讀者來信
貴報于1555期刊發(fā)的《構(gòu)建科學高效業(yè)務(wù)銜接機制》一文對軍隊物資采購分段業(yè)務(wù)管理的介紹，筆者學習后深有啟發(fā)，結(jié)合工作單位情況和多年業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗，撰寫此文交流。文本立足軍隊物資采購業(yè)務(wù)分段管理模式要求和軍隊物資采購機構(gòu)單位人員編制實際，以某單位采購機構(gòu)為例，分析了該模式設(shè)計的基本依據(jù)，介紹了該模式的崗位設(shè)置、職責分工和配套機制，此外，本文還對采購模式分段管理模式中可能出現(xiàn)的問題提出三點應變性措施建議。
分段管理 陽光采購的內(nèi)在要求
建立規(guī)范高效的分段管理采購模式，是提高采購效率效益和規(guī)范化水平的重要途徑。從全軍來看，大單位物資采購機構(gòu)人員編制少，且多根據(jù)所域區(qū)域地理位置特征和保障對象分布等實際情況設(shè)立派出機構(gòu)，相對獨立承擔局部區(qū)域物資采購保障任務(wù)。加之行政管理人員占用編制名額，真正在采購保障一線崗位上的人員更是有限。某大單位物資采購站根據(jù)采購流程特點和分段管理要求，探索形成了"項目負責與分段管理相結(jié)合"的管理模式，有效緩解了"崗多人少"的矛盾。
分段管理是陽光采購的內(nèi)在要求，是近年軍隊物資采購改革的重要成果，是促進依法采購、廉潔采購的重要手段，是探索創(chuàng)新采購管理模式和運行機制的重要前提和出發(fā)點。
規(guī)范公正嚴控采購關(guān)鍵點 采購操作主要關(guān)鍵點有：受領(lǐng)采購任務(wù)、供應商隨機抽取、采購文件編制、評審專家隨機選取、采購評審與組織、合同簽訂、生產(chǎn)檢查、貨物驗收、后續(xù)服務(wù)等環(huán)節(jié)，這些關(guān)鍵節(jié)點要做到相互分離、相互制約，不能一人"包辦到底"，搞一人"說了算"，要置于嚴格監(jiān)督管理之下，不能聽之任之。
對于主要節(jié)點，應成立兩人以上小組共同負責，實行"一崗雙人"，不能讓一個人獨自完成。如果一個人獨自完成某環(huán)節(jié)，缺乏監(jiān)督，容易形成"暗箱操作"；也可以避免遇經(jīng)辦人有事影響后續(xù)業(yè)務(wù)的正常開展；也有利于業(yè)務(wù)人員崗位鍛煉和人才培養(yǎng)。
分合適度兼顧制約與銜接 一人負責到底，會嚴重影響采購的公開性、公正性，極易造成"暗箱操作"，但如果在分段管理過程缺乏科學合理規(guī)劃，缺乏對分段管理內(nèi)核實質(zhì)的把握，純粹為了"分"而"分"，容易造成信息分割、"分"而不"合"，相互掣肘，嚴重影響分段管理的效用發(fā)揮，也影響采購保障效率。
分段管理的目的是陽光透明、規(guī)范高效，"合力"完成采購項目，該"分"的必須"分"，但應兼顧"分"與"合"的有機結(jié)合，相互之間應銜接配合好。從這點來看，"分"是手段，是為了照亮"暗箱"部分，"合"是目的，是為了做到采購流程上"合一"，保障力量上的"合力"，兩者是一致的。
方便用戶提升服務(wù)滿意度 采購重在服務(wù)，難在協(xié)調(diào)，貴在讓用戶滿意。在與用戶協(xié)調(diào)過程中，除技術(shù)、商務(wù)等采購需求本身之外，還需要重點解決兩個問題：一是控制采購速度，不同采購需求的時限性，甚至是同一批次不同物資的區(qū)別都很大，輕重緩急節(jié)奏要把握好，真正了解領(lǐng)會使用單位的需求；二是歸口協(xié)調(diào)匯報，扣除生產(chǎn)過程和駐廠檢查外，一般采購項目從受領(lǐng)采購計劃到貨物驗收交付持續(xù)時間較短，實行分段管理，與使用單位的溝通聯(lián)系，應盡量歸口匯報，避免造成使用單位不知道找誰，或者因環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)導致信息缺失，甚至使用單位需要向不同環(huán)節(jié)經(jīng)辦人多次重申。為此，該物資采購站在實行分段管理過程中，設(shè)置了"項目負責制"，負責具體承辦項目的協(xié)調(diào)匯報和整體安排。
建立配套機制 確保高效運行
該物資采購站"項目負責與分段管理相結(jié)合"的采購管理模式，共設(shè)置"綜合計劃、項目負責、’兩庫’維護、合同管理、檔案資料管理和網(wǎng)上競價"等共6個業(yè)務(wù)崗位類型，建立有"會議通報、交接審核、’五個分開’"等共3項運行機制。
科學設(shè)置業(yè)務(wù)崗位 將采購程序劃分為九個"采購段"，即："采購計劃、采購文件制作、供應商選取、評審專家抽取、評審組織、合同簽訂、貨物驗收、服務(wù)跟蹤和信息公開"。據(jù)此，設(shè)綜合計劃、項目管理、"兩庫"維護、合同管理、檔案資料管理等崗位。
其中，采購計劃受領(lǐng)由采購業(yè)務(wù)領(lǐng)導負責，采購文件制作、評審組織、服務(wù)跟蹤由項目管理業(yè)務(wù)人員負責，供應商選取、評審專家抽取由"兩庫"維護業(yè)務(wù)人員負責，合同簽訂由合同管理業(yè)務(wù)人員負責，信息公開由負責網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)人員負責，貨物驗收不單設(shè)業(yè)務(wù)人員。
合理規(guī)劃職責分工 本著"誰辦公誰負責"、"無監(jiān)督不采購"的原則，對各業(yè)務(wù)崗位進行了職責區(qū)分。采購業(yè)務(wù)領(lǐng)導負責受領(lǐng)采購任務(wù)，設(shè)置采購項目編號，指定項目負責人，跟蹤項目執(zhí)行情況，適時調(diào)整任務(wù)分工。綜合計劃，一般由其中一名項目負責業(yè)務(wù)人員兼任，具體負責編制業(yè)務(wù)臺賬和統(tǒng)計報表，發(fā)售采購文件，通知財務(wù)收退業(yè)務(wù)費用，以及其他未明確具體經(jīng)辦人的臨時事項。項目管理業(yè)務(wù)人員，具體負責采購文書編制、有關(guān)質(zhì)詢疑問解答、現(xiàn)場監(jiān)督人員協(xié)調(diào)、采購評審現(xiàn)場組織、中標（成交）供應商確認、采購活動情況上報，以及期間與使用單位的溝通協(xié)調(diào)、前期的設(shè)計咨詢、售后服務(wù)和跟蹤回訪等。
合同管理業(yè)務(wù)人員，具體負責采購合同草案送審、正式合同簽訂、合同貨款結(jié)算跟蹤協(xié)調(diào)、協(xié)助采購費用收退辦理等；采取授予合同方式簽訂合同的項目，還需負責編發(fā)《授予合同通知書》、催收合同文本。"兩庫"維護業(yè)務(wù)人員，具體負責"兩庫"資源維護拓展、審核上報、抽取使用、考評記錄，并牽頭成立考察小組，抽取使用時，需要成立3人以上抽取小組，邀請紀檢人員參加，并做好記錄存檔。
檔案資料管理業(yè)務(wù)人員，具體負責采購檔案資料的收集核對、整理歸檔和借閱管理；責任區(qū)分上，檔案資料管理業(yè)務(wù)人員負責檔案資料的完整性，項目負責業(yè)務(wù)人員負責檔案資料的催要追收。網(wǎng)上采購業(yè)務(wù)人員，具體負責網(wǎng)上采購操作、采購信息公告審核發(fā)布等，網(wǎng)上采購開標由單位業(yè)務(wù)領(lǐng)導和經(jīng)辦人雙重密鑰打開，并邀請紀檢人員參與監(jiān)督，所有操作行為系統(tǒng)均有日志記錄。項目驗收環(huán)節(jié)，根據(jù)貨物特性、使用單位特點、交貨時間地點等情況，選取行業(yè)專家，臨時組成貨物驗收小組實施驗收。
建立配套運行機制 業(yè)務(wù)銜接是開展分段管理需要重點解決的問題，直接影響到采購保障任務(wù)的完成質(zhì)量，該物資采購站結(jié)合"項目負責與分段管理相結(jié)合"采購管理模式的特點，逐步形成了三項配套機制。
會議通報制度 以會議的形式，項目負責業(yè)務(wù)人員匯報負責的項目進展情況、遇到的矛盾問題以及需要其他分段業(yè)務(wù)人員銜接支持的事項。其主要目的：一是交流經(jīng)驗心得，便于大家學習借鑒、共同提高；二是讓單位業(yè)務(wù)領(lǐng)導掌握情況，便于優(yōu)化任務(wù)的合理分配和力量的調(diào)配使用；三是讓分段業(yè)務(wù)人員了解進度，預有準備，做好任務(wù)銜接。一般每周一次，特殊情況，隨時通報。
交接審核制度 在各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)過程中，做好交接審核，"誰簽字誰負責"，規(guī)范手續(xù)，分清責任，避免出現(xiàn)責任不清、手續(xù)不全、資料不完整等問題。主要關(guān)注：一是"兩庫"抽取，抽取記錄要全，通知確認供應商和專家等要有記錄；二是檔案資料移交，移交要有清單，缺失、遺漏、丟損有責任人，歸檔借閱都要有記錄；三是合同送審簽訂，合同助理員與使用單位、供應商之間的合同草案、正式合同等文件送傳，以及歸檔移交要做好記錄；四是貨物驗收，要完備驗收手續(xù)，明確驗收內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量等，驗收參與方簽字存檔。
"五個分開"制度 在采購中，影響采購公平公正的環(huán)節(jié)要相互分開，具體要做到"五分開"。具體為：一是預算控制與項目承辦分開，項目負責業(yè)務(wù)人員不掌握項目預算；二是標書制作與標書發(fā)售分開，避免項目負責業(yè)務(wù)人員與參與報價供應商碰面；三是標書發(fā)售與供應商抽取分開，避免購買標書的供應商與實際抽取的供應商不一致；四是專家抽取與評審組織分開，確保專家獨立評審；五是合同簽訂與貨物驗收，兩者相互制約、相互印證，避免簽訂"黑白"合同，杜絕貨物驗收蒙混過關(guān)。
靈活應對 克服分段管理弊端
為更好地發(fā)揮"項目負責制與分段管理相結(jié)合"采購管理模式的優(yōu)勢，該物資采購站在運行過程中，加強信息手段支撐，注重業(yè)務(wù)人員的崗位鍛煉和能力培養(yǎng)，充分體現(xiàn)了該管理模式既能發(fā)揮優(yōu)勢又能彌補劣勢的特點，取得了很好的效果。
網(wǎng)絡(luò)信息彌補人力不足 通過網(wǎng)絡(luò)支撐和開發(fā)信息系統(tǒng)平臺，能夠有效提高采購環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)、采購操作的效率和質(zhì)量，可以大量節(jié)省人力，在采購人員相對較少的單位效果更是明顯。該物資采購站建立運行多年的"辦公設(shè)備網(wǎng)上采購系統(tǒng)"，有效提升了規(guī)格型號統(tǒng)一、貨源充足、市場競爭充分的小型辦公設(shè)備、攝錄設(shè)備和家用電器三類項目的采購效率，效果顯著。同時，信息化是促進廉潔規(guī)范、高效采購的有效手段。加強信息化手段的運用，提高采購過程的技術(shù)監(jiān)管手段和力度，使監(jiān)督和管理部門通過網(wǎng)絡(luò)適時掌控和監(jiān)督、檢查、指導。
按人設(shè)崗克服人員變動難題 該物資采購站在"項目負責與分段管理相結(jié)合"的采購管理模式下，立足業(yè)務(wù)人員數(shù)量變化，適時調(diào)整劃分"采購段"，及時對"采購段"進行"分""合"處理，有效解決業(yè)務(wù)人員變動和大項保障任務(wù)需求。比如，人員緊缺的，實行"一崗多責"；人手富足的，適當增加崗位，或加強部分崗位力量。但在組合調(diào)整過程中，必須堅持"五個分開"，比如，項目負責業(yè)務(wù)人員不能擔任自己負責項目的"兩庫"抽取和貨物驗收等，否則，就會回到"一人包辦"的老套路上去。
合理輪崗培養(yǎng)"多面手" 實行內(nèi)部輪崗，既滿足了上級"敏感崗位實行輪換"和"正風保廉"的要求，又解決了采購人員"專業(yè)化"和"留下來"的問題。有利于切斷"利益鏈"，不同的崗位與外界的接觸點不同，在崗時間過長，難免會產(chǎn)生人際關(guān)系熟識和利益關(guān)系糾葛，增加了權(quán)力尋租的隱患，輪崗可以有效阻斷利益鏈；有利于培養(yǎng)"多面手"，多崗鍛煉是培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力的有效手段之一，通過輪崗，讓大家在不同崗位得到鍛煉，有利于培養(yǎng)業(yè)務(wù)的"多面手"，有利于新老業(yè)務(wù)人員有序更替和業(yè)務(wù)技能傳幫帶。
來源： 政府采購信息報 作者：黎克青
