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第一章 總則
第一條 為加強政府采購項目檔案的管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府采購法》和《甘肅省檔案管理條例》等有關規(guī)定，結合實際情況，制定本辦法。
第二條 政府采購項目檔案是指政府集中采購機構和業(yè)務代理機構在進行政府采購項目過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質、磁盤、光盤等不同載體的記錄。
第三條 本辦法適用于全市政府采購部門所有采購項目檔案的收集、整理、移交和管理。
第四條 政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄和史料，有重要的依據(jù)作用，應當依法保存，不得偽造、隱匿或者銷毀。
第五條 政府采購辦公室在進行政府采購項目活動中形成的采購文件及相關記錄，都應歸入政府采購項目檔案管理，以保證檔案資料的真實性、完整性和有效性。
第二章 職責和分工
第六條 執(zhí)行科在政府采購項目執(zhí)行過程中，認真收集并妥善保管采購文件和記錄，合同簽訂完畢三個月內經整理后移交檔案室。
第七條 其他科室涉及采購項目的，必須在辦理過程中認真收集并妥善保管采購文件及記錄，并在辦結完畢的三個月內整理后移交檔案室。
第八條 檔案室負責人負責檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作。并負責定期制作項目歸檔情況明細表，敦促各科室及時移交項目檔案。
第九條 項目檔案移交前由項目負責人和經辦人員對項目檔案的真實性、完整性、有效性負責并妥善保管；項目檔案正式移交后，由檔案員負責管理和提供利用。
第三章 政府采購檔案的內容
第十條 政府采購項目檔案具體包括：
（一） 政府采購的項目委托任務書（或采購項目計劃）。
1、采購計劃申報書；
2、委托書及法人代表授權書；
3、項目預算和資金構成。
4、采購需求清單。
（二） 項目的前期準備材料。
1、采購項目工作計劃書；
2、采購方式的申請批復意見書（公開招標之外方式的應載明原因）；
3、項目招標領導小組及工作小組成員名單；
4、供應商選取名單（條件及原因）；
（三）項目的招標（詢價等）文件材料
1、招標文件的會審記錄及報送政府采購管理部門備案記錄；
2、已發(fā)出采購文件（包括招標、詢價或競爭性談判采購的有關文件、資料、樣本、圖紙等）；
3、已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；
4、采購公告（包括招標公告等）、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函；招標（詢價等）文件的登記記錄，招標文件所刊登的媒體（報刊、網(wǎng)站等）記錄；
5、供應商的考察情況報告或資格審查情況報告；
6、項目標底；
（四）項目的開標文件材料
1、開標會議議程；
2、參加開標會議的簽到名單；
3、接受投標的記錄；
4、開標時間、地點、過程的有關記錄；
5、公開報價（開標）過程記錄；
（五）項目的投標（報價等）文件材料。
1、投標文件的正本（包括投標、報價或競爭性談判采購的文件、資料等）；
2、已提交投標文件的補充、修改或已經撤回的文件記錄；
（六）項目的評審文件材料。
1、項目評標委員會（詢價小組、談判小組）名單及監(jiān)督人員名單；
2、項目評標辦法；
3、評審過程記錄及打分表；
4、評審報告（如項目需要考察，含考察報告）；
5、項目廢標報告及處理意見；
6、項目評審監(jiān)督意見書；
7、公證書；
（七）項目的中標文件材料
1、領導小組對采購結果的決定；
2、采購結果公告記錄（包括預中標通知書、采購結果通知書及相應報刊、網(wǎng)絡記錄）；
（八）項目合同
政府采購項目合同（包括補充、修改、終止執(zhí)行等合同）；
（九）項目的驗收文件材料。
1、政府采購項目驗收報告；
2、政府采購項目反饋報告；
3、委托采購項目完成報告單；
（十）其它文件材料。
1、項目工作總結；
2、項目效益評估書；
3、爭議或糾紛發(fā)生及處理結果，質疑答復、投訴處理決定；
4、其它與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件資料。
第四章 采購檔案的收集、整理
第十一條 采購項目合同簽訂后三個月內，由項目負責人將該項目的全套文件材料進行收集整理。
第十二條 整理的檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄。包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料。
第十三條 項目檔案必須根據(jù)項目的實際操作執(zhí)行的時間順序進行整理。
第十四條 必須保證項目檔案的完整、真實和有效。具體要求：
（一）項目檔案的內容要符合要求，規(guī)范統(tǒng)一；
（二）采購操作中形成的文件材料要齊全完整；
（三）必須是原始件的不能用復印件替代；
（四）文件材料中的簽名、印鑒手續(xù)要齊全；
（五）整理的項目檔案符合質量標準，便于保管和利用。
第十五條 項目檔案不符合要求的，項目負責人應盡快補齊相應材料，保證項目檔案的完整、真實、有效。
第五章 移交及審核
第十六條 項目負責人將項目材料整理完畢后，填寫《采購項目檔案歸檔登記表》，向檔案室移交項目檔案。在本單位檔案室保存期限為為從采購結束之日起至少保存十五年。期滿后向當?shù)貦n案館移交。
第十七條 檔案員對移交的項目檔案編制目錄，并對檔案的完整性、真實性進行審核。如發(fā)現(xiàn)不完整、不真實的情況，在《采購項目檔案歸檔登記表》上填寫審核意見，通知項目負責人補齊相應材料。
第十八條 項目負責人根據(jù)檔案員的審核意見，一周內將相應材料補齊后，交檔案員審核并移交項目檔案。
第十九條 項目檔案通過審核后，項目負責人編制項目檔案目錄連同檔案移交檔案員，并辦理正式移交手續(xù)?！恫少忢椖繖n案歸檔登記表》由檔案員統(tǒng)一保管。
第二十條 各科室及項目負責人應加強未移交檔案的管理，做到安全保管、放置有序、查找方便。
第二十一條 采購檔案需要追加時，由相應承辦人整理相應文件材料，填寫《采購項目檔案歸檔登記表》，說明追加原因及有關項目信息，向檔案室移交項目材料。檔案員審核無誤后，歸入原檔案目錄統(tǒng)一管理。
第六章 歸檔管理
第二十二條 檔案室負責采購項目檔案的貯存和妥善保管，應保證貯存場所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等工作。
第二十三條 檔案員按照歸檔內容要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。并保證項目檔案的標識清晰有效。
第二十四條 采購項目檔案文件材料用紙規(guī)格一律采用國際標準A4紙。大型工程圖紙、設計效果圖、光盤、磁盤等無法裝訂成冊的可在項目檔案中統(tǒng)一編頁，單獨保存。
第二十五條 政府采購項目檔案按照年度項目編號順序進行組卷。卷內文件材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件材料。
第二十六條 政府采購項目檔案的保管期限定為永久和短期兩種。
1、屬于政府采購招標項目，或者有重要意義的采購項目，需長久查考利用的文件材料，列為永久保管。
2、屬于政府采購非招標項目，在較長時期內有查考利用價值的文件材料，列為短期(15年)保管。
第二十七條 政府采購項目檔案的保管期限，從立卷年度算起。
第二十八條 檔案員應在每年的四月份之前對上年度移交的檔案完成立卷、裝訂和編制目錄工作；并制作檔案清冊，列明應管理的檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應保管期限、已保管期限等。檔案清冊應作永久保管。
第七章 檔案的查閱及使用
第二十九條 辦公室工作人員因工作需要，確需查閱或復印政府采購項目檔案，應填寫《項目檔案查閱/復印/借閱登記表》，經本科室負責人簽字后，交檔案員辦理查閱手續(xù)。
第三十條 凡查閱或復印的，必須由檔案員抽調項目檔案，交查閱人查閱。需復印的，由檔案員按指定頁碼復印。
第三十一條 辦公室工作人員因工作需要，確需借閱政府采購項目檔案的，應填寫《項目檔案查閱/復印/借閱登記表》，經中心分管領導簽字后，交檔案員辦理手續(xù)。
借閱項目檔案時間最長不得超過三天。借閱期間，所借檔案的真實性、完整性由借閱人負責。
第三十二條 借閱項目檔案返還時，檔案員必須按頁碼核查項目檔案，并辦理返還手續(xù)。
第三十三條 查閱、復制或者借閱政府采購項目檔案的辦公室工作人員，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換?！?/FONT>
第三十四條 政府采購項目檔案不得外借。非政府采購辦公室工作人員，如需查閱、復印或借閱項目檔案，應填寫《項目檔案查閱/復印登記表》，經政府采購辦公室領導簽字同意后，由檔案員辦理。
第八章 項目檔案的銷毀
第三十五條 保管期滿的政府采購項目檔案，可按以下程序銷毀。
（一）檔案室提出項目檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊。
（二）銷毀意見報辦公室領導同意后，上報經同級政府采購管理部門批準。同時報同級檔案行政管理部門備案。
（三）銷毀政府采購項目檔案時，辦公室應邀請同級政府采購管理部門人員參加現(xiàn)場監(jiān)銷。
（四）監(jiān)銷人在銷毀政府采購項目檔案前，應當認真核對清點銷毀的項目檔案；銷毀后應當在銷毀清冊上簽名。
第九章 其他
第三十六條 政府采購辦公室工作人員違反本規(guī)定，按照內部管理制度和要求進行處理，情節(jié)嚴重的，移送有關部門追究其法律責任。
第三十七條 政府采購項目檔案管理人員工作變動，應辦理檔案及檔案清冊的移交手續(xù)，經辦公室主任簽字認可后，方可辦理交接手續(xù)。
第三十八條 本辦法由酒泉市政府采購辦公室負責解釋。
第三十九條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
