材料設備的成本占工程投資額的比例最大，在總承包項目中，這部分成本已占到工程總投資額50%以上，而材料設備采購前期詢價工作既能為發(fā)包方控制投資成本和編制招標控制價提供基礎數(shù)據，也能為承包方測算投標報價和作出投標決策奠定基礎，對提高采購質量、效率、節(jié)省資金至關重要。本文介紹了材料設備采購前期詢價準備、詢價實施和結果處理三方面工作，對項目采購前期市場詢價與管理具有借鑒意義。
一、引言
成本控制貫穿于企業(yè)項目執(zhí)行全過程，做好材料設備采購前期詢價與分析工作能使采購人員對采購標的做到心中有數(shù)，為其作出采購決策提供依據，為企業(yè)節(jié)省采購成本，確保采購標的物有所值；也為后續(xù)執(zhí)行合同過程中根據實際需要調整采購計劃提供便利，使采購工作游刃有余。此外，采購人員可以依托不斷積累的采購價格信息建立起數(shù)據庫，實現(xiàn)信息共享，進一步提高企業(yè)后續(xù)采購工作的整體效率。
二、詢價準備工作
（一）制定詢價工作計劃
一份完善的詢價工作計劃通常包括但不限于如下幾個方面。
1.明確人員安排
明確詢價小組成員和職責分工，確保所涉專業(yè)均有專人負責，提高工作效率，避免扯皮。
2.明確時間安排
詢價工作時間安排通常根據后續(xù)采購工作計劃結合擬建項目實際需要設置。對于特殊情況下的緊急采購，應根據采購工作周期、供貨周期、安裝周期等關鍵時間節(jié)點倒推詢價工作時間節(jié)點，以滿足時效性要求。
3.明確協(xié)調機制
詢價往往涉及大量的內部和外部溝通工作，應根據時間情況設置總牽頭人及各專業(yè)負責人，實時跟蹤工作進度，對詢價實施期間的澄清或問題進行答復，對詢價結果進行匯總處理。
4.明確資源保障
此處的資源不僅包括物質資源，如需要借助外部數(shù)據庫或第三方平臺查詢相關信息，還包括人力資源，如為保證工作的時效性，有時需公司其他部門或外部資源的協(xié)助，這就需要制定可行的資源保障計劃，進一步提高工作效率。
（二）編制詢價文件
詢價文件的質量直接關系到詢價結果的準確性和有效性。作為采購工作人員，不管是一些小的零部件或零星材料采購，還是一個大的工程項目批量采購，在編制采購前期詢價文件時都應該給予足夠重視。下面根據以往工作經驗，對詢價文件核心內容進行梳理。
1.準確界定詢價范圍
這里所說的詢價范圍，除了最基本的材料設備的規(guī)格型號和數(shù)量，還應根據工程實際需求進行合理界定，并要求供應商在其報價文件中進行響應，舉例如下：
（1）供應商報價是工廠交貨價還是到場入庫價格；
（2）報價是否含稅及相應的稅率；
（3）是否需要供應商提供備品備件及數(shù)量要求；
（4）是否需要供應商負責現(xiàn)場存儲、保管、安裝和調試等工作；
（5）是否需要深化設計及相關服務；
（6）采購需求范圍內需要列明的其他工作。
在明確上述范圍的基礎上擬定詢價文件，確保采購內容不重不漏。
2.明確建設地點和工期要求
詢價文件中列明的建設地點和計劃工期，直接影響供應商的供貨成本及交貨期，進而影響其報價，這兩點在詢價文件中必須明確。
3.明確報價有效期
市場價格瞬息萬變，尤其對價格波動較大的設備或采購詢價，應要求供應商在報價時注明有效期，超過有效期，就應該重新組織詢價工作，才能確保詢價結果的有效性。
4.明確支付條款
支付條款是合同文件的核心條款，應根據工程資金到位情況、后續(xù)實際采購進度要求，在預防和控制采購風險的基礎上進行相應設置，如設置預付款、到貨款、調試驗收款等分期付款節(jié)點或者為控制采購風險設置預付款保函、履約保函、質保金保函等符合國家法律法規(guī)要求的保函等。通常供應商也會把分期結算的利息、開立保函的費用等計入報價中，所以支付條款也應在詢價文件中列明。
5.明確質保期和售后服務要求
質保期和售后服務是供應商履約的潛在成本，與供應商報價成正向關系。通常，質保期內出現(xiàn)歸屬于供應商責任的質量問題，應無條件更換或維修。采購人要求的質保期越長，質保期內出現(xiàn)設備質量問題的概率會越高，供應商需要投入的設備和人力成本就越高。此外，對某些信息化或軟件類設備采購，一般要求供應商提供培訓服務，這些成本也會影響供應商的報價。
6.明確質量標準
質量標準是采購人對材料設備品質方面的具體要求，也是后期供應商履約時對材料設備進行驗收的依據，通常約定應滿足國家及行業(yè)現(xiàn)行標準。
7.明確聯(lián)絡方式
通常在詢價文件末尾列明詢價人的聯(lián)系方式，如電話、郵箱、傳真等，作為收發(fā)文件、處理澄清問題等事宜的渠道。
三、詢價實施
（一）確定詢價方式
現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，大幅度降低了我們獲取信息的成本，目前比較常用的詢價方式如下。
1.電話咨詢
對于采購頻次較高、規(guī)格型號單一且需求緊急的材料設備，比較適用電話咨詢方式。因為這種情況下，采購人員通常對采購標的比較熟悉，很容易確定詢價范圍和擬詢價供應商，用時短、成本低，但也存在缺乏文件記錄等問題。
2.網絡查詢
對于已形成價格信息規(guī)范化網站的行業(yè)，可以選擇網絡詢價方式，如造價員常用的一些詢價網站（廣材網、慧訊網、詢價無憂網、造價通、我的鋼鐵網）或者阿里巴巴、淘寶等，方便快捷，而且可以截取詢價過程記錄；但這種方式要求采購人員對材料設備的品牌檔次有一定的了解，才能針對性地鎖定詢價對象。這種方法也可以作為其他詢價方式的補充，即通過網上檢索進一步驗證詢價結果的準確性。
3.電子郵件詢價
電子郵件基于信息傳遞的準確性、時效性、保密性、成本低等方面的諸多優(yōu)勢，在全球范圍內被廣泛運用，也是采購人員應用頻率最高的一種詢價方式，這種方式實施詢價的前提也是要確定好擬詢價對象。
4.實地考察
對只有少數(shù)供應商能供應的特殊材料設備，如行業(yè)壟斷或項目地點偏遠導致可選供應商較少，或者已事先鎖定重點詢價對象的情況下，可以通過實地考察方式進行詢價。除能取得比較準確的價格信息外，還能對供應商的生產能力、規(guī)模、人員、業(yè)績情況等進行全面的了解，為后續(xù)選擇供應商提供基礎數(shù)據，有助于預防供應商履約風險，但這種方式應用面窄且成本較高。
實際工作中應結合各種方式的特點和采購需要靈活運用各種詢價方式，以提高詢價工作的效率。
（二）確定詢價對象
不管運用何種采購方式，都需要事先確定詢價對象，以下分兩種情況進行討論。
一種情況是，某些企業(yè)已有完善的供應鏈平臺，且擬采購材料設備為多次重復的采購項目，在滿足采購需求的前提下，采購人員通常可以選擇與本企業(yè)長期合作且履約較好的供應商作為詢價對象，或者選擇時效性和準確性較高且比較成熟的行業(yè)平臺進行詢價。
另一種情況是，企業(yè)未建立成熟的供應鏈平臺或供應商庫，或者采購人員不熟悉的全新的采購標的，也沒有現(xiàn)成的行業(yè)平臺可供選擇，如何確定詢價對象往往具有一定的挑戰(zhàn)性。筆者根據實際工作經驗總結如下：
第一步，需要了解擬采購標的物的核心參數(shù)/要求及影響報價單的核心因素，這通常建立在咨詢技術人員、網絡查詢和技術交流的基礎上。
第二步，需要了解采購標的所在行業(yè)的市場規(guī)模及供求情況、行業(yè)內供應商分布及現(xiàn)狀。一般通過網絡查詢和電話交流等渠道進行宏觀的了解。對于網絡查詢方式，可重點關注擬采購標的所在行業(yè)的專門性網站（如行業(yè)協(xié)會）或者檢索權威機構出具的行業(yè)調研報告等。
第三步，需要了解重點供應商情況，可通過供應商公司網站、第三方軟件（國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、建設通、愛企查等）、實地考察等多種方式了解供應商的資質、業(yè)績、信用、品牌檔次等具體信息。
第四步，在完成上述三步的基礎上，結合實際采購需要確定詢價對象。
（三）實施詢價
1.初步詢價
本階段工作不只是機械的詢價，還應收集與供應商溝通中的有效信息，如其對技術要求的疑問、對交貨期和支付條款的訴求、對合同執(zhí)行實操層面的建議等，在此基礎上適當調整后續(xù)采購文件內容，提高其合理性和可行性。
2.二次詢價
二次詢價工作不是必須進行的，如通過詢價結果匯總發(fā)現(xiàn)某些供應商的報價偏離平均值的幅度較大，在時間允許的情況下，可進行本項工作，就技術參數(shù)、規(guī)格型號、產品檔次等影響報價的核心要素與供應商進行澄清和復核，提高詢價結果的準確性。
四、詢價結果處理
（一）匯總詢價結果
對所有詢價結果進行匯總，并逐項核對各項內容是否完全滿足詢價文件的要求，如材料設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報價范圍、交貨期、質量標準等，如不滿足，需要進行上一條所說的二次報價。這里需要說明的是，匯總表的設計應滿足后續(xù)價格分析的需要，可根據需要生成條形圖或餅狀圖，為下一步分析工作打好基礎。
（二）對詢價結果進行分析
詢價結果分析是整個詢價工作的核心環(huán)節(jié)之一，需對上一步匯總表的各項信息從不同維度進行分析，常用方法如下。
1.對比分析法
運用對比分析法，可以進行橫向對比和縱向對比。
（1）橫向對比法。適用于同時期詢價結果的對比。既可以對比各供應商的報價偏離程度，也可以從工期、質保期、對支付條款的響應程度等方面進行比較。
（2）縱向對比法。適用于不同時期相同詢價范圍內的詢價結果對比。如對近三年的詢價結果進行對比，分析價格變動情況。與確定詢價對象階段檢索到的相關市場信息數(shù)據進行比較，進一步驗證本次詢價結果的準確性。
2.價格分解法
詢價結果分析工作應該是循序漸進的，對總報價偏離平均值較多的詢價結果，適用于價格分解法，確定是整體報價偏離較多，還是某類設備報價偏離較多，再進一步尋找具體原因。
3.成本分析法
材料設備不同于服務，其成本一般可分解為采購成本、生產成本、人工成本、管理費等，通過對成本分解，可以初步估算供應商的底價，進而測算供應商的利潤空間，為確定采購控制價提供基礎。
4.品牌價值分析法
品牌檔次也是影響供應商報價的重要因素之一，品牌價值往往凝聚了供應商產品品質、供應能力、市場地位、業(yè)績能力、信譽等多方面的優(yōu)勢。通過詢價準備工作期間的初步調研，會發(fā)現(xiàn)各行業(yè)的供應商可被劃分為幾個檔次，結合前面的詢價結果，可以為后續(xù)實際采購階段確定產品檔次或擬合作供應商范圍提供依據。
（三）形成詢價工作結論
詢價分析工作的最終成果，即形成詢價結論，能直截了當?shù)鼗卮鸨敬卧儍r范圍、材料設備品牌檔次、不同檔次的報價分布情況、供應商利潤空間等決策者關心的問題，為后續(xù)采購工作劃定材料設備的品牌或檔次、優(yōu)化采購文件條款（支付條款、質保期、售后服務要求等）、確定預算金額或控制價提供依據。
（四）編制詢價工作報告
在完成上述各階段工作的基礎上，需要編制一份完整的詢價工作報告，對從詢價工作計劃到形成結論的整個過程進行客觀的陳述，為決策者提供一份滿意的答卷。
（五）構建采購信息數(shù)據庫
從采購管理的角度看，詢價工作只是整個采購工作中的一小步，但其成果卻很珍貴。如果能將各類材料設備詢價所積累的信息集成到數(shù)據庫中，并隨著后續(xù)工作實施不斷進行更新和迭代，可以為后續(xù)采購工作提供強有力的數(shù)據支撐，通過信息共享可以極大提高整個企業(yè)采購工作的效率。
五、結語
做好材料設備詢價采購工作的優(yōu)化管理是一項重要的工作，本文所述的各階段工作要點、工作方法、分析方法均是基于實際工作經驗的總結和提煉，為采購前期詢價工作的開展提供思路和借鑒。作為采購人員，采購管理理念也須與時俱進，不斷細化和完善日常詢價工作流程，為企業(yè)高效采購和構建采購信息數(shù)據庫服務。
作者：趙倩 郝紅紅
作者單位：中水北方勘測設計研究有限責任公司
來源：《招標采購管理》2024年第4期
