政府采購信息是指與政府采購活動(dòng)相關(guān)的信息。在現(xiàn)代政府采購事業(yè)的發(fā)展中，采購信息直接影響到采購活動(dòng)的效率與質(zhì)量。因此，加強(qiáng)信息管理，是搞好政府采購工作的基本環(huán)節(jié)，特別是在以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為主導(dǎo)的信息時(shí)代，充分運(yùn)用靈活的信息手段，是政府采購科學(xué)化的必然選擇。信息管理主要包括信息收集、信息發(fā)布、信息記錄、信息儲(chǔ)存與信息查閱等項(xiàng)內(nèi)容。
政府采購信息收集
信息收集的內(nèi)容。信息收集的內(nèi)容主要包括以下若干方面：
政府采購法律、法規(guī)資料收集。為規(guī)范政府采購行為，世界各國、國際性組織以及我國中央和地方政府，都制定了關(guān)于政府采購的法律、法規(guī)。最典型的如世界貿(mào)易組織的《政府采購協(xié)議》。無論是采購人還是采購機(jī)構(gòu)，都應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握政府采購方面的法律法規(guī)。我國政府雖然沒有簽署世界貿(mào)易組織《政府采購協(xié)議》，但為了規(guī)范政府采購行為，近幾年來，財(cái)政部先后制定、頒布了多項(xiàng)政府采購管理辦法和相關(guān)規(guī)則，各地方也相應(yīng)出臺(tái)了不少的政府采購地方性法規(guī)。特別是2002年國家正式頒布了《中華人民共和國法》，并圍繞該法還會(huì)出臺(tái)具體的實(shí)施細(xì)則，各地方政府也會(huì)出臺(tái)政府采購目錄標(biāo)準(zhǔn)和采購資金限額標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于從事采購的單位和機(jī)構(gòu)而言，掌握和貫徹這些法規(guī)與政策，是必然的選擇。進(jìn)一步的看，如果中國在時(shí)機(jī)成熟的情況下簽署了《政府采購協(xié)議》，關(guān)于政府采購方面的法律、法規(guī)還將不僅僅限于國內(nèi)，而是必須放寬到國際，政府采購管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立和政府采購工作的開展，必須遵循相關(guān)的國際規(guī)則。目前，我國的政府采購主要是在國內(nèi)市場(chǎng)上進(jìn)行。在這種情況下，各級(jí)政府的采購人和采購機(jī)構(gòu)，都要認(rèn)真學(xué)習(xí)和研究政府采購方面的法律、法規(guī)，掌握相關(guān)政策，準(zhǔn)確地按照法律和規(guī)則辦事。
產(chǎn)品信息收集。由于現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)的飛速發(fā)展，產(chǎn)品品種、生產(chǎn)技術(shù)不斷更新，產(chǎn)品的功能結(jié)構(gòu)與成本也在不斷的變化。因此，科學(xué)的政府采購必須建立在及時(shí)掌握各種產(chǎn)品不斷變化了的信息的基礎(chǔ)之上。采購人或采購機(jī)構(gòu)需要建立產(chǎn)品跟蹤系統(tǒng)，隨時(shí)掌握產(chǎn)品信息的變化動(dòng)態(tài)，并且按照產(chǎn)品的類別、功能、成本、壽命周期、發(fā)展?fàn)顟B(tài)等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，特別是要對(duì)新產(chǎn)品給予充分的關(guān)注。
供應(yīng)商信息收集。供應(yīng)商信息是政府采購信息庫中必不可少的重要內(nèi)容。作為政府采購的供應(yīng)商，其經(jīng)營(yíng)資格、提供貨物和服務(wù)的履約能力、市場(chǎng)信息程度等，都直接關(guān)系到政府采購的成敗，因此，為了保障政府采購的優(yōu)良效果，政府采購不僅需要有一個(gè)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和管理體系，而且還必須不斷跟蹤和了解供應(yīng)商的信息，包括供應(yīng)商的分類、供應(yīng)商實(shí)力的調(diào)查、供應(yīng)商是否轉(zhuǎn)產(chǎn)、破產(chǎn)，供應(yīng)商的資信記錄，等等。對(duì)于供應(yīng)商信息進(jìn)行管理所采用的普遍方法是，在收集到供應(yīng)商的各種信息后，建立相關(guān)的供應(yīng)商信息庫。
采購案例信息收集。政府采購過程同時(shí)也是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)積累的過程，采購人或采購機(jī)構(gòu)在采購中，可能既有成功的經(jīng)驗(yàn)，又有失敗的教訓(xùn)，通過對(duì)政府采購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功的經(jīng)驗(yàn)，避免不必要的失誤。實(shí)際上，世界上許多國家都十分注重政府采購案例的資料整理工作，如美國《商業(yè)日?qǐng)?bào)》政府采購網(wǎng)絡(luò)版中，就有專門的政府采購案例的內(nèi)容，以供社會(huì)和政府刺骨專業(yè)人士查閱和參考。
信息收集的方式
政府采購信息收集工作應(yīng)該配備專門的人員和隊(duì)伍，充分利用采購業(yè)務(wù)活動(dòng)的機(jī)會(huì)與現(xiàn)代化的技術(shù)手段來收集相關(guān)采購信息，其中的主要方式有以下幾種：
開展行業(yè)與新產(chǎn)品信息研究，建立新產(chǎn)品信息調(diào)查隊(duì)伍。通過專門人士長(zhǎng)期跟蹤調(diào)查各種行業(yè)的新產(chǎn)品以及新供應(yīng)商的發(fā)展動(dòng)向，掌握各類產(chǎn)品最新進(jìn)展，包括其功能、技術(shù)規(guī)格、適用范圍、成本狀況等情況。
采購人定期在有關(guān)報(bào)紙和刊物上發(fā)布征集關(guān)于供應(yīng)商和新產(chǎn)品的消息，或者直接向供應(yīng)商發(fā)出詢問單。在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，媒體在收集信息方面具有強(qiáng)大的功能。通過媒體征集，凡是對(duì)政府采購有興趣的供應(yīng)商，都會(huì)積極主動(dòng)地向采購人或采購機(jī)構(gòu)提供其新產(chǎn)品的相關(guān)信息，從而有利于采購人擴(kuò)大其信息收集渠道。另一種方法則是直接向供應(yīng)商發(fā)出詢問單。
利用社會(huì)資料。政府采購的某些信息，直接來源于政府統(tǒng)計(jì)資料和向社會(huì)公開的各種資料。例如，通過政府對(duì)供應(yīng)商情況的統(tǒng)計(jì)，政府相關(guān)的資料認(rèn)證、政府各種檢查結(jié)果、政府部門組織評(píng)選出優(yōu)秀產(chǎn)品或企業(yè)、良好的市場(chǎng)評(píng)價(jià)和社會(huì)評(píng)價(jià)等，都可以了解并掌握相關(guān)采購產(chǎn)品和服務(wù)的信息及其生產(chǎn)企業(yè)的信息。此外，政府采購部門還可以通過媒體、互聯(lián)網(wǎng)等方式獲得國際市場(chǎng)各方面的產(chǎn)品和供應(yīng)商信息。
采購人本身的信息來源。采購人經(jīng)常進(jìn)行各種采購活動(dòng)，在采購活動(dòng)中必然獲得大量的關(guān)于產(chǎn)品和供應(yīng)商的信息。對(duì)于這些信息也應(yīng)該加以整理并充分利用。
信息公開發(fā)布
所謂政府采購信息向社會(huì)公開發(fā)布，就是將政府采購的相關(guān)信息通過公開的方式告之社會(huì)公眾和有關(guān)供應(yīng)商。信息公開發(fā)布是政府采購管理制度中的重要內(nèi)容和組成部分。只有建立完善的政府采購信息發(fā)布制度，政府采購公開、平等、透明、規(guī)范地進(jìn)行才有可能實(shí)現(xiàn)。按照我國政府采購法律制度的規(guī)定，凡是按法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)行的招標(biāo)采購，都需要在政府指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)信息。其他有關(guān)采購有的也要求公開發(fā)布采購信息，有的則可以采取邀請(qǐng)招標(biāo)和訊價(jià)采購的方式。
信息發(fā)布的內(nèi)容
根據(jù)財(cái)政部《政府采購信息公告管理辦法》的規(guī)定，各種政府采購信息公告主要包括以下內(nèi)容：
（1）省級(jí)及省級(jí)以上人大、政府或財(cái)政部門制定頒布的政府采購法律、法規(guī)和制度規(guī)定。
（2）資格預(yù)審的內(nèi)容。資格預(yù)審信息應(yīng)當(dāng)公告下列事項(xiàng)：資格預(yù)審機(jī)關(guān)，資格預(yù)審對(duì)象、范圍和標(biāo)準(zhǔn)，資格預(yù)審所需的相關(guān)資料，送審時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)系方式。
（3）政府采購目錄與集中采購限額標(biāo)準(zhǔn)。省及省以上政府的采購監(jiān)督管理部門有權(quán)規(guī)定政府集中采購目錄及集中采購金額的限額標(biāo)準(zhǔn)。
（4）公開招標(biāo)信息。按照規(guī)定，政府采購招標(biāo)信息包括：招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)名稱，標(biāo)的名稱、用途、數(shù)量、基本技術(shù)要求和交貨日期，開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)，獲取招標(biāo)文件的方法，投標(biāo)截止日期，對(duì)投標(biāo)人的資格要求和評(píng)標(biāo)方法，投標(biāo)語言，聯(lián)系人、地址、郵政編碼、電話及傳真號(hào)碼，以及其他必須要載明的事項(xiàng)。
（5）中標(biāo)信息發(fā)布。招標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，有義務(wù)向社會(huì)公布中標(biāo)結(jié)果，內(nèi)容主要包括：招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)名稱，標(biāo)的名稱，中標(biāo)金額，首次公告日期、媒體名稱，定標(biāo)地點(diǎn)、日期，中標(biāo)人名稱、地址，招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目聯(lián)系人、聯(lián)系方式。
（6）違規(guī)通報(bào)與投訴處理信息。在政府采購過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不同方面的違規(guī)和投訴現(xiàn)象。按照政府采購相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，對(duì)于嚴(yán)重的違規(guī)現(xiàn)象，要通報(bào)批評(píng)，發(fā)布批評(píng)或處罰信息。同時(shí)，對(duì)于政府采購過程中的投訴，要及時(shí)處理，并公布投訴處理信息。
（7）信息變更公告和信息更正公告。對(duì)于采購中發(fā)生的信息改變，招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)有義務(wù)及時(shí)發(fā)布變更公告，向供應(yīng)商或潛在的供應(yīng)商說明信息修正的內(nèi)容及原因，通知新的事項(xiàng)。另一方面，如果采購人或采購代理機(jī)構(gòu)發(fā)布消息有誤，則必須發(fā)布更正信息。
信息發(fā)布方式與媒介
信息公開發(fā)布的方式可以說是多種多樣的，包括各種新聞媒體，如報(bào)刊、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等。伴隨著改革的進(jìn)一步深入和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種新聞媒體也迅速壯大起來，同時(shí)，越來越快的生活、工作節(jié)奏也使人們無暇查看或翻閱所有的媒體和報(bào)紙雜志，這就給政府信息的發(fā)布帶來了較大的困難。如果要求采購人在所有的媒體上發(fā)布信息勢(shì)必會(huì)提高采購成本，給采購單位增加麻煩，甚至抵消了政府采購的意義，而且在現(xiàn)實(shí)生活中，這也是行不通的。因此，世界各國及相關(guān)國際組織，在政府采購信息發(fā)布方式方面，都選擇了在政府指定的媒體上發(fā)布信息這樣一種方式，即采購人的信息必須通過政府采購管理部門指定的媒體發(fā)布，而供應(yīng)商和其他人也主要通過這些媒體來獲取各種政府采購信息。在我國，根據(jù)《政府采購信息公告管理辦法》和有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，發(fā)布政府采購信息的媒體（包括雜志、報(bào)紙和網(wǎng)絡(luò)），由國家財(cái)政部按照相對(duì)集中、受眾分布合理的原則指定。一般來說，省級(jí)政府采購管理機(jī)構(gòu)也可以指定其他報(bào)刊和網(wǎng)絡(luò)等媒體公告信息，但應(yīng)該是在財(cái)政部指定的媒體上發(fā)布信息后，地方規(guī)定才能有效，且發(fā)布的信息內(nèi)容必須一致。需要說明的是，財(cái)政部指定的媒體應(yīng)當(dāng)免費(fèi)刊登和發(fā)布政府采購信息，省級(jí)政府采購部門指定的媒體原則上也應(yīng)該免費(fèi)刊登和發(fā)布政府采購信息。目前財(cái)政部指定的發(fā)布政府采購信息的媒體，已經(jīng)形成了報(bào)紙（《中國財(cái)經(jīng)報(bào)》）、網(wǎng)絡(luò)（《中國政府采購網(wǎng)》）和雜志（《中國政府采購》）三位一體的發(fā)布體系。
信息發(fā)布中的常見問題及管理
在政府采購的各種信息發(fā)布中，各發(fā)布單位都必須保證信息公告內(nèi)容的真實(shí)可靠，沒有虛假、嚴(yán)重誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。由政府指定的媒體，在收到信息公告之日起，應(yīng)該在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布信息公告，并快捷地向訂戶或用戶傳遞政府采購信息。指定媒體發(fā)布的招標(biāo)公告內(nèi)容與招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供的招標(biāo)公告文本不一致，并造成不良影響的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正，重新發(fā)布。但是，在政府采購實(shí)際操作中，信息發(fā)布經(jīng)常會(huì)存在這樣那樣的問題，需要政府采購管理部門及時(shí)監(jiān)督和糾正。政府采購中的采購人或采購機(jī)構(gòu)在信息發(fā)布中，經(jīng)常出現(xiàn)的問題主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：
(1) 依法必須招標(biāo)的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)發(fā)布招標(biāo)公告而不發(fā)布的；
(2) 不在指定媒體依法發(fā)布必須招標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)公告；
(3) 招標(biāo)公告中有關(guān)獲取招標(biāo)文件的時(shí)間和辦法的規(guī)定明顯不合理；
(4) 招標(biāo)公告中以不合理?xiàng)l件限制或排斥潛在投標(biāo)人；
(5) 提供虛假的招標(biāo)公告和證明材料，或者招標(biāo)公告含有欺詐內(nèi)容；
(6) 在兩個(gè)以上媒體發(fā)布同一招標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)公告內(nèi)容明顯不一致。
政府采購指定媒體在信息方面經(jīng)常存在的問題表現(xiàn)為：
（1）違法收取或變相收取招標(biāo)公告發(fā)布費(fèi)用；
（2）無正當(dāng)理由拒絕發(fā)布招標(biāo)公告；
（3）無正當(dāng)理由延誤招標(biāo)公告發(fā)布時(shí)間；
（4）名稱、地址發(fā)生變更后，沒有及時(shí)公布并備案；
（5）其他違法行為。
以上各種現(xiàn)象的存在，在很大程度上影響了政府采購信息發(fā)布制度的貫徹與執(zhí)行，導(dǎo)致政府采購工作陷入信息危機(jī)。實(shí)際上，必須充分認(rèn)識(shí)到，信息披露與發(fā)布在政府采購規(guī)范操作中，是一個(gè)極為重要和關(guān)鍵的問題。沒有嚴(yán)格規(guī)范的信息發(fā)布制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范的政府采購操作就沒有可能。
財(cái)政部作為我國政府采購信息公告的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全國政府采購信息的發(fā)布工作。各省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單列市財(cái)政部門中的政府采購管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本地區(qū)政府采購信息公告的監(jiān)督管理工作。各級(jí)政府采購管理機(jī)構(gòu)有責(zé)任依據(jù)《政府采購信息公告管理辦法》的規(guī)定，對(duì)采購信息發(fā)布中存在的各種違規(guī)現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理并予以糾正和懲罰。具體的處罰措施包括：發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為立即給予警告并責(zé)令其改正；造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任；給予行政通報(bào)批評(píng)；取消相關(guān)資格，等等。
政府采購信息記錄與保存
在政府采購過程中，必然會(huì)產(chǎn)生大量程序、過程方面的具有法律效力的文件與資料信息，具體包括政府采購活動(dòng)記錄、政府采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料等。政府采購文件是整個(gè)政府采購過程的客觀反映，涉及政府采購當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)和切身利益，反映采購活動(dòng)的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，并且經(jīng)過采購當(dāng)事人的一方或雙方的許可，有的還經(jīng)過監(jiān)督管理部門的批準(zhǔn)或由其直接做出，因此一經(jīng)做出就具有法律效力。按照政府采購“公開、公平、公正”的原則要求，政府采購中產(chǎn)生的文件與資料，應(yīng)當(dāng)依法保存，以備監(jiān)督檢查，處理糾紛，履行合同和進(jìn)行評(píng)估時(shí)使用。只有將政府采購文件保存下來并依法應(yīng)有關(guān)方面的要求向其公開，才能使采購當(dāng)事人特別是采購人的行為置于監(jiān)督之下，促使其嚴(yán)格依照法律、法規(guī)的規(guī)定的辦事，公平、公正地對(duì)待每個(gè)供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)政府采購市場(chǎng)充分有效的競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)而提高政府采購的質(zhì)量和效率。對(duì)此，我國《政府采購法》對(duì)政府采購信息、文件的記錄和保存有明確的規(guī)定：“采購人、采購代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購項(xiàng)目每項(xiàng)采購活動(dòng)的采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期為從采購結(jié)束之日起至少保存15年?！?/FONT>
信息記錄與保存的內(nèi)容
政府采購信息記錄主要包括政府采購文件與政府采購過程記錄兩方面。其中政府采購文件包括：政府采購計(jì)劃、政府采購預(yù)算的原件與批復(fù)資料、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料等。
對(duì)于政府采購活動(dòng)的過程，為了能夠有效地進(jìn)行監(jiān)督和管理，至少應(yīng)當(dāng)記錄、保存下列內(nèi)容：
（1）政府采購項(xiàng)目的類別、名稱，采購的功能要求、規(guī)格和數(shù)量等；
（2）政府采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格、采購合同的簽約人；
（3）采用的政府采購方式及選擇這種方式的依據(jù)與原因；
（4）邀請(qǐng)、審查和選擇供應(yīng)商的條件及原因；
（5）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；
（6）如果有廢標(biāo)情況，記錄廢標(biāo)的情況與原因；
（7）采用招標(biāo)以外其他采購方式的，應(yīng)進(jìn)行專門的記錄，并說明原因。
此外，為了加強(qiáng)政府采購工作的責(zé)任感，應(yīng)該將政府采購活動(dòng)的主持人、相關(guān)參與人員，特別是評(píng)委會(huì)的組成人員等，都記錄在案并予以保存。
信息存儲(chǔ)與查閱
政府采購之所以要記錄各種相關(guān)信息，目的就是為了有效保存，為社會(huì)各方面的監(jiān)督和查閱提供便利條件。因此，政府采購信息的存儲(chǔ)和建立方便快捷的查詢系統(tǒng)是十分必要的。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，政府采購最重要的信息存儲(chǔ)和查閱方式就是電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
政府采購信息管理部門通過建立政府采購專業(yè)網(wǎng)站，可以充分發(fā)揮網(wǎng)上收集信息、存儲(chǔ)信息、發(fā)布信息的功能作用。同時(shí)，由于政府采購的信息具有相當(dāng)?shù)墓_性，因此，可以為政府采購管理部門的監(jiān)督檢查和社會(huì)公眾的查閱提供方便。隨著電子技術(shù)的發(fā)展和普及，采購人和采購機(jī)構(gòu)不僅可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資料的查閱，還可以直接實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購。
來源：中國政府采購網(wǎng)
