法治視閾下采購數(shù)字化體系的構建
——以陜西師范大學為例
■ 曹睿 李婷 王秋婷
《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規(guī)及相關規(guī)章制度頒布實施以來，政府采購工作已全面步入法治化軌道和數(shù)字化賽道。通過“互聯(lián)網(wǎng)+”實施高校采購，搭建更加透明有效的數(shù)字化管理體系，利用法治化、數(shù)字化建設手段服務采購管理工作，不僅能在采購方式、采購流程中體現(xiàn)國家“放管服”政策要求，同時也能強化單位內(nèi)部控制建設，有效規(guī)避采購各環(huán)節(jié)中的風險。
學校采購數(shù)字化體系的發(fā)展演變
陜西師范大學結合采購業(yè)務實際，構建了采購項目申報管理、采購合同規(guī)范管理、外貿(mào)業(yè)務進度管理“三位一體”的全流程采購信息化管理體系。
一是打造進口科教儀器外貿(mào)業(yè)務管理系統(tǒng)，實現(xiàn)外貿(mào)進度、合同進度統(tǒng)一管理。2019年，陜西師范大學國有資產(chǎn)管理處（物資設備采購招標管理辦公室）（以下簡稱“陜西師范大學物采辦”）建設了進口科教儀器外貿(mào)業(yè)務管理系統(tǒng)。該項目利用數(shù)字化手段，實現(xiàn)外貿(mào)進口業(yè)務的電子化、數(shù)字化、信息化，整合學校和外貿(mào)代理機構執(zhí)行進度，形成高效運行的整體，做到外貿(mào)進口業(yè)務全流程的信息共享，讓每個角色隨時清楚外貿(mào)進口業(yè)務各個環(huán)節(jié)的信息和執(zhí)行進度，提高外貿(mào)業(yè)務全流程信息公開度和透明度，讓外貿(mào)進口業(yè)務提質(zhì)增效。
進口科教儀器外貿(mào)業(yè)務管理系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)業(yè)務審核功能，合同進度跟蹤，并且數(shù)據(jù)在采集錄入方面實現(xiàn)與采購人、供應商、外貿(mào)代理機構的交互，保證數(shù)據(jù)的準確性和全面性，對后期進一步的數(shù)據(jù)分析和相關政策的提出，起到了支撐作用。
二是打造物資設備采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購階段智慧管理。2020年，陜西師范大學物采辦建設了物資設備采購管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)將全流程的采購業(yè)務在線上按工作流程同步進行，并隨時進行數(shù)據(jù)采集，利用數(shù)字化手段對零星采購、學院采購、學校集中采購、中央集中采購等組織方式進行全覆蓋、信息化管理，減少項目單位的工作復雜度，同時讓所有環(huán)節(jié)工作留痕，為監(jiān)察、內(nèi)控、審計等部門開辟線上監(jiān)督通道，促進監(jiān)督工作現(xiàn)代化和高效化，防范工作風險。
物資設備采購管理系統(tǒng)打破了采購活動中信息發(fā)布傳遞的限制，讓采購招標的整個過程中都融入網(wǎng)絡思維。
三是打造采購合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同簽署規(guī)范化、自動化管理。2021年，陜西師范大學成立采購招標管理辦公室（以下簡稱“采招辦”），統(tǒng)籌學校物資設備及服務、基建工程、維修工程等招標采購管理相關工作。2022年，采招辦為持續(xù)完善采購數(shù)字化體系建設，構建一套采購集合同電子化管理和電子簽章管理為一體的合同管理信息系統(tǒng)，不斷加強合同監(jiān)督與管理，規(guī)范合同簽訂和履約。
一方面對接現(xiàn)有的物資設備采購管理系統(tǒng)和進口科教儀器外貿(mào)業(yè)務管理系統(tǒng)，直接調(diào)取采購結果相關信息生成采購合同，自動化推進合同簽署流程，實現(xiàn)合同起草、審批、簽署、備案、履約等功能為一體的一站式采購合同管理平臺，最快可實現(xiàn)合同的起草到簽署流程一天內(nèi)完成。另一方面通過引入國家權威數(shù)字認證機構頒發(fā)的數(shù)字認證證書、簽署人面部識別、活體驗證等實名認證方式及手寫簽名，并對接公證處、司法鑒定中心等機構，隨時可對合同及合同簽署相關數(shù)據(jù)出具公證書、司法鑒定報告等必要證據(jù)，保障合同簽章的合法性、安全性，為合同簽署和執(zhí)行提供必要的法律支持。
多維度拓展采購管理系統(tǒng)功能
在構建“三位一體”采購信息化管理體系的基礎上，陜西師范大學不斷擴充各項采購信息化功能模塊，實現(xiàn)了采購環(huán)節(jié)“線上調(diào)研—線上采購—電子合同—項目跟蹤—云檔案”的全流程一體化線上辦公模式，讓教學科研人員可以足不出戶完成采購各項工作。
網(wǎng)上競價采購系統(tǒng)：陜西師范大學網(wǎng)上競價采購系統(tǒng)為采購人和供應商之間搭建了線上無接觸式的采購交易橋梁，實現(xiàn)了“需求—響應—報價—成交—合同”的一體化采購功能體系。采購人通過學校網(wǎng)上競價系統(tǒng)在規(guī)定時間內(nèi)在線報價，按照滿足需求且最低價成交原則確定成交供應商，這種電子化采購方式提高了采購效率，規(guī)范了采購行為，為教學科研提供高效便捷的采購服務，為采購項目的執(zhí)行提供了便捷途徑。
評審專家管理系統(tǒng)：陜西師范大學評審專家管理系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)了對校內(nèi)外評審專家的有效管理。學?！皩＜?guī)臁敝袑＜业膶I(yè)分類更加科學、細致，可以充分共享校內(nèi)外專家資源，結合云計算、云平臺等技術，通過大數(shù)據(jù)作為支撐，使得專家信息數(shù)據(jù)更具有活躍性，有效實現(xiàn)自身價值。系統(tǒng)優(yōu)化了專家抽取邏輯和流程，具備自主撥打電話、發(fā)送短信等通知功能，支持設置回避單位和人員，支持盲抽、定時抽取和補充抽取，抽取時還設置了經(jīng)辦人與審核人的二級審核，確保評審專家抽取的保密、公平公正和及時準確。
信息發(fā)布自動化管理模塊：實現(xiàn)各個信息化系統(tǒng)之間、信息化系統(tǒng)與部門網(wǎng)站之間的采購數(shù)據(jù)對接。采購信息在相應信息系統(tǒng)錄入后，市場調(diào)研公告、采購公告、結果公告、合同公示、驗收結果公示等各類公告能同步在采招辦網(wǎng)站發(fā)布和學校校園網(wǎng)主頁“招標采購”欄目自動發(fā)布，主動擴大信息公開范圍。
采購意向公開模塊：實現(xiàn)利用采購意向公開進行市場調(diào)研的功能。采購意向信息發(fā)布后，供應商可通過系統(tǒng)上傳符合采購需求的商務、技術文件。項目單位可通過采購意向公開模塊收集市場信息，進行線上市場調(diào)研。
采購方式智能引導模塊：引導項目單位經(jīng)辦人按照項目屬性選擇合法、合規(guī)、合適的采購方式。用戶選擇項目屬性并填報項目名稱、預算金額等基礎信息后，系統(tǒng)可根據(jù)用戶的選擇展示對應內(nèi)容并進行智能引導，逐步縮小選擇范圍，直到引導至最為合適的采購組織形式和采購方式。
采招檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)：搭建實時有效準確的數(shù)據(jù)信息庫，便于隨時調(diào)用或再次利用，提高工作效率。促進了部門檔案和采購檔案的規(guī)范性存儲和系統(tǒng)性管理，有力推進了陜西師范大學采購檔案管理規(guī)范化、智能化、信息化、數(shù)字化。
數(shù)字化體系建設的啟示
陜西師范大學采購信息化系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的流程化管理，一方面通過數(shù)字化的方式可以將一些原本具有風險的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)采集，這樣可以進行數(shù)據(jù)追溯和進一步的監(jiān)督管理；另一方面，通過對大數(shù)據(jù)的采集和分析，能夠督促采購招標內(nèi)部控制體系有效的運行，形成信息資源的有效共享。
一是促進采購招標業(yè)務提質(zhì)增效。陜西師范大學根據(jù)數(shù)字化的發(fā)展程度來構建采購招標的多元化模式，充分利用相關的信息設備和信息技術來建立相應的采購招標信息庫，落實“放管服”政策，以“助力新工科、服務雙一流”為根本立足點，為學校的教學科研工作服務，讓信息多共享，多跑路，讓師生少跑路，甚至不跑路。同時，能有效幫助教學科研人員減少工作負擔，提升工作效率，提高采購產(chǎn)品品質(zhì)，達到采購招標的標準。
二是實現(xiàn)采購招標全流程公開透明。陜西師范大學加強數(shù)字化的管理水平，借助網(wǎng)絡平臺，將各類采購公告、采購文件、市場調(diào)研信息、專家論證意見、采購結果公告、采購合同等應當公開的內(nèi)容進行全網(wǎng)、全流程、全生命周期的全方位信息公開，打破傳統(tǒng)的封閉式采購方式，實現(xiàn)采購資金和管理的透明，接受全社會監(jiān)督，真正實現(xiàn)“陽光下的采購”。
三是助力完善內(nèi)部控制和監(jiān)督體系。陜西師范大學利用信息系統(tǒng)將全程監(jiān)督機制和工作透明度的提高貫徹到采購招標工作的始終，杜絕違規(guī)行為和現(xiàn)象，減少人情關系等問題對采購招標工作帶來的影響。根據(jù)崗位職責分工設置系統(tǒng)權限，分別設置立項、審核、審批、執(zhí)行、合同簽訂、印章管理、項目管理和入檔權限，實現(xiàn)不相容崗位相分離，做到相關業(yè)務多人參與，相互牽制。通過信息化、數(shù)字化、智能化技術手段規(guī)范權力運行，讓權力運行在制度的“籠子”里，防范采購風險。
在國家全面深化改革的背景下，政府采購制度改革的帷幕也進一步拉開，《中華人民共和國政府采購法》正在修訂，一些部門規(guī)章、規(guī)范性文件陸續(xù)出臺，政府采購迎來深化改革的新時代，采購數(shù)字化建設將在法律制度的保障下更加規(guī)范、更加高效?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術也將進一步助力高校采購工作，實現(xiàn)采購管理事權制衡、高效協(xié)作、防范風險的數(shù)字化新發(fā)展格局，最終為推進高校各項事業(yè)加速高質(zhì)量發(fā)展蓄勢賦能。（作者單位：陜西師范大學采購招標管理辦公室）
來源：中國政府采購報
