之一，就是幫助投標(biāo)人有針對(duì)性地編制投標(biāo)文件，并切實(shí)響應(yīng)招標(biāo)文件。
所以，招標(biāo)文件應(yīng)盡量讓供應(yīng)商讀懂，并準(zhǔn)確理解采購(gòu)人的購(gòu)買(mǎi)意圖，以便于實(shí)質(zhì)性響應(yīng)和編制投標(biāo)文件。
為了使招標(biāo)文件達(dá)到易解性的目的，招標(biāo)人在編制招標(biāo)文件前應(yīng)周密考慮，將方方面面可能的因素都考慮進(jìn)去，把采購(gòu)人的想法、思想、設(shè)計(jì)都提出來(lái)，做到百密不漏。不怕做不到，就怕想不到，特別是在采用二階段招標(biāo)時(shí)，投標(biāo)人更要盡早參與設(shè)計(jì)，更應(yīng)做到詳細(xì)、詳實(shí)。同時(shí)，招標(biāo)文件要以最簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言，把采購(gòu)的目的、采購(gòu)的要求、采購(gòu)的進(jìn)度、采購(gòu)的售后服務(wù)說(shuō)清楚。
完整性 四部分要素須完備無(wú)缺
規(guī)范的招標(biāo)文件必須內(nèi)容完整。我國(guó)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第十八條規(guī)定，“招標(biāo)采購(gòu)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求編制招標(biāo)文件?！闭袠?biāo)文件包括以下內(nèi)容：一是投標(biāo)邀請(qǐng)；二是投標(biāo)人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等）；三是投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格、資信證明文件；四是投標(biāo)報(bào)價(jià)要求、投標(biāo)文件編制要求和投標(biāo)保證金交納方式；五是招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、要求和數(shù)量，包括附件、圖紙等；六是合同主要條款及合同簽訂方式；七是交貨和提供服務(wù)的時(shí)間；八是評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和廢標(biāo)條款；九是投標(biāo)截止時(shí)間、開(kāi)標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)；十是省級(jí)以上財(cái)政部門(mén)規(guī)定的其他事項(xiàng)。
《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》第十七條規(guī)定，“參加政府采購(gòu)活動(dòng)的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)具備政府采購(gòu)法第二十二條第一款規(guī)定的條件，提供下列材料：一是法人或者其他組織的營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證明文件，自然人的身份證明；二是財(cái)務(wù)狀況報(bào)告，依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的相關(guān)材料；三是具備履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力的證明材料；四是參加政府采購(gòu)活動(dòng)前3年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)有重大違法記錄的書(shū)面聲明；五是具備法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件的證明材料?！?/p>
《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第三十條規(guī)定，投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)對(duì)招標(biāo)文件提出的要求和條件做出實(shí)質(zhì)性響應(yīng)。投標(biāo)文件由商務(wù)部分、技術(shù)部分、價(jià)格部分和其他部分組成。
既然投標(biāo)文件由四個(gè)部分組成，而且還要求投標(biāo)文件要按照招標(biāo)文件的要求逐一作出實(shí)質(zhì)性響應(yīng)，那么，招標(biāo)文件也應(yīng)當(dāng)具備四個(gè)要素，即分別也應(yīng)是商務(wù)部分、技術(shù)部分、價(jià)格部分和其他部分。
商務(wù)部分：招標(biāo)人及招標(biāo)項(xiàng)目的基本情況；投標(biāo)邀請(qǐng)；投標(biāo)人須知（包括密封、簽署、蓋章要求等）；投標(biāo)截止時(shí)間、開(kāi)標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)；投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)提交的資格、資信證明文件；評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)效投標(biāo)（投標(biāo)無(wú)效）條款、廢標(biāo)條款；合同主要條款及合同簽訂方式；投標(biāo)文件編制要求及采用的格式等。
技術(shù)部分：項(xiàng)目的情況簡(jiǎn)介；項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、要求和采購(gòu)數(shù)量，包括附件、圖紙等。
價(jià)格部分：各項(xiàng)目的投標(biāo)報(bào)價(jià)及總價(jià)；投標(biāo)保證金交納方式；付款方式的響應(yīng)。
其他部分：采購(gòu)人提出的相關(guān)要求；特殊服務(wù)條件；供應(yīng)商采用聯(lián)合體或分包方式的說(shuō)明及相關(guān)資料。（作者：宋軍）
來(lái)源：政府采購(gòu)信息網(wǎng)
