數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)采購(gòu)模式不斷受到?jīng)_擊，通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)實(shí)現(xiàn)合法依規(guī)、高效管理、開(kāi)源節(jié)流已成為企業(yè)采購(gòu)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必經(jīng)之路。某國(guó)企采用“互聯(lián)網(wǎng)+”運(yùn)營(yíng)模式，搭建了一個(gè)集物料編碼、供應(yīng)商管理、采購(gòu)過(guò)程管理、倉(cāng)庫(kù)管理等模塊一體化的綜合性電子采購(gòu)平臺(tái)，助力企業(yè)采購(gòu)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景
（一）順應(yīng)數(shù)字化趨勢(shì)，貫徹落實(shí)國(guó)家政策
2015年，國(guó)務(wù)院制定并發(fā)布了《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)＋”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，要求積極利用電子商務(wù)平臺(tái)優(yōu)化采購(gòu)、分銷體系，提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率。2021年6月，商務(wù)部發(fā)布《“十四五”商務(wù)發(fā)展規(guī)劃》，提出打造數(shù)字商務(wù)新優(yōu)勢(shì)，探索運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析，加快構(gòu)建數(shù)字技術(shù)輔助商務(wù)決策機(jī)制。同時(shí)，隨著國(guó)資委采購(gòu)監(jiān)管體系日漸成熟，監(jiān)管手段日漸完善，但仍有國(guó)企采購(gòu)信息披露不及時(shí)、監(jiān)管制度失位等問(wèn)題。在這樣的大背景下，企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)采購(gòu)?fù)该骰?、集成化尤為重要?/p>
（二）構(gòu)建采購(gòu)管理平臺(tái)，打造合作共贏供應(yīng)鏈
采購(gòu)管理是供應(yīng)鏈生態(tài)中的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)降本增效、整合資源的重要通道，是內(nèi)外部交流協(xié)同的重要窗口。構(gòu)建高效、便捷、集中、統(tǒng)一的采購(gòu)管理平臺(tái)，推動(dòng)采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，縱向連接采購(gòu)企業(yè)、代理機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、評(píng)審專家等多角色，橫向打通工商信息系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程閉環(huán)運(yùn)行，將大幅推進(jìn)合作共贏供應(yīng)鏈的形成，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)降本增效，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力。
（三）貫徹陽(yáng)光采購(gòu)要求，提高采購(gòu)合規(guī)性
國(guó)有企業(yè)采購(gòu)規(guī)模龐大，采購(gòu)品類復(fù)雜，同時(shí)鑒于國(guó)有企業(yè)的公共屬性，采購(gòu)管理已是審計(jì)、巡視、專項(xiàng)檢查的重點(diǎn)對(duì)象，因此必須保證采購(gòu)全過(guò)程的合法依規(guī)、公平公正。目前企業(yè)采購(gòu)流程不統(tǒng)一、供應(yīng)商資源分散、決策缺乏數(shù)據(jù)支撐、采購(gòu)管理人為影響因素較多、物料編碼不統(tǒng)一等管理痛點(diǎn)難點(diǎn)，直接影響采購(gòu)管理的合規(guī)性及規(guī)范性。通過(guò)建立統(tǒng)一的采購(gòu)管理平臺(tái)，加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)勢(shì)在必行。
二、采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)方案
為解決國(guó)有企業(yè)傳統(tǒng)采購(gòu)模式下的諸多問(wèn)題，搭建一個(gè)集物料編碼、供應(yīng)商管理、采購(gòu)過(guò)程管理、倉(cāng)庫(kù)管理等模塊于一體的綜合性電子采購(gòu)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理從采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)實(shí)施、合同簽訂、合同執(zhí)行、到貨驗(yàn)收等全流程數(shù)字化，促進(jìn)企業(yè)采購(gòu)管理全生命周期合法依規(guī)、效率提升、優(yōu)化成本的目標(biāo)達(dá)成，助力企業(yè)采購(gòu)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
（一）架構(gòu)設(shè)計(jì)
采購(gòu)平臺(tái)集成國(guó)企總部及各二級(jí)單位的各管理層級(jí)用戶、外部供應(yīng)商等角色，搭建領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙、門(mén)戶網(wǎng)站、業(yè)務(wù)功能、基礎(chǔ)功能四大模塊，具體包含11項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)功能、18項(xiàng)綜合管理功能，覆蓋企業(yè)采購(gòu)管理各線條，并實(shí)現(xiàn)與第三方系統(tǒng)的互聯(lián)互通（見(jiàn)圖1）。
（二）功能設(shè)置
1.門(mén)戶網(wǎng)站
門(mén)戶網(wǎng)站是整個(gè)平臺(tái)系統(tǒng)的門(mén)戶和對(duì)外服務(wù)的窗口，起著重要的信息交互作用，它既是交易管理的窗口，也是各類相關(guān)單位上報(bào)數(shù)據(jù)的通道，又是采購(gòu)交易相關(guān)經(jīng)營(yíng)主體開(kāi)展業(yè)務(wù)的統(tǒng)一入口。采購(gòu)平臺(tái)門(mén)戶網(wǎng)站設(shè)置采購(gòu)公告、多角色登錄入口、失信供應(yīng)商公示、物資商城、政策法規(guī)、幫助中心等模塊，實(shí)現(xiàn)各角色與采購(gòu)業(yè)務(wù)的有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)采購(gòu)的透明度和公信力。
2.物料編碼
建立統(tǒng)一的物料編碼體系，準(zhǔn)確地銜接需求和采購(gòu)，是打通采購(gòu)全流程的基礎(chǔ)手段，是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)數(shù)據(jù)集成的重要條件，是采購(gòu)平臺(tái)取得成效的關(guān)鍵核心，可有效優(yōu)化庫(kù)存、減少資金積壓、避免重復(fù)性采購(gòu)。設(shè)定統(tǒng)一的“物料分類代碼+明細(xì)流水碼”的編碼原則，根據(jù)規(guī)則錄入物料關(guān)鍵信息后自動(dòng)生成物料編碼，組建物料編碼專家組對(duì)新增編碼進(jìn)行分品類審核，通過(guò)后自動(dòng)錄入物料檔案編碼庫(kù)，形成“一物一碼”，并貫穿采購(gòu)全生命周期。
3.采購(gòu)管理
通過(guò)流程配置、系統(tǒng)集成等多種形式，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)從需求立項(xiàng)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)實(shí)施、合同簽訂、合同執(zhí)行等全流程的數(shù)字化，既保證采購(gòu)合法依規(guī)高效，又能最大限度地實(shí)現(xiàn)性價(jià)比最優(yōu)，全生命周期成本最低。采購(gòu)需求部門(mén)根據(jù)需求類型及緊急程度進(jìn)行分類提報(bào)，采購(gòu)平臺(tái)根據(jù)物料編碼自動(dòng)核實(shí)庫(kù)存情況，庫(kù)存充足物料通知需求部門(mén)進(jìn)行領(lǐng)料，庫(kù)存不足的物料生成采購(gòu)任務(wù)。采購(gòu)崗根據(jù)各類采購(gòu)申請(qǐng)統(tǒng)籌安排采購(gòu)實(shí)施時(shí)間，選擇合理的采購(gòu)方式，完成“發(fā)標(biāo)－評(píng)標(biāo)－定標(biāo)”等過(guò)程后進(jìn)行合同簽訂，并建立合同執(zhí)行模塊，實(shí)時(shí)跟蹤合同履約情況，形成采購(gòu)閉環(huán)（見(jiàn)圖2）。
4.供應(yīng)商管理
建立資料詳實(shí)、功能齊全的供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商資源實(shí)現(xiàn)共享，有效縮短采購(gòu)過(guò)程，將采購(gòu)人力資源從繁重的供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理中解放出來(lái)。通過(guò)第三方身份認(rèn)證系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別供應(yīng)商工商信息，嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)商資格審查及履約評(píng)價(jià)流程，建立多維度供應(yīng)商管理和供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，通過(guò)評(píng)價(jià)考核進(jìn)行等級(jí)劃分，建立合格供應(yīng)商名錄管理功能和黑名單管理功能，從而對(duì)供應(yīng)商資源進(jìn)行不斷優(yōu)化和分層，聚合優(yōu)質(zhì)供應(yīng)資源為企業(yè)提供服務(wù)。
5.倉(cāng)庫(kù)管理
通過(guò)物料編碼平臺(tái)及采購(gòu)全過(guò)程數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)物資出入庫(kù)的智能化管理和采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)的全生命周期跟蹤。依據(jù)物料編碼關(guān)聯(lián)訂單和申領(lǐng)信息，通過(guò)PC端、APP端，實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收、入庫(kù)、申領(lǐng)、出庫(kù)、退庫(kù)批量操作，提高作業(yè)效率。同時(shí)，構(gòu)建可視化的倉(cāng)庫(kù)物資一覽圖，將物資貨位、庫(kù)存信息等呈現(xiàn)在展示終端，圖形化展示倉(cāng)庫(kù)物資信息，精準(zhǔn)物資分類，分析庫(kù)存結(jié)構(gòu)和備品備件，強(qiáng)化物采管控力度，最大程度降低重復(fù)采購(gòu)，降低采購(gòu)成本。
6.物資商城
針對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)性物資的需求散雜、供應(yīng)商分散、談判能力弱、訂單執(zhí)行協(xié)同耗時(shí)、對(duì)賬難等問(wèn)題，搭建物資商城，推動(dòng)店鋪訂單式采購(gòu)和自動(dòng)對(duì)賬。物資商城共支持兩種采購(gòu)模式，一是通過(guò)總部集中采購(gòu)，統(tǒng)簽框架協(xié)議，企業(yè)通過(guò)物料編碼自動(dòng)匹配框架協(xié)議，實(shí)現(xiàn)物資的快速下單；二是對(duì)接第三方電商或工業(yè)品平臺(tái)，在線發(fā)布及維護(hù)商品信息，一步實(shí)現(xiàn)電商直購(gòu)、自動(dòng)三方比價(jià)等功能，提高零星物資的采購(gòu)效率。
7.領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙
根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)、總部管理部門(mén)層級(jí)、總部領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)等不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的需求，通過(guò)多維度、多類型、深層鉆取的各種綜合的圖表，形象展示招標(biāo)投標(biāo)進(jìn)度、采購(gòu)排行榜、倉(cāng)庫(kù)物資、合同簽約、供應(yīng)商組成、今日采購(gòu)情況、累計(jì)采購(gòu)情況等關(guān)鍵指標(biāo)，直觀反映采購(gòu)管理及企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況，并可以對(duì)關(guān)鍵指標(biāo)實(shí)現(xiàn)預(yù)警和數(shù)據(jù)分析，為不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。
8.線上評(píng)審
搭建線上評(píng)審系統(tǒng)，使用信息化、數(shù)字化手段規(guī)避因評(píng)審專家的人為疏忽導(dǎo)致的工作瑕疵，同時(shí)通過(guò)固化評(píng)審流程、全過(guò)程線上錄像等手段規(guī)避廉潔風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)采購(gòu)評(píng)審過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)化。采購(gòu)項(xiàng)目自動(dòng)推送至線上評(píng)審系統(tǒng)，評(píng)審前組建評(píng)審專家組，依據(jù)提前設(shè)置的評(píng)審辦法，評(píng)審專家按既定流程進(jìn)行評(píng)審打分，同時(shí)建立供應(yīng)商、評(píng)審專家的交互入口，實(shí)現(xiàn)線上談判磋商。評(píng)審結(jié)束后自動(dòng)生成評(píng)審報(bào)告及成交結(jié)果，實(shí)現(xiàn)評(píng)審全流程的線上化。
9.手機(jī)客戶端
圍繞整個(gè)采購(gòu)交易過(guò)程建設(shè)手機(jī)客戶端，采購(gòu)人員通過(guò)移動(dòng)客戶端實(shí)時(shí)掌握采購(gòu)動(dòng)態(tài)，提供采購(gòu)公告、采購(gòu)管理、供應(yīng)商管理、物料編碼、倉(cāng)庫(kù)管理等各功能版塊信息的查詢功能，同時(shí)支持通過(guò)手機(jī)移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)在線審批、在線出入庫(kù)、在線采購(gòu)申請(qǐng)、在線評(píng)審等功能，規(guī)避因地域限制而導(dǎo)致的采購(gòu)業(yè)務(wù)延遲等現(xiàn)象，以便提高采購(gòu)效率。
10.第三方系統(tǒng)集成
通過(guò)系統(tǒng)之間的連接融合實(shí)現(xiàn)信息交換與共享，使企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間、企業(yè)與供應(yīng)商之間能夠從統(tǒng)一的協(xié)作空間訪問(wèn)所需的業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作，打破信息孤島，有效避免系統(tǒng)間信息傳導(dǎo)性差、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)執(zhí)行脫節(jié)的現(xiàn)象，提升采供體系運(yùn)營(yíng)的協(xié)同性和協(xié)作效率。通過(guò)與預(yù)算、報(bào)銷系統(tǒng)的集成實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本控制；通過(guò)與天眼查等工商信息查詢系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基本資質(zhì)的自動(dòng)審核；通過(guò)與短信、郵件系統(tǒng)的集成實(shí)現(xiàn)待辦提醒及關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)警；通過(guò)與第三方電商平臺(tái)的集成實(shí)現(xiàn)零星物資的快速下單。
三、采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)成效
某國(guó)企歷經(jīng)11個(gè)月的建設(shè)，采購(gòu)平臺(tái)上線運(yùn)行4個(gè)月，企業(yè)總部及下屬單位均已將采購(gòu)管理切換至線上平臺(tái)，已建立10000余條物料編碼，完成700余項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目，2000余個(gè)注冊(cè)供應(yīng)商，采購(gòu)線上審批效率較上線前提高50%，通過(guò)價(jià)格回溯機(jī)制節(jié)省采購(gòu)資金約10%。采購(gòu)平臺(tái)的上線運(yùn)行有效推進(jìn)了企業(yè)采購(gòu)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)了向管理要效益。
（一）規(guī)范采購(gòu)流程，推動(dòng)采購(gòu)管理升級(jí)
依據(jù)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化制度體系，搭建流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化的采購(gòu)平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)有采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化、優(yōu)化，形成一套規(guī)范的采購(gòu)管理模式，有效提高了企業(yè)的采購(gòu)合規(guī)性及采購(gòu)效率。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全流程在線化，各采購(gòu)環(huán)節(jié)無(wú)縫銜接，采購(gòu)業(yè)務(wù)結(jié)束后一鍵集成采購(gòu)全過(guò)程資料，數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，讓每個(gè)決策有據(jù)可查、可追溯，提高了企業(yè)的采購(gòu)整體管控能力。
（二）拓寬尋源范圍，促進(jìn)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)
通過(guò)建立統(tǒng)一的采購(gòu)門(mén)戶，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息的公開(kāi)、公平、透明，廣泛尋源，打破區(qū)域壁壘，整合分散的供應(yīng)商資源，企業(yè)間共享供應(yīng)商資源庫(kù)。同時(shí)建立統(tǒng)一的供應(yīng)商管理和績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰，促進(jìn)供應(yīng)商之間的良性競(jìng)爭(zhēng)，讓采購(gòu)更安全高效。
（三）在線監(jiān)督管理，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)
通過(guò)采購(gòu)平臺(tái)配置，固化采購(gòu)流程，如工程建設(shè)項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算超過(guò)依法必須招標(biāo)線，自動(dòng)選擇招標(biāo)采購(gòu)方式；成交金額超過(guò)項(xiàng)目概算，自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批，最大限度地減少人為干預(yù)，規(guī)避因人員能力不足而產(chǎn)生的不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)推行采購(gòu)全流程監(jiān)管模式，紀(jì)檢監(jiān)督人員通過(guò)可留痕、可追溯的日志功能隨時(shí)抽檢采購(gòu)項(xiàng)目，并通過(guò)在線評(píng)標(biāo)功能對(duì)評(píng)審過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)，保證采購(gòu)?fù)该?、公正、廉潔?/p>
（四）建立價(jià)格回溯機(jī)制，降低采購(gòu)成本
發(fā)揮國(guó)企規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)公開(kāi)透明的采購(gòu)平臺(tái)，吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與采購(gòu)項(xiàng)目，提高競(jìng)爭(zhēng)性。同時(shí)，通過(guò)“一物一碼”實(shí)現(xiàn)物料的歷史價(jià)格可追溯，對(duì)大宗物資及重要物資的歷史價(jià)格進(jìn)行定期跟蹤分析，提交采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)自動(dòng)帶出物料歷史采購(gòu)價(jià)格，助力企業(yè)有效掌握市場(chǎng)波動(dòng)情況，為采購(gòu)周期及采購(gòu)最高限價(jià)提供有力依據(jù)，降低采購(gòu)成本。
四、結(jié)語(yǔ)
某國(guó)企通過(guò)建立統(tǒng)一的采購(gòu)管理平臺(tái)，有效解決了傳統(tǒng)采購(gòu)模式下各二級(jí)單位采購(gòu)管理流程不統(tǒng)一、手工審批效率低、多系統(tǒng)操作繁瑣、供應(yīng)商資源分散等弊端，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)全流程的標(biāo)準(zhǔn)化操作、可視化呈現(xiàn)、協(xié)同化管理、合規(guī)性提升、實(shí)時(shí)性監(jiān)督等，助力企業(yè)采購(gòu)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
作者：韋洋 曲建軍 朱立
作者單位：中化能源物流有限公司
來(lái)源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》雜志2024年第2期
