編者按：
招標(biāo)投標(biāo)情況報告容易成為水利工程招標(biāo)過程中被忽視的一項內(nèi)容。本文從招標(biāo)投標(biāo)情況報告的報告內(nèi)容、提交時間兩個方面，對《水利工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)管理規(guī)定》中招標(biāo)投標(biāo)情況報告相關(guān)條款存在的問題進行討論，并結(jié)合其他部委規(guī)章提出相應(yīng)建議，為招標(biāo)投標(biāo)情況報告的提交工作提供有益參考。
《水利工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）第五十三條明確，“招標(biāo)人在確定中標(biāo)人后，應(yīng)當(dāng)在15日之內(nèi)按項目管理權(quán)限向水行政主管部門提交招標(biāo)投標(biāo)情況的書面報告”。但在日常工作中招標(biāo)人及行政監(jiān)督部門往往把主要的精力放在招標(biāo)文件編制、開評標(biāo)等招投標(biāo)實質(zhì)性工作中，加之《規(guī)定》中僅有一條關(guān)于招投標(biāo)情況報告（以下簡稱情況報告）的條款，因此對招投標(biāo)工作完成后提交情況報告并沒有引起足夠的重視。然而情況報告是工程招標(biāo)過程中形成的唯一的總結(jié)性資料，是工程招標(biāo)檔案資料的重要組成部分。情況報告的作用不僅是有關(guān)行政監(jiān)督部門了解招標(biāo)投標(biāo)情況的材料，還是事后相關(guān)工作人員了解項目招標(biāo)投標(biāo)情況、進行建設(shè)項目財務(wù)決算審計、建設(shè)項目檔案驗收、建設(shè)項目竣工驗收時必須檢查的內(nèi)容。
雖然情況報告的相關(guān)條款在《規(guī)定》中僅有一條，但是卻有四個相關(guān)要素，一是提交人；二是接收部門；三是報告內(nèi)容；四是提交時間。以下重點對情況報告內(nèi)容和提交時間進行分析?！兑?guī)定》對情況報告的內(nèi)容沒有具體要求，而對情況報告的提交時間雖然有直接要求，即“……在確定中標(biāo)人后，應(yīng)當(dāng)在15日之內(nèi)……”，但并沒有說明完成到什么程序才算是“確定中標(biāo)人”。這使招標(biāo)人在編制并提交情況報告時，需要首先明確情況報告的具體內(nèi)容以及提交時間。
一、“確定中標(biāo)人”之日的明確
《招標(biāo)投標(biāo)法》第四十五條規(guī)定，“中標(biāo)人確定后，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書”；《招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》第五十四條規(guī)定，“依法必須進行招標(biāo)的項目，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自收到評標(biāo)報告之日起3日內(nèi)公示中標(biāo)候選人……”。由此可以確定招標(biāo)人應(yīng)在收到評標(biāo)報告后進行中標(biāo)候選人公示，再確定中標(biāo)人并向其發(fā)出中標(biāo)通知書。另外，結(jié)合《標(biāo)準(zhǔn)施工招標(biāo)文件》(2007年版)中標(biāo)通知書的格式：“你方……投標(biāo)文件己被我方接受，并被確定為中標(biāo)人”。招標(biāo)人向中標(biāo)人通知其中標(biāo)的中標(biāo)通知書，是招標(biāo)人同意中標(biāo)人投標(biāo)文件的意思表示，系招標(biāo)人的承諾，因此中標(biāo)通知書是確定中標(biāo)人具有法律效力的書面憑證。所以應(yīng)以公示中標(biāo)候選人后的中標(biāo)通知書發(fā)出之日作為確定中標(biāo)人之日，即《規(guī)定》中的提交情況報告截止日期的起算日。
二、情況報告內(nèi)容存在的問題
按照《規(guī)定》的要求，在確定中標(biāo)人之后就要編制并提交情況報告，這是否意味著確定中標(biāo)人之后招標(biāo)投標(biāo)工作就都完成了，或者只需要將確定中標(biāo)人之前的招標(biāo)投標(biāo)情況編入報告？
在《規(guī)定》中，確定中標(biāo)人之后還會有提交履約保函、簽訂合同等工作，以及發(fā)生中標(biāo)無效的情形后可能需要重新招標(biāo)或重新確定中標(biāo)人的特殊情況發(fā)生。這些大多不會在“確定中標(biāo)人之日起十五日內(nèi)”完成，加之向有關(guān)行政監(jiān)督部門提交情況報告在公文流轉(zhuǎn)上有較多的程序，需要消耗一定的時間，因此按照《規(guī)定》要求編制的情況報告無法包含確定中標(biāo)人之后的招標(biāo)投標(biāo)情況。這會使有關(guān)行政監(jiān)督部門不能完全掌握招標(biāo)投標(biāo)情況，并對后期審計、驗收工作帶來影響。
三、對情況報告內(nèi)容要求的分析和建議
（一）《規(guī)定》中缺少對情況報告的內(nèi)容要求
由于《規(guī)定》中缺少對情況報告的內(nèi)容要求，為確定情況報告的具體內(nèi)容，對《工程建設(shè)項目施工招標(biāo)投標(biāo)辦法》（以下簡稱《工程辦法》）第六十五條、《工程建設(shè)項目勘察設(shè)計招標(biāo)投標(biāo)辦法》（以下簡稱《勘察設(shè)計辦法》）第四十七條、《房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（以下簡稱《房建辦法》）第四十四條、《公路工程建設(shè)項目招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（以下簡稱《公路辦法》）第五十五條和《招標(biāo)代理服務(wù)規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）第6.5.3.2條進行查詢和對比，上述情況報告內(nèi)容有一定差異。部委規(guī)章和《規(guī)范》中情況報告內(nèi)容在形式上主要分為兩類，一類是僅包括招標(biāo)投標(biāo)情況；另一類是包括招標(biāo)投標(biāo)情況和相關(guān)文件材料兩部分。
1.僅包括招標(biāo)投標(biāo)情況
僅包括招標(biāo)投標(biāo)情況的主要是《工程辦法》和《勘察設(shè)計辦法》。這兩個辦法對情況報告的要求雖然描述不一樣，但內(nèi)容基本一致，都是包括招標(biāo)項目情況、招標(biāo)文件情況、評標(biāo)情況和中標(biāo)情況。不同的是《勘察設(shè)計辦法》在內(nèi)容最后補充了“其他需說明的問題”這一兜底性要求。或許是從通用性的角度考慮，這兩個辦法都沒有要求附相關(guān)文件材料。
2.包括招標(biāo)投標(biāo)情況和相關(guān)文件材料
《房建辦法》《公路辦法》和《規(guī)范》對情況報告的要求也是包括招標(biāo)項目情況、招標(biāo)文件情況、評標(biāo)情況和中標(biāo)情況等，區(qū)別在于《公路辦法》和《規(guī)范》對相關(guān)文件材料要求的較少，只有招標(biāo)文件或評標(biāo)報告等；《房建辦法》對相關(guān)文件材料要求的較多，包括了公告、報名、資格預(yù)審、招標(biāo)和投標(biāo)文件以及評標(biāo)報告等。
上述4個部委規(guī)章和《規(guī)范》均從各自的角度對情況報告的內(nèi)容提出了要求。但從情況報告的目的和作用上來說，筆者認(rèn)為對情況報告的要求都不夠全面。主要體現(xiàn)在三個方面，一是缺少招標(biāo)前期工作的內(nèi)容，從招標(biāo)程序上，需要審批或邀請招標(biāo)的項目必須經(jīng)過核準(zhǔn)后才能啟動招標(biāo)工作，這是招標(biāo)工作中非常重要的一個環(huán)節(jié)；二是缺少確定中標(biāo)人后出現(xiàn)重新招標(biāo)或重新確定中標(biāo)人等特殊情況的內(nèi)容，當(dāng)出現(xiàn)此類情況時必須在情況報告中詳細(xì)記錄，以避免因報告內(nèi)容不全而需要再次上報的情況；三是缺少部分相關(guān)文件材料，僅有招標(biāo)文件或者評標(biāo)報告是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為全面反映招標(biāo)投標(biāo)情況，應(yīng)包含招標(biāo)投標(biāo)過程中各環(huán)節(jié)所形成的材料。
（二）對情況報告內(nèi)容的建議
要確定情況報告的內(nèi)容，應(yīng)明確情況報告的對象。根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，接收情況報告的是有關(guān)行政監(jiān)督部門，但在決算審計、檔案驗收、竣工驗收等過程中，或者一些其他原因需要了解項目的招標(biāo)投標(biāo)情況，相關(guān)工作人員也會對情況報告進行查看。因此，情況報告實際上需要面對多個對象，并不是提交給有關(guān)行政監(jiān)督部門后使命就結(jié)束了。
參考上述部委規(guī)章和《規(guī)范》情況報告的內(nèi)容，結(jié)合情況報告需面對多個對象的實際，報告內(nèi)容應(yīng)盡量完整，這包括記錄完整和附件完整。記錄完整是指情況報告應(yīng)能全面反映招標(biāo)投標(biāo)過程中每個環(huán)節(jié)的情況，包括招標(biāo)項目基本情況、招標(biāo)項目審批情況（如有）、委托工程招標(biāo)代理情況、招標(biāo)文件編制情況、招標(biāo)公告發(fā)布情況、開評標(biāo)情況（含資格預(yù)審情況）、中標(biāo)候選人公示情況、異議及投訴處理情況（如有）、中標(biāo)結(jié)果、重新招標(biāo)或重新確定中標(biāo)人情況（如有）、合同簽訂情況、其他需要說明的事項。附件完整是指情況報告的附件應(yīng)是與其內(nèi)容相對應(yīng)的相關(guān)材料，包括招標(biāo)項目審批材料（如有）、工程招標(biāo)代理合同、招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、開標(biāo)記錄表、評標(biāo)報告（含資格審查報告）、中標(biāo)候選人公示、異議及投訴處理材料、重新招標(biāo)或重新確定中標(biāo)人材料等。
四、情況報告提交時間的問題與建議
《規(guī)定》中未說明確定中標(biāo)人后的工作以及發(fā)生特殊情況如何處理，只在第五十四條規(guī)定了“當(dāng)確定的中標(biāo)人拒絕簽訂合同時，招標(biāo)人可與確定的候補中標(biāo)人簽訂合同，并按項目管理權(quán)限向水行政主管部門備案”。結(jié)合《招標(biāo)投標(biāo)法》及其實施條例，對比工程建設(shè)、水利、房建、公路等5個招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)部委規(guī)章的相關(guān)規(guī)定，由表1可知，除《工程辦法》對情況報告的起始時間要求表述為“發(fā)出中標(biāo)通知書之日”，其他均為“確定中標(biāo)人之日”。但前文已對此作過分析，“發(fā)出中標(biāo)通知書之日”與“確定中標(biāo)人之日”應(yīng)是相同的時間。
（一）情況報告與合同簽訂時限的矛盾
在合同簽訂時間的要求上，上述各部委規(guī)章與《規(guī)定》是一致的，均為“中標(biāo)通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)”。也就是說，提交情況報告和簽訂合同的時限有十五日的差距，因此提交情況報告的時間很可能早于招標(biāo)人和中標(biāo)人簽訂合同的時間。如果在提交情況報告后，出現(xiàn)《招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》第五十五條所列舉的情況或其他特殊事件時，就需要重新招標(biāo)或重新確定中標(biāo)人。這些情況是有必要記錄在情況報告中的，但因情況報告已提交而無法記錄。
為解決重新確定中標(biāo)人等情況不在情況報告中的問題，《規(guī)定》第五十四條規(guī)定了招標(biāo)人與候補中標(biāo)人簽訂合同后要向水行政主管部門備案，但未規(guī)定重新招標(biāo)的情況。一方面，與其他專業(yè)的招標(biāo)投標(biāo)管理辦法相比，雖然《規(guī)定》提出了重新確定中標(biāo)人情況下需要再次備案，但涵蓋不夠全面，實際工作中仍會出現(xiàn)問題。另一方面，即使全面的規(guī)定了重新招標(biāo)或重新確定中標(biāo)人情況下如何重新備案，依然會帶來檔案整理上的問題。當(dāng)一份新的情況報告用來提交備案后，與原情況報告同時歸檔，使得檔案數(shù)量增加，檔案重復(fù)率提高，并且這兩份報告里記錄了不同的中標(biāo)人，會給不了解情況的人員造成困擾。
（二）對情況報告提交時間的建議
為避免上述問題，招標(biāo)投標(biāo)工作全部完成后，情況報告應(yīng)在一個合適的提交時間內(nèi)僅進行一次提交。因為從確定中標(biāo)人至合同正式簽訂，仍有一些招標(biāo)投標(biāo)工作或者特殊情況發(fā)生，所以合同的簽訂才能代表招標(biāo)投標(biāo)工作的正式完成。鑒于此，建議將合同簽訂之日作為提交情況報告截止日期的起算日，即招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自合同簽訂之日起十五日內(nèi)提交情況報告。
五、結(jié)語
《規(guī)定》對情況報告內(nèi)容要求不夠完善,導(dǎo)致情況報告可能無法完全反映招標(biāo)投標(biāo)的全過程情況，而情況報告的提交時間與實際情況也存在一定矛盾。情況報告作為水利工程招標(biāo)過程中形成的唯一的總結(jié)性資料，需要招標(biāo)人進一步明確報告內(nèi)容和提交時間，并細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿删幹坪吞峤还ぷ?，使招?biāo)投標(biāo)工作更加規(guī)范。
作者：莊曉瑞 賈 衡
作者單位：河南黃河河務(wù)局工程建設(shè)中心
來源：《招標(biāo)采購管理》2024年第2期
