辦公用品定點采購制度的實踐與思考
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發(fā)布日期：2010年12月21日
辦公用品實行定點采購制度的背景
近年來，全國一些市縣已陸續(xù)將公務會議接待和公務車輛燃油、保險等項目納入政府采購定點管理，取得了顯著成效，但將辦公用品納入政府采購定點管理的卻寥寥無幾。辦公用品主要包括日常辦公消耗品、計算機耗材和印刷品三大類，雖然是低值易耗品，但也是公用支出中一項不小的開支。2008年，寧夏中衛(wèi)市各預算單位辦公用品支出達到418萬元，占公用經費支出總額的5%，其中日常辦公消耗品210萬元，計算機耗材120萬元，印刷品88萬元。對此，預算單位辦公用品若不進行規(guī)范化管理，很容易出現(xiàn)漏洞，滋生腐敗，也在一定程度上直接影響著部門預算的成效。以往各預算單位辦公用品購買使用、資金支付、日常管理等存在諸多弊病，導致辦公經費緊張，財政支出不斷增加。
計劃性不強。絕大部分單位沒有制定相應的管理制度，辦公用品購買沒有計劃，品牌、規(guī)格、檔次沒有統(tǒng)一標準，而且支出也沒有計劃，造成預算難安排，資金難以統(tǒng)籌使用。
日常監(jiān)管困難。單位自行購買辦公用品存在“貓膩”，對一些違紀、違規(guī)現(xiàn)象，財政部門難于進行監(jiān)管。例如一些預算單位與個別供應商形成了固定的“關系戶”，辦公用品從“關系戶”處購買，不管辦公用品質量優(yōu)劣和價格高低，同樣品牌、型號的辦公用品比市場零售價格高出許多。更為嚴重的是存在“搭車”拿其他物品的現(xiàn)象，存在“移花接木”報銷非正常費用問題。凡此種種，成為目前財務管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)。
節(jié)儉意識淡薄。因為沒有制度管理，日常工作中筆類、橡皮等辦公用品隨意棄之不用，清掃工具不長時間就換一個，紙張浪費現(xiàn)象更為嚴重，經常需要大量購買。由于浪費嚴重，很多預算單位經常出現(xiàn)辦公經費不夠用，申請財政追加撥款的情況，影響了部門預算的正常執(zhí)行。
存在賒帳購買。以往購買辦公用品由單位自行支付貨款，一些單位借口經費不夠，長時間拖欠貨款，供應商三番五次上門要錢，既損害了單位的形象，又造成社會輿論對財政部門的誤解。
主要做法
核定預算指標。年初，財政部門編制部門預算時，根據(jù)各預算單位連續(xù)3年公用經費實際支出情況和已出臺的相關政策規(guī)定，按照零基預算和保障機關單位正常運轉的原則核定辦公用品支出定額標準，各預算單位辦公用品定點采購資金嚴格控制在年度預算定額標準內。
制定采購目錄。根據(jù)各預算單位上年實際需要的日常辦公用品品種、規(guī)格、型號等，綜合各方面因素，分類制定辦公用品采購目錄，財政部門每年定期進行公布。
確定定點供應商。政府采購中心根據(jù)公開、公平、公正和競爭的原則，在監(jiān)察、審計、公證、采購辦的全程監(jiān)控下，采取公開招標的方式，對競標供應商資金規(guī)模、經營業(yè)績、供貨能力、服務承諾等方面進行綜合考評，分類擇優(yōu)選定3家定點供應商。定點供應商資格有效期為兩年。
選定供貨供應商。預算單位在確定的供應商中自主選擇定點供應商，并將雙方簽訂的供貨合同送財政部門備案。被選定的供應商隨時上門提供所需用的辦公用品，并無條件提供所必須的售后服務。
商定供貨價格。根據(jù)上年度各單位辦公用品實際購買價格、公開招標時供貨商自報價格和當期市場摸底價格，綜合確定辦公用品定點采購的上限價格。以此為基礎，每季度根據(jù)市場行情變化適度調整上限價格。具體供貨價格由各預算單位與定點供應商在上限價格內協(xié)商確定。
付款方式。在辦公用品支出定額指標內，預算單位每年分兩次定期集中填報辦公用品定點采購清單，并提供經單位領導和主管人員簽字的供貨原始發(fā)票，財政部門審核無誤后，由國庫支付中心按財政支付程序將貨款直接支付給供應商；自籌資金采購的，由采購人與定點供應商結算貨款；超出預算支出定額指標采購的，采購費用超出部分由預算單位自理；在非定點供應商處或單價超過上限價格采購的，采購費用由預算單位自理。
監(jiān)督檢查。財政、監(jiān)察、審計等部門不定期進行檢查，嚴把供應商選擇關、品牌選擇關、價格公示關、質疑投訴關，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。因特殊情況，預算單位購置采購目錄以外的日常辦公用品，經財政部門同意后，預算單位可以自行采購。
特點及成效
辦公用品定點采購是節(jié)儉財政資金的基點，具有公開、統(tǒng)一、省錢、快捷、方便的特點，同時兼顧了“效益”和“效率”兩個目的。將原來部門分散采購集中起來，形成規(guī)模效益，獲得最優(yōu)的價格和最好的服務，既最大限度地節(jié)儉了財政資金，又極大地提高了財政資金的使用效益，有效地保障了各預算單位的自主權益，避免了財政部門與各預算單位之間的摩擦和矛盾。同時，便于財政、審計等監(jiān)管部門日常進行監(jiān)管?？梢哉f定點供貨商是政府部門辦公用品的“配送中心”。通過抽查測算，2009年寧夏中衛(wèi)市市本級預算單位辦公用品定點采購預計節(jié)約資金近40萬元，預算節(jié)約率超過11%以上。目前，整體實踐工作穩(wěn)步運行，并已初見成效。
實現(xiàn)了“一站式”供貨服務，減少了辦公運行成本。各預算單位需用的辦公用品，定點供應商隨時送貨上門、服務上門，基本上滿足了預算單位辦公用品采購的多樣性、時效性。同時，定點供應商免費維修電腦、傳真機、打印機等辦公自動化設備，既減輕了單位購物負擔，又節(jié)儉了辦公支出。
實現(xiàn)了辦公用品集中采購，發(fā)揮了集中規(guī)模采購效益。由以往零星、分散購買統(tǒng)一為集中、定點采購，形成了規(guī)模效益，獲得了最優(yōu)價格和免費服務。通過測算，中衛(wèi)市預算單位辦公用品定點采購綜合價格降低了11.27%，一些價格降幅達到30%以上；同時，定點供應商在限價內公平供貨，保護了各預算單位和供應商的合法權益。
實現(xiàn)了采購資金直接支付，堵塞了財務管理中的漏洞。以往供應商“單線聯(lián)系”供貨，預算單位直接付款，其經濟利益關系非常直接，很容易發(fā)生違紀行為?，F(xiàn)在采購清單由財政部門逐一對照核實后，通過國庫直接支付給供應商，有利于財政部門對供、需雙方進行監(jiān)督，適時掌控部門預算執(zhí)行情況，又有效提高了財政資金的使用效率，同時解決了賒帳采購的問題，此舉得到了定點供應商的普遍贊同。
實現(xiàn)了定點采購公開招標，規(guī)范了確定供應商的行為。經過資質預審的供應商通過公開招標方式，現(xiàn)場就自身企業(yè)的基本概況、資金規(guī)模、經營業(yè)績、供貨能力、售后服務等內容進行介紹和承諾，由各預算單位主管財務、財產管理的領導和經辦人綜合評比打分，分類取前三名為定點供應商，監(jiān)察、審計、公證等部門現(xiàn)場進行全程監(jiān)控，確保了招標過程規(guī)范操作。定點供應商公開招標確定后，無論是各預算單位，還是競標供應商對結果都相當滿意，落選的供應商也心服口服。同時，財政部門統(tǒng)一制作頒發(fā)“中衛(wèi)市辦公用品政府采購定點供應商”牌匾，一方面提高了定點供應商的透明度，便于社會監(jiān)督。另一方面，加大宣傳力度，提高社會認知度。
初步實現(xiàn)了采購資源共享，提升了定點采購的影響力。目前，納入采購目錄中的辦公用品涉及40多個類別，近500個品種。因為品種齊全，價格合理、服務到位，且定點供應商均為本地具有雄厚實力和良好商業(yè)信譽的企業(yè)，本市工商、煙草等區(qū)管單位也在參考實行辦公用品定點采購管理辦法，同時也引起了區(qū)內其他一些市縣的關注，其影響力逐步擴大。
改進的措施
辦公用品定點采購管理制度是政府采購工作的改革和創(chuàng)新，難免存在一些問題，需要采取措施改進和完善。
制定完善相關配套政策制度。在《中衛(wèi)市本級財政預算單位日常辦公用品政府定點采購管理辦法》的基礎上，建立《辦公用品政府定點采購管理實施細則》、《辦公用品政府定點采購資金結算制度》、《辦公用品政府定點采購投訴制度》等配套措施。同時，為了確保辦公用品定點采購管理制度正常運轉，對定點供應商實行動態(tài)管理，建立財政、監(jiān)察、審計、工商等部門聯(lián)席會議制度，加大檢查監(jiān)督力度，重點是檢查辦公用品的質量、價格和服務的滿意度。定點供應商如有違規(guī)行為，被投訴一次，經核實后取消其定點供貨資格。
建立適應市場變化情況的價格調整機制。綜合考慮將常用、通用、量大和質量保證的新產品及時納入采購目錄。根據(jù)財政部和國家發(fā)改委頒發(fā)的《節(jié)能產品政府采購實施意見》等相關規(guī)定，應優(yōu)先考慮節(jié)能產品和環(huán)保產品。同時，要求定點供應商在新區(qū)辦公積聚區(qū)設立“貨物配送中心”，方便各預算單位選擇需用的辦公用品。
積極倡導節(jié)儉使用辦公用品。要求各預算單位建章立規(guī)，制定節(jié)約措施，實行辦公用品申領制度和定量使用制度，切實加強有針對性的勤儉節(jié)約教育，消除“節(jié)約是‘小氣’、浪費是‘大方’、勤儉是‘傻瓜’”等不良認識。充分利用現(xiàn)代化的辦公技術，一些在電腦上使用的公文、在網(wǎng)絡上處理的公務，實行無紙化、無筆化辦公，即可以節(jié)儉支出，又可以提高工作效率。在此基礎上，建立考核評價體系，對積極執(zhí)行辦公用品定點采購制度、管理措施到位以及資金節(jié)約率高的預算單位，給予一定的財政資金補助。
積極探索電子商務交易。加強政府采購信息網(wǎng)絡建設，是今后政府采購發(fā)展的趨勢。充分利用網(wǎng)絡信息平臺方便、快捷、成本低、信息公開化程度高的優(yōu)點，進一步拓展辦公用品定點采購范圍，實現(xiàn)采購效益最大化。
來源：貴州省招標投標網(wǎng)
近年來，全國一些市縣已陸續(xù)將公務會議接待和公務車輛燃油、保險等項目納入政府采購定點管理，取得了顯著成效，但將辦公用品納入政府采購定點管理的卻寥寥無幾。辦公用品主要包括日常辦公消耗品、計算機耗材和印刷品三大類，雖然是低值易耗品，但也是公用支出中一項不小的開支。2008年，寧夏中衛(wèi)市各預算單位辦公用品支出達到418萬元，占公用經費支出總額的5%，其中日常辦公消耗品210萬元，計算機耗材120萬元，印刷品88萬元。對此，預算單位辦公用品若不進行規(guī)范化管理，很容易出現(xiàn)漏洞，滋生腐敗，也在一定程度上直接影響著部門預算的成效。以往各預算單位辦公用品購買使用、資金支付、日常管理等存在諸多弊病，導致辦公經費緊張，財政支出不斷增加。
計劃性不強。絕大部分單位沒有制定相應的管理制度，辦公用品購買沒有計劃，品牌、規(guī)格、檔次沒有統(tǒng)一標準，而且支出也沒有計劃，造成預算難安排，資金難以統(tǒng)籌使用。
日常監(jiān)管困難。單位自行購買辦公用品存在“貓膩”，對一些違紀、違規(guī)現(xiàn)象，財政部門難于進行監(jiān)管。例如一些預算單位與個別供應商形成了固定的“關系戶”，辦公用品從“關系戶”處購買，不管辦公用品質量優(yōu)劣和價格高低，同樣品牌、型號的辦公用品比市場零售價格高出許多。更為嚴重的是存在“搭車”拿其他物品的現(xiàn)象，存在“移花接木”報銷非正常費用問題。凡此種種，成為目前財務管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)。
節(jié)儉意識淡薄。因為沒有制度管理，日常工作中筆類、橡皮等辦公用品隨意棄之不用，清掃工具不長時間就換一個，紙張浪費現(xiàn)象更為嚴重，經常需要大量購買。由于浪費嚴重，很多預算單位經常出現(xiàn)辦公經費不夠用，申請財政追加撥款的情況，影響了部門預算的正常執(zhí)行。
存在賒帳購買。以往購買辦公用品由單位自行支付貨款，一些單位借口經費不夠，長時間拖欠貨款，供應商三番五次上門要錢，既損害了單位的形象，又造成社會輿論對財政部門的誤解。
主要做法
核定預算指標。年初，財政部門編制部門預算時，根據(jù)各預算單位連續(xù)3年公用經費實際支出情況和已出臺的相關政策規(guī)定，按照零基預算和保障機關單位正常運轉的原則核定辦公用品支出定額標準，各預算單位辦公用品定點采購資金嚴格控制在年度預算定額標準內。
制定采購目錄。根據(jù)各預算單位上年實際需要的日常辦公用品品種、規(guī)格、型號等，綜合各方面因素，分類制定辦公用品采購目錄，財政部門每年定期進行公布。
確定定點供應商。政府采購中心根據(jù)公開、公平、公正和競爭的原則，在監(jiān)察、審計、公證、采購辦的全程監(jiān)控下，采取公開招標的方式，對競標供應商資金規(guī)模、經營業(yè)績、供貨能力、服務承諾等方面進行綜合考評，分類擇優(yōu)選定3家定點供應商。定點供應商資格有效期為兩年。
選定供貨供應商。預算單位在確定的供應商中自主選擇定點供應商，并將雙方簽訂的供貨合同送財政部門備案。被選定的供應商隨時上門提供所需用的辦公用品，并無條件提供所必須的售后服務。
商定供貨價格。根據(jù)上年度各單位辦公用品實際購買價格、公開招標時供貨商自報價格和當期市場摸底價格，綜合確定辦公用品定點采購的上限價格。以此為基礎，每季度根據(jù)市場行情變化適度調整上限價格。具體供貨價格由各預算單位與定點供應商在上限價格內協(xié)商確定。
付款方式。在辦公用品支出定額指標內，預算單位每年分兩次定期集中填報辦公用品定點采購清單，并提供經單位領導和主管人員簽字的供貨原始發(fā)票，財政部門審核無誤后，由國庫支付中心按財政支付程序將貨款直接支付給供應商；自籌資金采購的，由采購人與定點供應商結算貨款；超出預算支出定額指標采購的，采購費用超出部分由預算單位自理；在非定點供應商處或單價超過上限價格采購的，采購費用由預算單位自理。
監(jiān)督檢查。財政、監(jiān)察、審計等部門不定期進行檢查，嚴把供應商選擇關、品牌選擇關、價格公示關、質疑投訴關，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。因特殊情況，預算單位購置采購目錄以外的日常辦公用品，經財政部門同意后，預算單位可以自行采購。
特點及成效
辦公用品定點采購是節(jié)儉財政資金的基點，具有公開、統(tǒng)一、省錢、快捷、方便的特點，同時兼顧了“效益”和“效率”兩個目的。將原來部門分散采購集中起來，形成規(guī)模效益，獲得最優(yōu)的價格和最好的服務，既最大限度地節(jié)儉了財政資金，又極大地提高了財政資金的使用效益，有效地保障了各預算單位的自主權益，避免了財政部門與各預算單位之間的摩擦和矛盾。同時，便于財政、審計等監(jiān)管部門日常進行監(jiān)管?？梢哉f定點供貨商是政府部門辦公用品的“配送中心”。通過抽查測算，2009年寧夏中衛(wèi)市市本級預算單位辦公用品定點采購預計節(jié)約資金近40萬元，預算節(jié)約率超過11%以上。目前，整體實踐工作穩(wěn)步運行，并已初見成效。
實現(xiàn)了“一站式”供貨服務，減少了辦公運行成本。各預算單位需用的辦公用品，定點供應商隨時送貨上門、服務上門，基本上滿足了預算單位辦公用品采購的多樣性、時效性。同時，定點供應商免費維修電腦、傳真機、打印機等辦公自動化設備，既減輕了單位購物負擔，又節(jié)儉了辦公支出。
實現(xiàn)了辦公用品集中采購，發(fā)揮了集中規(guī)模采購效益。由以往零星、分散購買統(tǒng)一為集中、定點采購，形成了規(guī)模效益，獲得了最優(yōu)價格和免費服務。通過測算，中衛(wèi)市預算單位辦公用品定點采購綜合價格降低了11.27%，一些價格降幅達到30%以上；同時，定點供應商在限價內公平供貨，保護了各預算單位和供應商的合法權益。
實現(xiàn)了采購資金直接支付，堵塞了財務管理中的漏洞。以往供應商“單線聯(lián)系”供貨，預算單位直接付款，其經濟利益關系非常直接，很容易發(fā)生違紀行為?，F(xiàn)在采購清單由財政部門逐一對照核實后，通過國庫直接支付給供應商，有利于財政部門對供、需雙方進行監(jiān)督，適時掌控部門預算執(zhí)行情況，又有效提高了財政資金的使用效率，同時解決了賒帳采購的問題，此舉得到了定點供應商的普遍贊同。
實現(xiàn)了定點采購公開招標，規(guī)范了確定供應商的行為。經過資質預審的供應商通過公開招標方式，現(xiàn)場就自身企業(yè)的基本概況、資金規(guī)模、經營業(yè)績、供貨能力、售后服務等內容進行介紹和承諾，由各預算單位主管財務、財產管理的領導和經辦人綜合評比打分，分類取前三名為定點供應商，監(jiān)察、審計、公證等部門現(xiàn)場進行全程監(jiān)控，確保了招標過程規(guī)范操作。定點供應商公開招標確定后，無論是各預算單位，還是競標供應商對結果都相當滿意，落選的供應商也心服口服。同時，財政部門統(tǒng)一制作頒發(fā)“中衛(wèi)市辦公用品政府采購定點供應商”牌匾，一方面提高了定點供應商的透明度，便于社會監(jiān)督。另一方面，加大宣傳力度，提高社會認知度。
初步實現(xiàn)了采購資源共享，提升了定點采購的影響力。目前，納入采購目錄中的辦公用品涉及40多個類別，近500個品種。因為品種齊全，價格合理、服務到位，且定點供應商均為本地具有雄厚實力和良好商業(yè)信譽的企業(yè)，本市工商、煙草等區(qū)管單位也在參考實行辦公用品定點采購管理辦法，同時也引起了區(qū)內其他一些市縣的關注，其影響力逐步擴大。
改進的措施
辦公用品定點采購管理制度是政府采購工作的改革和創(chuàng)新，難免存在一些問題，需要采取措施改進和完善。
制定完善相關配套政策制度。在《中衛(wèi)市本級財政預算單位日常辦公用品政府定點采購管理辦法》的基礎上，建立《辦公用品政府定點采購管理實施細則》、《辦公用品政府定點采購資金結算制度》、《辦公用品政府定點采購投訴制度》等配套措施。同時，為了確保辦公用品定點采購管理制度正常運轉，對定點供應商實行動態(tài)管理，建立財政、監(jiān)察、審計、工商等部門聯(lián)席會議制度，加大檢查監(jiān)督力度，重點是檢查辦公用品的質量、價格和服務的滿意度。定點供應商如有違規(guī)行為，被投訴一次，經核實后取消其定點供貨資格。
建立適應市場變化情況的價格調整機制。綜合考慮將常用、通用、量大和質量保證的新產品及時納入采購目錄。根據(jù)財政部和國家發(fā)改委頒發(fā)的《節(jié)能產品政府采購實施意見》等相關規(guī)定，應優(yōu)先考慮節(jié)能產品和環(huán)保產品。同時，要求定點供應商在新區(qū)辦公積聚區(qū)設立“貨物配送中心”，方便各預算單位選擇需用的辦公用品。
積極倡導節(jié)儉使用辦公用品。要求各預算單位建章立規(guī)，制定節(jié)約措施，實行辦公用品申領制度和定量使用制度，切實加強有針對性的勤儉節(jié)約教育，消除“節(jié)約是‘小氣’、浪費是‘大方’、勤儉是‘傻瓜’”等不良認識。充分利用現(xiàn)代化的辦公技術，一些在電腦上使用的公文、在網(wǎng)絡上處理的公務，實行無紙化、無筆化辦公，即可以節(jié)儉支出，又可以提高工作效率。在此基礎上，建立考核評價體系，對積極執(zhí)行辦公用品定點采購制度、管理措施到位以及資金節(jié)約率高的預算單位，給予一定的財政資金補助。
積極探索電子商務交易。加強政府采購信息網(wǎng)絡建設，是今后政府采購發(fā)展的趨勢。充分利用網(wǎng)絡信息平臺方便、快捷、成本低、信息公開化程度高的優(yōu)點，進一步拓展辦公用品定點采購范圍，實現(xiàn)采購效益最大化。
來源：貴州省招標投標網(wǎng)
