如何做好招標業(yè)務工作
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發(fā)布日期：2011年01月11日
在招標工作中，一個很重要的特點就是嚴謹、索碎、溝通很多，程序復雜，在這一過程中如何能夠少出或者不出差錯，保證招標工作的順利進行，這是招標從業(yè)人員需要長期積累的素質，筆者不揣冒味提出一些體會和大家討論。
1、要根據(jù)具體項目情況反復學習相關法規(guī)以加深理解
人們總是抱怨招標法規(guī)太多太亂，但你就是做這項工作的，或者說這就是你的工作，當然你可以大加批判，但做為業(yè)內中人，具體工作中還是要以如何懂法和用法為主要工作。遇到問題就要下點功夫來查法律法規(guī)，不能想當然認為該怎么辦，法規(guī)大概是什么意思，要舍得下點力量查清相關法律法規(guī)的要求，弄清楚法律是怎樣規(guī)定的，法規(guī)有無相關規(guī)定，究竟有沒有相關條款要求？是有一個地方還是有不止一個地方做出規(guī)定，查清之后再研究應當如何執(zhí)行，如果當時招標工作來不及就等不忙時解決這個問題，今天解決一個，明天解決一個，久而久之，你對法律法規(guī)的理解就會加深，你對法律法規(guī)的記憶也會不斷加強，最后你就會對法律法規(guī)的運用游刃有余，只有下了功夫才會有回報。
2、必須反復溝通以統(tǒng)一行動
招標的一個重要特點是法律多，程序多，如何能夠讓招標人、招標代理機構所有相關工作人員統(tǒng)一按招標文件要求的規(guī)定行動，關鍵在反復溝通。通常在編制招標文件的時候招標人的想法和招標代理機構針對這個具體項目特點所做的具體程序要求寫進了招標文件，但這只是招標工作正式開始的第一步，等到開標的時候又過了一段時間，相關的招標人招標代理機構的工作人員及有關領導是否清楚這些規(guī)定？如何貫徹招標文件的具體要求，有無新的情況需要補充細化招標文件的要求？都需要招標項目的負責人及時掌握有關情況，及時向相關領導和工作人員溝通，都知道本次招標的具體程序要求，步調一致的行動，才能保證招標工作順利進行，特別是當本次招標程序有了一些變化時特別需要溝通。
3、接到新項目時要著重分析和以前所做項目的差異性
在接到一個新的項目時，一般習慣性的會考慮自己以前做過的類似項目，看看可否用以前的經(jīng)驗和相關文件套用到新的項目當中，但在這種時候要著重考慮這個項目和以前自己所做過的項目有什么差異性，這種差別有多大，需要做如何考慮？自己已有的經(jīng)驗能否直接應用到這個項目當中，或者這種差異以現(xiàn)有的知識和經(jīng)驗還不足以掌控，需要搜集新的資料、需要做新的了解和研究，補充相關的知識，制定相應的解決辦法，做出適應本項目的招標文件和招標方案。具體說來，從編制招標文件的角度來說，主要從三個方面考慮，一招標程序、二商務條件主要是合同條款、三技術現(xiàn)范。一般說來，技術規(guī)范變化較小時對招標程序和商務條款影響不大，但當招標內容和技術規(guī)范變化較大時商務條款和招標程序就有可能做相應的調整和改變。比如說當設備從單一設備到大型設備到大型成套設備時，就會使招標程序和商務合同條件發(fā)生實質性的變化。
4、招標文件一定是反映招標人、招標代理機構編寫人和招標監(jiān)管人員的共識
如以前所說，招標文件是對于即將開展招標項目的總劇本，是招標人，招標代理機構、招標監(jiān)管機構和投標人共同遵守的小憲法，招標文件的編寫過程并不是招標代理機構編寫人員在閉門造車，而是以編寫人員，或編寫小組，或招標項目小組與招標人和招標監(jiān)管機構形成共識的過程，認識到這一點，就會理解為什么要在編寫過程中反復與招標人溝通，必要時請招標監(jiān)管人員審查并解釋修改再審看再修改溝通直至達成共識。（雖然在很多場合不需要招標監(jiān)管人員審看標書或備案，但某些招標監(jiān)管部門還是在要求審批招標文件，做為招標代理機構還是要按要當?shù)乇O(jiān)管部門的要求執(zhí)行。）由于招標文件是三方達成的共識，所以招標代理機構的編寫人員雖然有時是一個人在和招標人溝通或者和監(jiān)管部門溝通，但你一定切記不是二方的共識而是三方的共識，要在溝通時時時想到不在場的那一方的意見，要在第一時間及時和第三方溝通討論，并和己方的領導及時請示批準重要事項，這樣形成三方共識的文件在執(zhí)行當中才會比較順利。因為是大家的共同理解，在溝通當中既要尊重對方，又要充分表達己方的正確觀點，堅持相關法規(guī)確定的正確的原則。常常出現(xiàn)的問題有：或者是溝通不夠，或者是溝通不全，造成有一方不知道你做出的某項改動，或者是一味遷就某方的意見，沒有溝通到一個正確的原則和方法上去，給執(zhí)行造成了更大的困難或者以后出現(xiàn)后遺癥。
5、審核的必要性
標書編制完成要履行審批手續(xù)，由項目負責人、單位負責人審核，這從形式上是為了將個人意見轉成單位意見，由單位承擔編制責任，更為重要的是使招標文件融入單位整體的智慧和經(jīng)驗。
一項招標文件要具備技術規(guī)范上成熟準確，能夠完整反映招標人的要求，能夠了解國內外相關技術產(chǎn)品發(fā)展領域的最新成果，本著先進、適用、技術成熟、可靠的要求，在現(xiàn)有國際國內技術條件下通過本招標文件的要求，能夠準確篩選出符合要求的投標人。 90av`L/N
在商務要求方面，要求根據(jù)招標人項目實施的總體要求確定工期付款等商務條款，根據(jù)國內外買方和賣方同類產(chǎn)品市場情況確定相應的合同條件。 $Tx,clm4MO
在法律方面，要求招標文件符合招標法，合同法等所有相關的津律法規(guī)，同時又能使招標活動盡可能方便實施，方便操作。
招標文件要達到這三個方面的要求，要求招標文件編制人具備這三個方面的較高的技術、業(yè)務、法學水平，個人水平有限的情況下就要求單位整體達到這一水平，通過審核提高保證招標文件的水平，單位如果也有差距就要整體提高全體人員的素質和水平。
6、標段劃分
招標標段劃分主要考慮三項因素
一、技術上的可行性，如果一座樓施工，你分成二個標段，最后二家來施工肯定無法協(xié)調，這個例子簡單，實際工程項目情況千變萬化，標段劃分道先后技術上分開不同的中標人進行行是否可行方便；
二、經(jīng)濟市場上的可行性，如果技術上可行，但標段太小，沒有投標人應標也不行，經(jīng)濟規(guī)模上要吸引足夠數(shù)量的投標人來參加投標競爭，在本項招標標項目上形成一個招投標的小市場；
三、招標人管理控制力度，因為標段越多，招標開標合同簽屬執(zhí)行工作量越大，所以標段劃分要和招標人的管理體制和管理經(jīng)驗相適應。
標段劃分在《招標采購與專業(yè)實務》4．2中有詳細分析，這里是一個簡單敘述。
7、在評標過程中的時刻待命
開標及評標的過程中，由于招標內容不同，招標人投標人的不同，招標程序、工作安排會有很大差別，招標代理機應當盡可能在開標前研究本次招標的特點，制定相應的工作計劃、人員分工、物資準備，著力控制好每一個關鍵環(huán)節(jié)，以保證整體工作的成功。 nk-|BJ f
在另一方面，再周密的計劃也不能確?？紤]到每一個細節(jié)或變動，這就要求參加工作的每個人要根據(jù)統(tǒng)一的基本崗位分工積極主動的做好各項工作，有的事情看到了就要主動做，或主動協(xié)助他人，實在沒有事情可做，就要在自己的崗位上或便于服務和觀察的地點處于隨時待命裝態(tài)，不能覺得沒有事干就可以休息、聊天、松懈、外出或做其它事情，待命狀態(tài)也是工作。
8、評標專家的現(xiàn)場管理
因為按現(xiàn)行招標相關法規(guī)，評標專家是從專家?guī)祀S機抽取，評標專家的專業(yè)技術水平、職業(yè)道德素質、處事風格、對招標標法規(guī)的了解程度、評標經(jīng)驗也成為隨機狀態(tài)，不能預知，也不一定每次都處于理想狀態(tài)，專家們相互也不一定認識，能否在很短時間組成一個高效率的評標專家組織完成評標工作也成為一項有一定難度的工作，有時比較理想，也有時放任會使評委們很長時間進入不了工作狀態(tài)，使評標工作進度受到影響。所以招標代理機構要在評標工作中發(fā)揮應有的作用。
招標代理機構應當協(xié)助招標人依法組織評標委員會，提交專家抽取申請時要盡可能最大程度符合招標項目對評標工作的具體要求，必要時協(xié)助評委會的工作，以方便評標，招標代理機構應當及時介紹開標投標的有關情況，必要時介紹招標評標相關法規(guī)、評標紀律、招標文件、評標辦法評標內容的要求，使評委能夠在很短時間迅速開展評標工作，保持適當?shù)倪M度，圓滿完成招標人委托的招標評標工作。
9、嚴格程序 不能通融
招標工作講究的就是程序嚴謹，以程序公正做為標志，但往往為一些招標人和投標人所不滿，認為應當照顧，殊不知，照顧了他們就是害了他們，也害了自己，遇到投訴和檢查，你又如何面對的呢？所以要給招標人和投標人講清道理，嚴謹程序是對他們的保護，也是對自己的保護。
10、 為招標人把住法規(guī)關
招標人有時候會提出一些不符合招標相關法規(guī)的要求，有的招標代理機構就會迎合這些要求而不管是否合乎法規(guī)，這樣往往會埋下隱患，甚至當時就做不下去。人家委托你做招標，就是看重你在招標行業(yè)的經(jīng)驗和對招標法規(guī)的了解，招標代理機構就應當為招標人把住法規(guī)關，在招標的各個環(huán)節(jié)上都符合法律法規(guī)特別是招標法規(guī)的要求，在招標過程和后續(xù)完善的工作中對于出現(xiàn)的問題都能夠合規(guī)合法的去解決，不會出現(xiàn)違規(guī)的風險，這樣對招標人、投標人和招標代理機構都有長遠的利益，如果為當時某些人的要求在執(zhí)行法規(guī)方面做了讓步，實際上就會使招標人、投標人和招標代理機構承擔了違規(guī)的風險，也就損害了招標人、投標人和招標代理機構的根本利益直到相關每個人的根本利益?？紤]到這個根本利益就要在招標工作中剛剛有人提出不合理要求時就予以制止，通過做風險提示或合規(guī)解決方案的建議使招標過程保持在合規(guī)的軌道上，要做到這一點，每一個工作人員特別是招標工作的負責人首先要有對工作和對委托人高度的責任心，對每個環(huán)節(jié)都能嚴格操作，認真細致，其次就是較高的工作水平和法規(guī)政策水平，在合規(guī)的前提下完成委托人招標項目。這就要求不斷學習和實踐，提高無止境，只有這樣才能防止類似3500萬天價網(wǎng)站等問題的發(fā)生。
11、 善于打持久戰(zhàn)
一項招標業(yè)務大體分兩個階段，一是承攬階段或者爭取委托階段，二是委托協(xié)議簽訂后招標階段，兩個階段都要準備打持久戰(zhàn)，第一個階段隨著項目進度的深入和競爭者的加入，使得承攬委托的可能性不斷變化，要隨著形勢的變化及時改進方式，不斷提供相應的招標前期服務工作，在協(xié)助招標人項目進度工作中最終獲得招標委托；第二個階段時長時短，有時委托后業(yè)主就想最好是第二天就開標，一切工作盡量往前趕，但也有時隨著項目進度出現(xiàn)了各種因素影響而慢了下來，今天做了一點，過一段時間又要修改，又停一段時間，反反復復拖延很長時間，甚至也有拖黃的時候，這時對招標代理機構和相關項目負責人來說就要有一個打持久戰(zhàn)的心態(tài)和作法，不能著急也不能提不起精神，每一步做的時候都能全力以赴，并且認真考慮前后聯(lián)貫性，每個步驟都做的扎扎實實，不留任何瑕疵，也通過斷斷續(xù)續(xù)的機會認真思考所做工作的優(yōu)劣，必要時加以改正和彌補，使工作做的更周到和細致。就象拍電影，拍的時候一個鏡頭一個鏡頭的拍，總是中斷，但最后看起來是一氣哈成，嘆為天成，沒有停頓和斷續(xù)的感覺。
來源：中國采購與招標網(wǎng)
