除了集中采購(gòu)項(xiàng)目以外，各單位還存在大量的限額以下目錄以外的自行采購(gòu)項(xiàng)目，特別是為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)的部門，如涉及維修、保潔、辦公用品、零星的綠化保養(yǎng)，甚至物業(yè)管理等，而且由于單位內(nèi)部處室較多，購(gòu)買物品各自為政，增加了管理難度。為有效改變傳統(tǒng)的物資供應(yīng)服務(wù)方式，防止和克服多頭采購(gòu)、重復(fù)采購(gòu)等不良現(xiàn)象，提高內(nèi)部物品管理的透明度，提升各級(jí)政府機(jī)關(guān)的理財(cái)水平，在單位內(nèi)部也應(yīng)實(shí)行物資購(gòu)買集中采購(gòu)制度。
內(nèi)部 集中采購(gòu)范圍及采購(gòu)形式
內(nèi)部集中采購(gòu)涉及的范圍應(yīng)該涉及所有的有采購(gòu)需求的部門處室以及工作人員。把這些分散的采購(gòu)需求集中在一個(gè)部門進(jìn)行采購(gòu)，對(duì)固定標(biāo)準(zhǔn)物品進(jìn)行存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行領(lǐng)用分配，把好采購(gòu)與領(lǐng)取關(guān)，可謂一舉兩得。
年度《政府集中采購(gòu)目錄及政府采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)和公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)》未規(guī)定且限額以下的項(xiàng)目，包括辦公用品、物資、設(shè)備等，一律由單位設(shè)立的集中采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。采購(gòu)形式有統(tǒng)一采購(gòu)集中倉(cāng)儲(chǔ)、應(yīng)急采購(gòu)、特殊采購(gòu)等組成。內(nèi)部集中采購(gòu)應(yīng)以統(tǒng)一倉(cāng)儲(chǔ)集中采購(gòu)為主，應(yīng)急采購(gòu)、特殊采購(gòu)為輔。
統(tǒng)一采購(gòu)集中倉(cāng)儲(chǔ)。對(duì)于通用的辦公用品和易損耗類的維修保潔等類物品，綜合考慮領(lǐng)導(dǎo)要求、實(shí)際需要、個(gè)性化需求等特點(diǎn)，由集中采購(gòu)部預(yù)先購(gòu)買，集中倉(cāng)儲(chǔ)。有需要的單位和個(gè)人憑借領(lǐng)導(dǎo)的審批單及時(shí)領(lǐng)用，但對(duì)于辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和間隔期要做出具體規(guī)定，必要時(shí)可以規(guī)定一年內(nèi)的最高限額，同時(shí)還要正確處理好一些潛在矛盾。
應(yīng)急采購(gòu)是指?jìng)}庫(kù)沒有物資儲(chǔ)備，而由于臨時(shí)需要必須盡快完成的采購(gòu)，由于時(shí)間緊，要求急，不能按照固定的程序完成，只能按照領(lǐng)導(dǎo)要求急事急辦。這類采購(gòu)項(xiàng)目要求采購(gòu)人員快速反應(yīng)，考驗(yàn)的是工作素養(yǎng)和辦事效率。
特殊采購(gòu)是指專門使用的特殊設(shè)備和物資的采購(gòu)項(xiàng)目。由于供應(yīng)商相對(duì)固定，集中采購(gòu)部對(duì)于信息的掌握不充分，使用人要及時(shí)提供相關(guān)信息；集中采購(gòu)部也要及時(shí)跟蹤市場(chǎng)信息，在滿足使用人要求的前提下，盡量多地掌握供應(yīng)商信息，確保采購(gòu)充分競(jìng)爭(zhēng)，價(jià)格合理，質(zhì)量可靠。
倉(cāng)儲(chǔ)管理
對(duì)于統(tǒng)一采購(gòu)集中倉(cāng)儲(chǔ)的辦公用品和易損耗的物品，要配備環(huán)境好，功能相對(duì)齊全的專用倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存。
倉(cāng)儲(chǔ)管理要對(duì)物資的來龍去脈記錄清晰，入庫(kù)登記和發(fā)貨登記賬薄要清晰。入庫(kù)登記首先要對(duì)儲(chǔ)存物品逐項(xiàng)分類登記，分類存放，物品的型號(hào)、規(guī)格數(shù)量，價(jià)格，購(gòu)買時(shí)間，購(gòu)買地點(diǎn)，購(gòu)買人，入庫(kù)移交人等都要記載清楚；發(fā)貨時(shí)必須要有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的領(lǐng)取單，要記錄物資的詳細(xì)走向，每年6月底與12月底要進(jìn)行帳實(shí)相符情況進(jìn)行檢查。
領(lǐng)用制度
有需求的處室部門和個(gè)人憑借領(lǐng)導(dǎo)審批過的領(lǐng)取單，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取所需用品。倉(cāng)庫(kù)保管員要妥善保存領(lǐng)取單，進(jìn)行電子與紙質(zhì)雙重匯總，紙質(zhì)領(lǐng)取單的匯總是原始憑證，是倉(cāng)庫(kù)管理的重要資料，而電子匯總資料，是進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析與分類篩選的重要內(nèi)容，便于領(lǐng)導(dǎo)直觀地掌握年度物資的動(dòng)態(tài)信息，有利于進(jìn)行跨年度的信息分析，對(duì)于科學(xué)決策有較為深刻的影響。
為防止因領(lǐng)用而出現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象，對(duì)耐用物品的領(lǐng)取要實(shí)行數(shù)量與時(shí)限上的控制，要研究出臺(tái)這方面的規(guī)章制度，任何人不得違背制度而濫領(lǐng)、多領(lǐng)。
倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)做好領(lǐng)取登記工作，這項(xiàng)工作是保證集中采購(gòu)成效的重要環(huán)節(jié)，因個(gè)人需求而領(lǐng)用的，領(lǐng)取人要簽字并注明領(lǐng)取時(shí)間和數(shù)量；因單位需要而領(lǐng)取物品的，除上述要求外，還要注明使用地點(diǎn)和用途等。
監(jiān)督措施
集中采購(gòu)部所有工作人員和參與集中采購(gòu)的人員應(yīng)自覺接受群眾的監(jiān)督，對(duì)于上述人員任何有關(guān)濫用職權(quán)、徇私舞弊的情況，任何人都可以向單位紀(jì)檢組進(jìn)行舉報(bào)；每半年一次公布集中采購(gòu)物品領(lǐng)取情況，包括采購(gòu)物品的規(guī)格型號(hào)、購(gòu)買時(shí)間和地點(diǎn)、價(jià)格和數(shù)量，領(lǐng)取人的情況，物資的使用情況，接受群眾監(jiān)督。
來源：政府采購(gòu)信息報(bào)
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